Błędny numer rejestracyjny pojazdu na fakturze dokumentującej zakup paliwa a prawo do odliczenia VAT

Kupiliśmy paliwo do samochodu ciężarowego, od wydatków na który odliczamy 100% kwoty VAT. Na fakturze podano błędny numer rejestracyjny pojazdu (błędnie podano jedną literę). Wystawiliśmy notę korygującą i już kilkakrotnie wysyłaliśmy ją sprzedawcy - nie uzyskaliśmy jednak podpisu na tej nocie. Czy pomimo to możemy odliczyć VAT z ww. faktury?

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, określono w art. 106e ustawy o VAT. Wśród nich nie wymieniono - jako elementu obowiązkowego na fakturze dokumentującej zakup paliwa - numeru rejestracyjnego pojazdu. Oznacza to, że podawanie ww. numeru nie jest konieczne. W praktyce jednak sprzedawcy często podają taki numer. Jest to korzystne dla nabywców, gdyż ułatwia wykazanie związku wydatku z czynnościami opodatkowanymi (a dla celów podatku dochodowego - związku wydatku z przychodem).

WAŻNE: Choć przepisy nie zobowiązują do podawania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze dokumentującej zakup paliwa, dla celów dowodowych nabywcy powinni zadbać o to, aby taka informacja znalazła się na fakturze.

Wszelkie pomyłki na fakturach mogą być korygowane poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Jeżeli jednak błąd dotyczy pozycji innych, niż kwotowe, może być on "poprawiony" przez nabywcę, poprzez wystawienie noty korygującej (patrz: art. 106k ustawy o VAT). Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Akceptacja ta może mieć dowolną formę - np. poprzez złożenie podpisu sprzedawcy na nocie lub poprzez pocztę elektroniczną. Podobnie wyjaśniło również Ministerstwo Finansów w broszurze pt. "Zmiany w zakresie fakturowania", poświęconej zmianom, jakie zostały wprowadzone w przepisach o VAT z dniem 1 stycznia 2013 r. (broszura ta dostępna jest na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl). W tej broszurze czytamy:

"(...) Przepis (...) wymaga jedynie akceptacji noty przez wystawcę faktury. Sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron. (...)"

Skorygowanie błędnego numeru rejestracyjnego wykazanego na fakturze

Niektóre organy podatkowe bardzo rygorystycznie podchodzą do możliwości korygowania numeru rejestracyjnego błędnie podanego na fakturze dokumentującej zakup paliwa. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2011 r., nr ILPP1/443-1274/10-4/NS uznał, że sprzedawca może wystawić fakturę korygującą tylko wówczas, gdy brak numeru rejestracyjnego lub niewłaściwy numer jest wynikiem błędu sprzedawcy lub nabywcy, a sprzedawca dysponuje jakimkolwiek dowodem na zaistnienie takiej sytuacji:

"(...) jeżeli Wnioskodawca nie jest w stanie zweryfikować, czy skorygowana faktura będzie odzwierciedlała rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, może odmówić wystawienia takiej faktury korygującej. (...)"

Najlepiej więc od razu w momencie zakupu paliwa kontrolować, czy na fakturze podano prawidłowy numer rejestracyjny pojazdu. Jeżeli bowiem pomyłka zostanie wykryta później (np. dopiero w momencie księgowania faktury), podatnik może spotkać się z odmową wystawienia faktury korygującej.

Nie powinno być w zasadzie wątpliwości, że błędnie podany na fakturze numer rejestracyjny może być skorygowany notą korygującą wystawioną przez nabywcę (możliwość wystawienia takiego dokumentu potwierdził też Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 4 października 2010 r., nr IBPP1/443-634/10/BM). Uwzględniając ww. wyjaśnienie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu trzeba jednak liczyć się z tym, że sprzedawca może odmówić zaakceptowania takiej noty. Po pewnym czasie od zakupu paliwa nie ma on bowiem praktycznie możliwości zweryfikowania, jaki pojazd faktycznie był tankowany (poza ewentualnie sprawdzeniem zapisu monitoringu). Możliwe, że właśnie z tych powodów nabywca ma trudności z uzyskaniem akceptacji ww. dokumentu przez sprzedawcę. Naszym zdaniem, nie powinno to jednak wpłynąć na prawo do odliczenia VAT z ww. faktury (piszemy o tym dalej).

