Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księga podatkowa  »   Metody ewidencji kosztów w podatkowej księdze
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Metody ewidencji kosztów w podatkowej księdze

Przegląd Podatku Dochodowego nr 14 (374) z dnia 20.07.2014

Rozpoczynam działalność gospodarczą i będę prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów. Słyszałem, że księgę można prowadzić metodą uproszczoną (tzw. kasową) lub memoriałową. Na czym polegają te metody? Czy każda z nich ma zastosowanie w odniesieniu do wszystkich kosztów? Czy jest możliwa zmiana metody ewidencji kosztów, a jeśli tak, to czy trzeba o niej informować urząd skarbowy?

Z rozporządzenia Ministra Finansów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.) wynika, że w księdze tej wydatki związane z działalnością gospodarczą wykazuje się - z pewnymi wyjątkami - z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tymczasem ustawa ta wskazuje, że przy prowadzeniu podatkowej księgi podatnicy mogą stosować jedną z dwóch metod ewidencji kosztów, tj. metodę:

  • uproszczoną (inaczej kasową) lub
     
  • memoriałową.
1.1. Metoda kasowa i memoriałowa

Uproszczona (kasowa) metoda ewidencji kosztów polega na tym, że koszty uzyskania przychodów są, co do zasady, potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. U podatników prowadzących podatkową księgę za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się natomiast dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wynika tak z art. 22 ust. 4 i 6b updof.

Decydując się na stosowanie uproszczonej metody ewidencji kosztów, podatnik będzie zatem generalnie wpisywać koszty uzyskania przychodów do podatkowej księgi pod datą wystawienia dowodów potwierdzających poniesienie tych kosztów (o wyjątkach od tej zasady w dalszej części odpowiedzi). Bez znaczenia pozostaje natomiast okres, jakiego wydatki dotyczą oraz data ich zapłaty.

Przykład

Podatnik prowadzący podatkową księgą przychodów i rozchodów ewidencjonuje w niej koszty uzyskania przychodów metodą uproszczoną (kasową). W dniu 27 czerwca 2014 r. otrzymał fakturę wystawioną 23 czerwca 2014 r., z której wynikało, że termin zapłaty czynszu za wynajem lokalu upływa 4 lipca 2014 r. Podatnik dokonał płatności 3 lipca 2014 r.

Poniesiony i udokumentowany koszt zaewidencjonował w podatkowej księdze, wpisując:

  • w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" datę wystawienia faktury, tj. 23 czerwca 2014 r.,
     
  • w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" wartość czynszu wynikającą z tej faktury.

Jeżeli chodzi o metodę memoriałową, to zgodnie z tą metodą koszty uzyskania przychodów muszą ewidencjonować podatnicy prowadzący księgi rachunkowe. Natomiast podatnicy prowadzący podatkowe księgi przychodów i rozchodów mogą stosować tę metodę dobrowolnie. Jest to dopuszczalne pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 updof).

Zwróć uwagę!

Przy ewidencji kosztów metodą memoriałową uwzględnia się charakter poniesionych wydatków, określany poprzez ich związek z przychodami.

Wybierając prowadzenie podatkowej księgi metodą memoriałową, podatnik będzie musiał rozpoznać i na odmiennych zasadach ewidencjonować koszty:

  • bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty bezpośrednie), a więc takie, których poniesienie ma bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów,
     
  • inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie), związane z całokształtem prowadzonej działalności.

Koszty pośrednie, podobnie jak u podatników ewidencjonujących koszty w sposób uproszczony, są potrącane w dacie poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 5c zd. 1 i ust. 6b updof). Różnica polega na tym, że przy memoriałowej metodzie ewidencji kosztów nie zawsze jest możliwe jednorazowe potrącenie pełnej wartości poniesionych kosztów pośrednich. W przypadku bowiem gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c zd. 2 updof). Oznacza to konieczność rozliczania kosztów pośrednich na lata podatkowe, których dotyczą.

Przykład

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ewidencjonuje w niej koszty uzyskania przychodów metodą memoriałową. W dniu 1 lipca 2014 r. wykupił ubezpieczenie OC dla samochodu osobowego stanowiącego środek trwały. Polisa została wykupiona na okres kolejnych dwunastu miesięcy. Część opłaconej składki dotyczy zatem następnego roku podatkowego.

