Zasady ujmowania wydatków w podatkowej księdze
Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
Zasady udokumentowania kosztów podróży służbowej pracownika określają:
Rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
Wydatki poniesione w związku z taką podróżą pracownika ujmuje się w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" podatkowej księgi. Z objaśnień do kolumny 13 księgi zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.
Dowód wewnętrzny dotyczący rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników powinien zawierać co najmniej dane określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia, tj.:
Przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku potwierdzania stawienia się w miejscu docelowym podróży służbowej poprzez uzyskanie odpowiednich wpisów czy pieczęci. Do rozliczenia takiej podróży należy jednak dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Mogą to być poniesione przez pracownika koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej udokumentowane fakturami, rachunkami wystawionymi na firmę czy biletami komunikacyjnymi. Mogą to być również inne udokumentowane koszty podróży służbowej zaakceptowane przez pracodawcę. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Diety i wydatki objęte ryczałtem wyszczególnia się bowiem w rozliczeniu omawianych kosztów.
Natomiast gdy w celu odbycia podróży służbowej pracownik używa samochodu, który nie stanowi własności pracodawcy, pracownik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, którą powinien dołączyć do rozliczenia takiej podróży. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, numer kolejny wpisu do ewidencji, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane. Należy tu pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatek nieprzekraczający kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof).
| Zwróć uwagę!
Do druku służącego rozliczeniu podróży służbowej pracownik każdorazowo powinien załączyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. |
Pytania i odpowiedzi
1) Pracownikowi udającemu się w podróż służbową zarezerwowaliśmy przelot samolotem. Firma pośrednicząca w rezerwacji i sprzedaży biletów nie wystawia faktur. Wydaje jedynie elektroniczne potwierdzenie rezerwacji. Czy takie udokumentowanie jest prawidłowe, by zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu?
Wydatki faktycznie poniesione, a jedynie w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu nieuznane za koszt, skoro istnieje związek przyczynowo-skutkowy między nimi a prowadzoną działalnością gospodarczą.
Złożenie rezerwacji w systemie komputerowym linii lotniczych potwierdzane jest biletem elektronicznym zawierającym zazwyczaj dane o przewoźniku (nazwa, NIP), numer biletu, datę jego wystawienia, kwotę należności oraz trasę przelotu. Wydruk tego biletu jest więc wiarygodnym dowodem poniesienia wydatku i jako taki powinien być dołączony do rozliczenia podróży służbowej, usuwając tym samym konieczność składania przez pracownika jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń, co do okoliczności i kosztów przelotu.
Udokumentowanie poniesionego wydatku za przelot samolotem na potrzeby podróży służbowej dokumentem potwierdzającym rezerwację wraz z dowodem wpłaty za bilet jest więc wystarczające do uznania tego wydatku za koszt podatkowy.
2) Pracownik zgubił bilety za przejazd pociągiem podczas krajowej podróży służbowej. Posiada jednak potwierdzenie, że zapłacił za nie kartą płatniczą. Czy wydatki na te bilety, zwrócone pracownikowi na podstawie złożonego przez niego oświadczenia, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?
Pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów przejazdu w ramach podróży służbowej nawet wtedy, gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić biletu PKP w fizycznej postaci.
Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikowi wydatki na zakup zgubionych przez niego biletów, jeżeli pracownik załączy do rozliczenia kosztów podróży służbowej oświadczenie o wysokości poniesionych wydatków i przyczynach braku biletów. W celu wykazania wysokości poniesionego wydatku pracownik może dołączyć również potwierdzenie z banku o zapłacie za te bilety kartą płatniczą.
3) Czy wystarczy, że pracownik rozliczając wydatki związane z podróżą służbową prywatnym samochodem, przedłoży faktury dokumentujące zakup paliwa, czy też w tym przypadku konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu?
Pracownik powinien udokumentować używanie prywatnego samochodu w podróży służbowej ewidencją przebiegu pojazdu, bo od tego zależy możliwość obciążenia kosztów uzyskania przychodów.
Wprawdzie przepisy w sprawie podróży służbowych nie obligują pracownika do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jednak pracodawca powinien zażądać jej prowadzenia. Tylko bowiem w takim przypadku wydatek poniesiony na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu w celu odbycia podróży służbowej, pracodawca będzie mógł ująć do kosztów uzyskania przychodów. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) w związku z ust. 5 updof.
4) Jak udokumentować czas podróży służbowej odbywanej przez pracownika jego samochodem prywatnym?
W przypadku podróży krajowej należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Natomiast w podróży zagranicznej czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
Poza określeniem zasad liczenia czasu podróży służbowej przepisy nie wskazują na potrzebę dokumentowania czasu trwania podróży. Brak regulacji, które narzucałyby konieczność jego dokumentowania, nie oznacza dowolności w tym zakresie. Ponieważ czas trwania podróży stanowi podstawę do obliczenia wysokości diet, wskazane jest rzetelne jego określenie. W tym celu konieczne jest uwzględnienie łącznego czasu podróży poprzez zsumowanie godzin pobytu w tej podróży. Na potrzebę taką wskazują zwroty "od rozpoczęcia… do powrotu" (przy podróżach krajowych) oraz "od chwili… do chwili" (przy podróżach zagranicznych). Ponadto zwroty te wskazują na potrzebę uwzględnienia faktycznego czasu odbytej podróży.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