Odliczenie VAT z faktury zawierającej błędy formalne

Przypadki, kiedy prawo do odliczenia VAT nie przysługuje, zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT. Nie wymieniono tam - jako negatywnej przesłanki do odliczenia VAT - błędów formalnych podanych na fakturze. W związku z tym, błędy formalne faktury (np. błąd w numerze rejestracyjnym pojazdu na fakturze dokumentującej zakup paliwa) nie powinny pozbawiać podatnika prawa do odliczenia VAT, o ile tylko z faktury będzie wynikało, co było przedmiotem zakupu, a nabywca będzie w stanie udowodnić, że wydatek miał związek z czynnościami opodatkowanymi. Podobnie uznają również organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w przytoczonej już interpretacji indywidualnej z 4 października 2010 r., nr IBPP1/443-634/10/BM. W sprawie będącej przedmiotem rozstrzygnięcia w tej interpretacji na fakturach za zakup paliwa do samochodów wykupionych z leasingu podawane były ich stare numery rejestracyjne (sprzed wykupu). Organ podatkowy wyjaśnił:

"(...) pomimo, że na przedmiotowych fakturach VAT (zamiast prawidłowego numeru rejestracyjnego samochodu umieszczono stary numer rejestracyjny tegoż samochodu), lecz na podstawie innych danych Wnioskodawca jest w stanie potwierdzić fakt, że paliwo udokumentowane tą fakturą wlewane było do samochodu, który może być zidentyfikowany - faktury te stanowią podstawę do obniżenia podatku należnego, o ile dokumentują one zakupy związane ze sprzedażą opodatkowaną (podkreśl. red.) i nie zostały wykorzystane do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, odnośnie których ustawodawca nie przewidział w ogóle prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu zakupu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu do ich napędu. (...)"

Wprawdzie ta interpretacja została wydana w "starym" stanie prawnym (tj. gdy od zakupu paliwa m.in. do samochodów osobowych nie można było w ogóle odliczać VAT), to ogólna sentencja w niej zawarta (zaznaczona pogrubieniem) pozostaje nadal aktualna.

Z pytania można wywnioskować, że podatnik jest w stanie jednoznacznie wskazać, do jakiego pojazdu było zakupione paliwo (tylko jedną literę numeru rejestracyjnego podano na fakturze nieprawidłowo). A jeżeli tak - naszym zdaniem - podatnik ma prawo do odliczenia VAT z tej faktury w całości (podatnik wskazał, że od wydatków na samochód, do którego było tankowane ww. paliwo, ma prawo do odliczania 100% kwoty VAT). Gdyby jednak w działalności gospodarczej podatnik wykorzystywał także inny pojazd, od wydatków na który odlicza 50% kwoty VAT i numer rejestracyjny tego pojazdu byłby podobny do numeru pojazdu, o którym mowa, odliczenie 100% kwoty VAT byłoby ryzykowne. W tej sytuacji mogłyby bowiem być wątpliwości, do którego pojazdu paliwo faktycznie było tankowane. Zakładamy jednak, że taka sytuacja nie występuje w przedmiotowej sprawie.

Termin odliczenia VAT

W praktyce, dla bezpieczeństwa podatkowego, podatnicy często nie odliczają VAT z faktury zawierającej błędy, czekając na fakturę korygującą lub na uzyskanie od sprzedawcy akceptacji noty korygującej. Jest to działanie bezpieczne, ale naszym zdaniem niekonieczne. Skoro z otrzymanej faktury jednoznacznie wynika, kto był nabywcą towaru/usługi i co było przedmiotem transakcji, podatnik powinien mieć prawo do odliczenia VAT w terminie "podstawowym" (tj. z reguły w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych). Podobnie wynika również z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 listopada 2014 r., nr ILPP1/443-737/14-2/HW. Ta interpretacja dotyczyła wprawdzie prawa do odliczenia VAT z faktury zawierającej błędny NIP nabywcy, ale sentencja w niej zawarta może mieć zastosowanie także do faktur zawierających błędny numer rejestracyjny pojazdu. Organ podatkowy wyjaśnił bowiem:

"(...) w przypadku udokumentowania zakupu fakturą zawierającą wskazanie błędnego numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy lub błędne oznaczenie nabywcy, zasadnym jest co do zasady skorygowanie tych błędów, co jednak nie uniemożliwia dokonania odliczenia podatku naliczonego na zasadach i w terminach wskazanych przepisami prawa (podkreśl. red.). W przepisie art. 88 (ustawy o VAT - przyp. red.) nie wskazano bowiem, że takie braki formalne stanowią o braku prawa do odliczenia. (...)"

Jeżeli jednak podatnik wstrzymał się z odliczeniem VAT, a "podstawowy" termin odliczenia już upłynął, podatnik może dokonać odliczenia poprzez korektę deklaracji VAT za okres, w którym prawo do odliczenia VAT powstało. Taką korektę można złożyć nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).