Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księga podatkowa  »   Z jaką datą należy ujmować zakup towarów w podatkowej księdze ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Z jaką datą należy ujmować zakup towarów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 30 (821) z dnia 20.10.2013
1. Zasady ewidencjonowania zakupu towarów w księdze przychodów i rozchodów

Zgodnie z dyspozycją art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF, u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (niezależnie od stosowanej metody księgowania kosztów), za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów generalnie uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Od tej ogólnej reguły przewidziano jednak pewne wyjątki, określone m.in. w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.). W myśl bowiem § 17 ust. 1 tego rozporządzenia, zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (czyli sytuacji, gdy księgę podatkową prowadzi biuro rachunkowe), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Otrzymanie towarów handlowych lub materiałów musi być każdorazowo potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (wymaga tego § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zapisy dotyczące wydatków (kosztów) powinny być dokonywane w podatkowej księdze na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z Objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zawartymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia):

  • w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (m.in. datę poniesienia wydatku lub otrzymania towaru),
     
  • w kolumnie 3 "Nr dowodu księgowego" należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu księgowego,
     
  • w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" wpisuje się wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów.

W praktyce moment ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie przysparza problemów, jeżeli zakupione towary handlowe lub materiały podatnik otrzymał razem z wystawioną tego samego dnia fakturą dostawcy.

Natomiast w sytuacji, gdy data otrzymania towaru handlowego lub materiału podstawowego jest inna niż data wystawienia faktury, często powstają wątpliwości, czy wydatek ten należy ująć w podatkowej księdze z datą otrzymania dostawy, czy z datą wystawienia faktury. Przyczyną tych wątpliwości jest niestety brak jasno sprecyzowanych relacji pomiędzy omawianymi przepisami ww. rozporządzenia a postanowieniami art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF.


2. Gdy podatnik otrzymał towar wcześniej niż data wystawienia faktury

Dowodem zakupu towarów zazwyczaj jest faktura wystawiona przez dostawcę. Stosownie jednak do postanowień § 16 ust. 2 i 4 ww. rozporządzenia, w przypadku gdy towar handlowy lub materiał, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury, to wówczas zapisu w księdze należy dokonać na podstawie:

1) sporządzonego przez podatnika szczegółowego opisu, który powinien zawierać:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
     
  • ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego lub materiału, bądź

2) specyfikacji dostawcy - pod warunkiem, że spełnia ona wymogi określone dla opisu.

Zarówno opis, jak i specyfikacja muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Jednocześnie § 16 ust. 3 ww. rozporządzenia stanowi, że jeżeli podatnik w tym samym miesiącu otrzymał towar handlowy lub materiał oraz fakturę za ten towar handlowy lub materiał, to opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje się na podstawie otrzymanej faktury. Wymaga podkreślenia, że przepis ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe.

Towary handlowe i materiały, które zostały dostarczone do firmy przed datą wystawienia faktury, co do zasady, powinny zatem być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie opisu lub specyfikacji - pod datą ich otrzymania, potwierdzoną na opisie lub specyfikacji.

Taki pogląd prezentują również organy podatkowe w swoich wyjaśnieniach (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 maja 2012 r., nr IBPBI/1/415-190/12/BK, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 czerwca 2010 r., nr ILPB1/415-389/10-2/AGr).

Przykład

W dniu 30 września 2013 r. przedsiębiorca otrzymał dostawę towarów handlowych wraz ze specyfikacją dostawcy, która spełnia wymogi określone w § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia. Otrzymanie towarów handlowych zostało potwierdzone na specyfikacji datą i podpisem osoby, która je przyjęła. W tym samym dniu (tj. 30 września 2013 r.) otrzymane towary zostały przekazane do magazynu.

Zakupione przez przedsiębiorcę towary handlowe zostały zaksięgowane na podstawie specyfikacji dostawcy w kolumnie 10 podatkowej księgi, pod datą ich otrzymania, czyli 30 września 2013 r. (kolumna 2 księgi).

Dostawca wystawił fakturę w dniu 7 października 2013 r. Faktura ta potwierdziła wartości wynikające ze specyfikacji dostawcy i została z nią połączona.

Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli księgę prowadzi biuro rachunkowe, a podatnik w tym samym miesiącu otrzymał towar handlowy (lub materiał) oraz fakturę dokumentującą ten zakup, to w takiej sytuacji opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje się na podstawie otrzymanej faktury (z datą jej wystawienia).

Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 22 lutego 2012 r., nr IBPBI/1/415-1189/11/BK, po rozpatrzeniu stanu faktycznego przedstawionego przez podatnika, któremu księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe:

"(…) w sytuacji, gdy towar handlowy (pieczywo i drożdżówki) i faktura potwierdzająca jego nabycie zostaną do Wnioskodawcy dostarczone (otrzymane) w tym samym miesiącu, zapisu dotyczącego poniesienia wydatków związanych z nabyciem tego towaru należy dokonać zgodnie z zasadą wynikająca z § 16 ust. 3 ww. rozporządzenia, na podstawie otrzymanej od dostawcy faktury, do której należy dołączyć sporządzony wg zasad, o których mowa w § 16 ust. 2 tego rozporządzenia, szczegółowy opis towaru handlowego (lub specyfikację dostawy w razie jej otrzymania).

Jeżeli jednak towar handlowy i faktura dokumentująca jego nabycie zostaną dostarczone Wnioskodawcy w różnych miesiącach, wówczas w związku z brakiem, na koniec miesięcznego okresu rozliczeniowego, faktury potwierdzającej nabycie ww. towarów, zapisu w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczącego nabycia tego towaru należy dokonać na podstawie opisu towarów sporządzonego niezwłocznie po ich otrzymaniu (lub specyfikacji dostawy w razie jej otrzymania), będących dowodami zakupu. Faktura otrzymana w terminie późniejszym stanowi w tym przypadku jedynie potwierdzenie zawartej(ych) uprzednio transakcji, lecz może rodzić obowiązek dokonania korekty, jeżeli wynikające z niej dane nie pokrywają się z danymi wynikającymi ze sporządzonych uprzednio dokumentów, stanowiących podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. (…)"


3. Gdy data wystawienia faktury jest wcześniejsza od daty otrzymania towaru

Omawiane przepisy ww. rozporządzenia uzależniają wpisanie do podatkowej księgi kosztu zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych od momentu ich otrzymania.

Jednak w przypadku, gdy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego lub materiału podstawowego została wystawiona przed dostawą towaru - organy podatkowe konsekwentnie prezentują pogląd, że datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu jest data wystawienia faktury - zgodnie z literalnym brzmieniem art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF.

Zdaniem organów podatkowych, w takiej sytuacji, w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Data zdarzenia gospodarczego" podatnik powinien wpisać datę wystawienia faktury (tj. datę wcześniejszą niż dzień, w którym faktycznie otrzymał zakupione towary handlowe lub materiały).

Przy czym w kolumnie 16 podatkowej księgi "Uwagi" należy zamieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania wpisu z opóźnieniem.

Przykład

Przedsiębiorca dokonał zakupu towaru handlowego, który został mu dostarczony pocztą w dniu 30 września 2013 r., razem z fakturą wystawioną przez dostawcę w dniu 25 września 2013 r., na kwotę 6.000 zł netto.

W świetle interpretacji organów podatkowych, w dniu otrzymania zakupionego towaru wraz z fakturą (tj. 30 września 2013 r.) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, podatnik powinien wpisać:

  • w kolumnie 2 datę wystawienia faktury, czyli 25.09.2013 r.,
     
  • w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" - kwotę 6.000 zł,
     
  • w kolumnie 16 "Uwagi" adnotację, iż fakturę otrzymał 30.09.2013 r.

Co istotne - prezentowane stanowisko organów podatkowych dotyczy także sytuacji, w której faktura została wystawiona w miesiącu poprzedzającym dostawę.

Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 maja 2012 r., nr IBPBI/1/415-190/12/BK wyjaśnił, że:

"(…) w przypadku, gdy faktura dokumentująca dokonanie zakupu, dostarczona wraz z towarem została wystawiona w poprzednim okresie rozliczeniowym i nie jest możliwe zachowanie chronologii zdarzeń (…), wówczas zapisu dotyczącego poniesienia wydatków związanych z nabyciem towaru należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymaną fakturę - w dniu jej otrzymania. Przy czym w kolumnie 2 księgi wpisać należy datę zdarzenia gospodarczego, tj. datę wystawienia faktury, gdyż to ona, co do zasady, dokumentuje zdarzenia gospodarcze, których dotyczy. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Uwagi" należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisów z opóźnieniem. W takiej sytuacji zachodzi konieczność dokonania stosownej korekty kosztów uzyskania przychodów za okres, którego ww. faktura dotyczy. (…)"

W podobnym duchu wypowiedział się również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 30 grudnia 2011 r., nr ITPB1/415-1005/11/DP.

Z kolei w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 czerwca 2012 r., nr IPTPB1/415-185/12-2/KSU, czytamy:

"(…) Pamiętać należy, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym dostarczono towar wraz z fakturą. (…)"


Księga podatkowa - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.