Problemy z fakturami wystawionymi przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi

Obowiązująca od 1 stycznia 2014 r. generalna zasada dotycząca terminów wystawiania faktur stanowi, iż fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty (z pewnymi wyjątkami).

W tym samym terminie (czyli do 15. dnia miesiąca następnego) wystawić należy fakturę "na żądanie" (np. dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), jeżeli żądanie wystawienia faktury zostanie zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Jeżeli żądanie to zostanie zgłoszone później – fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia jego zgłoszenia.

Dla niektórych czynności ustawodawca wprowadził szczególne terminy wystawiania faktur. W przypadku świadczenia usług budowlanych fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usługi.

Dla dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) ustawodawca wskazał, iż fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania towarów, a gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw – nie później niż 120. dnia, licząc od pierwszego dnia wydania towarów

W przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług fakturę należy wystawić nie później niż 90. dnia od dnia wykonania czynności.

Istnieje też grupa czynności, w przypadku których fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności. Dotyczy to następujących czynności:

a) dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenia usług:

• telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
   
• wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (tj. m.in. dostarczenia wody, odprowadzania ścieków, zbierania odpadów itp.),
   
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
   
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
   
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
   
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług.

Od początku 2014 r. faktury mogą być wystawione także 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem całości lub części zapłaty. Zasada ta wynika z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT.

W niektórych przypadkach fakturę można wystawić znacznie wcześniej, niż na 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, o ile faktura będzie zawierała informacje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Zasada ta obejmuje:

1) usługi oraz dostawę towarów, dla których w związku z ich świadczeniem (dostawą) ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (nie dotyczy np. wydania towaru na podstawie umowy leasingu kapitałowego lub innych umów o podobnym charakterze, które dla celów VAT uznawane są za dostawę towaru),

2) media,

3) najem, dzierżawę, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną i biurową itp.

Należy jednak przy tym pamiętać, że wystawienie faktury przed dokonaniem sprzedaży może spowodować powstanie obowiązku podatkowego (dotyczy transakcji wymienionych wyżej w pkt 2–3). Zatem nie w każdym przypadku wcześniejsze wystawienie faktury może okazać się korzystne dla wystawcy.

Uwaga

Fakturę można – co do zasady – wystawić nie wcześniej niż 30. dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
   
  
• otrzymaniem przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

W związku z funkcjonowaniem tej zasady, praktycy podatkowi mają wątpliwości, w jaki sposób postąpić w sytuacji, gdy po wcześniejszym wystawieniu faktury okazuje się, że transakcja w ogóle nie dojdzie do skutku. Czy wystawca takiej faktury – choć nie doszło do transakcji i nie otrzymał zapłaty za towar czy usługę – powinien anulować wystawioną fakturę, czy też powinien odprowadzić z niej podatek, czy może obowiązkowo musi ją skorygować.

Możliwość anulowania faktury, choć nie wynika wprost z przepisów ustawy o VAT, jest w praktyce stosowana i akceptowana przez organy podatkowe, ale tylko wówczas, gdy faktura nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego. Jeżeli jednak podatnik ją wystawił i przekazał nabywcy, to nie ma możliwości jej anulowania, uznać bowiem należy, że poprzez jej dostarczenie do nabywcy została ona wprowadzona do obrotu prawnego. W takim przypadku jedyną możliwością pozostaje wystawienie faktury korygującej "do zera" transakcję, która nie doszła do skutku.

Jeżeli podatnik z różnych przyczyn korekty takiej nie dokona, będzie musiał – mimo, iż transakcja nie miała miejsca, a faktura została wystawiona terminowo (nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy czy wykonaniem usługi) – odprowadzić podatek należny z tej faktury na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Pozostaje pytanie – kiedy podatek VAT należy rozliczyć? Obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towaru czy wykonania usługi. Tu jednak do takiego zdarzenia nie doszło. Mimo to organy podatkowe najprawdopodobniej będą wymagały, aby odprowadzić VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym fakturę tę wystawiono.

Zatem mimo zmiany w 2014 r. przepisów, której celem była korzystna dla podatników możliwość wcześniejszego udokumentowania transakcji (przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi) bez narażania się na uznanie, iż jest to "pusta" faktura, problem nie został w pełni rozwiązany. Pomimo bowiem umożliwienia podatnikom wcześniejszego dokumentowania danej czynności, naraża się ich na konsekwencje finansowe (konieczność odprowadzenia VAT należnego) w przypadku nieskutecznej transakcji.

Aby uniknąć sporów z fiskusem w tej kwestii należy zatem pamiętać, że w sytuacji gdy z różnych przyczyn transakcja, która nie doszła do skutku, została jednak udokumentowana fakturą wystawioną przed jej dokonaniem, powinno się wystawić fakturę korygującą "do zera", bądź – w sytuacji gdy jeszcze dokument ten nie został wprowadzony do obrotu prawnego – anulować taką fakturę. Jest to oczywiście nadmierny formalizm w zakresie dokumentacji, jednak tylko w ten sposób można uniknąć konieczności zapłaty podatku od transakcji, która nie miała miejsca.