W podatkowej księdze pod datą polisy, tj. 1 lipca 2014 r. podatnik wpisał:

  • w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" wartość opłaconej składki ubezpieczenia OC za okres lipiec-grudzień 2014 r.,
     
  • w kolumnie 15 i odpowiednio w kolumnie 16 "Uwagi" - wartość składki ubezpieczenia OC odnoszącej się do następnego roku podatkowego (tj. składki za okres styczeń-czerwiec 2015 r.) oraz adnotację, że składka w tej części stanowić będzie koszt stycznia 2015 r.

Koszty bezpośrednie zasadniczo rozlicza się w momencie osiągnięcia odpowiadających im przychodów. W rezultacie koszty, o których mowa poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym są potrącalne w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody (art. 22 ust. 5 updof). Ta zasada ma zastosowanie również do kosztów bezpośrednich, odnoszących się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesionych po zakończeniu roku do dnia złożenia zeznania, nie później niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania za ten rok (art. 22 ust. 5a pkt 2 updof). Natomiast jeżeli koszty bezpośrednie zostaną poniesione po upływie terminu do złożenia zeznania, wówczas podlegają one potrąceniu w roku podatkowym następującym po roku, za który zeznanie zostało złożone (art. 22 ust. 5b updof).


1.2. Koszty ewidencjonowane w sposób szczególny

W odniesieniu do pewnych kategorii kosztów uzyskania przychodów ustalone zostały szczególne zasady rozliczania. W rezultacie sposób ich ujęcia w podatkowych księgach jest niezależny od stosowanej przez podatników metody ewidencji kosztów. Dotyczy to m.in.:

  • należności ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, które stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba updof); w przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 updof,
     
  • odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; podatnik może je zaliczyć do kosztów, w dacie kiedy środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostaną wpłacone na rachunek Funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 updof),
     
  • odsetek od pożyczek i kredytów, które są kosztem z chwilą ich zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt 32 updof),
     
  • podatkowych różnic kursowych; różnice są kosztem, jeżeli są zrealizowane (art. 24c updof).

Zwróć uwagę!

Metoda ewidencji kosztów w podatkowej księdze jest bez znaczenia w przypadku kosztów, dla których przepisy podatkowe określają szczególny moment rozliczenia.

Wśród kosztów, na rozliczenie których nie ma wpływu metoda ewidencji stosowana przez podatników (uproszczona lub memoriałowa), są koszty zakupu towarów handlowych oraz materiałów podstawowych. Wspomniane towary i materiały wpisuje się do księgi:

  • niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia), lub
     
  • w czasie zapewniającym ich prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni - jeżeli księgi prowadzi biuro rachunkowe lub podatnik prowadzi księgi na zasadach określonych dla biura rachunkowego (§ 30 ust. 1 i 3 rozporządzenia).

Zakupione i zaksięgowane w księgach danego roku towary handlowe i materiały podstawowe, które na koniec tego roku pozostają na stanie przedsiębiorstwa, obejmuje się spisem z natury i wycenia. O wartość tego spisu pomniejsza się koszty uzyskania przychodów przy ustalaniu dochodu za cały rok. W rezultacie wydatki na zakup takich towarów i materiałów, stanowią koszt podatkowy, poprzez różnice remanentowe, w latach podatkowych, w których osiągnięte zostaną odpowiadające im przychody.


1.3. Stosowanie i zmiana metody ewidencji kosztów

Wybór metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze pozostaje w gestii podatników. Przy czym zasady obowiązujące w ramach wybranej metody należy stosować konsekwentnie (stale) przez cały rok podatkowy. W trakcie roku podatkowego zmiana metody ewidencji kosztów jest niedopuszczalna. Przyjmuje się natomiast, że zmiany metody ewidencji kosztów - z memoriałowej na uproszczoną lub odwrotnie - można dokonać z początkiem nowego roku podatkowego.

Zwróć uwagę!

Nie ma obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o wyborze lub zmianie stosowanej metody księgowania kosztów w podatkowej księdze.


Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księga podatkowa - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.