Kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe, gdy w trakcie roku zmieniła się osoba prowadząca księgi lub członek zarządu?

Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada osoba, która przyjęła odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki i kierownik jednostki.

Przejęcie odpowiedzialności za rzetelność i jasność przedkładanych informacji liczbowych i słownych, a także ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości potwierdzają złożone na tym sprawozdaniu podpisy.

Tym samym roczne sprawozdanie finansowe, sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, podpisują - podając zarazem datę podpisu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zazwyczaj jest to główny księgowy, może to być także biuro rachunkowe, które przejęło prowadzenie ksiąg rachunkowych), i
  
  

• kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, np. zarząd - wszyscy członkowie tego organu.

Roczne sprawozdanie finansowe podpisują osoby, które na dzień sporządzania rocznego sprawozdania finansowego lub ewentualnie późniejszy dzień jego podpisania sprawowały funkcje osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że sprawozdanie obejmuje okres, w czasie którego osoby je podpisujące nie prowadziły jeszcze ksiąg rachunkowych lub nie wchodziły w skład zarządu.

Przejęcie obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wejście w skład zarządu w trakcie roku obrotowego, za który sporządzane jest roczne sprawozdanie finansowe, nie zwalnia z obowiązku złożenia podpisu.

Czy w sytuacji, gdy osoba zobowiązana do podpisania sprawozdania ma uzasadnione podejrzenia, że informacje podane w tym sprawozdaniu są nierzetelne, może odmówić jego podpisania?

W sytuacji gdy osoby zobowiązane do podpisania rocznego sprawozdania finansowego mają uzasadnione podejrzenia lub pewność, że informacje w nim podane są nierzetelne mogą odmówić złożenia takiego podpisu. Odmowa podpisu wymaga jednak pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Czy trzeba podpisać wszystkie strony sprawozdania finansowego?

Własnoręczne podpisy powinny być złożone na każdym elemencie wchodzącym w skład rocznego sprawozdania finansowego, a więc na wprowadzeniu, bilansie, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacjach i objaśnieniach, a także na zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych.

Nie ma przy tym obowiązku podpisywania poszczególnych stron rocznego sprawozdania finansowego. Wystarczające jest złożenie czytelnego podpisu pod ostatnią informacją każdego z elementów tworzących roczne sprawozdanie finansowe. Często jednak ze względów bezpieczeństwa (np. aby zapobiec zmianie treści wielostronicowego dokumentu poprzez zastąpienie kartki nieopatrzonej podpisami inną kartką) są one parafowane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W takim przypadku parafka (ręczny znak potwierdzający treść danego fragmentu dokumentu) składana jest na wszystkich stronach dokumentu (oprócz ostatniej, na której powinien się znaleźć czytelny podpis).

Jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządzamy również sprawozdanie z działalności. Kto powinien je podpisać?

Sporządzane wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z działalności jednostki podpisuje - w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - zarząd jednostki, podając jednocześnie datę podpisania.

Sprawozdania z działalności - zgodnie z art. 52 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości - nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba prowadząca księgi jednostki jest jednocześnie członkiem zarządu. Wówczas (jako członek zarządu) ma obowiązek podpisać sprawozdanie z działalności.