Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  VAT i akcyza  »   Faktura zaliczkowa i końcowa – jak rozliczyć VAT?
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Faktura zaliczkowa i końcowa – jak rozliczyć VAT?

Poradnik VAT nr 6 (366) z dnia 20.03.2014
1. Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT otrzymanie przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty (m.in. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Oznacza to, że istnieje grupa czynności, w przypadku których wpłata zaliczki przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi nie zrodzi obowiązku podatkowego w VAT. Są to:

  • dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
     
  • usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne,
     
  • usługi wymienione w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
     
  • usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze,
     
  • usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
     
  • usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,
     
  • usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Otrzymanie zaliczki w ww. przypadkach na poczet dostawy towaru czy świadczonej usługi nie spowoduje konieczności jej opodatkowania. Wyjątek dotyczy ww. usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług.

W przypadku zaliczek wpłacanych na poczet nabywanych towarów czy wykonywanych usług, podstawę opodatkowania ustala się zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.


Uwaga

Dla powstania obowiązku podatkowego od zaliczki nie ma znaczenia czy otrzymanie należności (części lub całości) będzie udokumentowane fakturą, czy też nie.


Przykład

Podatnik otrzymał w marcu 2014 r. zamówienie z firmy Alfa na 100 sztuk donic drewnianych. Donice będą dostarczone w kwietniu, jednak firma Alfa już w marcu zapłaciła za zamówione towary całą należność. W marcu po stronie podatnika powstał zatem obowiązek podatkowy od otrzymanej zaliczki.

Fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę podatnik powinien wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymał (art. 106i ust. 2 ustawy).

Przykład

W związku z zamówionymi przez kontrahenta towarami (opodatkowanymi stawką podstawową) podatnik otrzymał zaliczkę w wysokości 5.000 zł. Kwotę podatku wyliczyć należy następująco:

KP = 5.000 zł × 23/123 = 934,96 zł.

Wartość netto zaliczki w tym przypadku wyniesie:

5.000 zł – 934,96 zł = 4.065,04 zł.

Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy, faktura dokumentująca otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży powinna zawierać:

1) dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 (m.in. datę wystawienia faktury, jej numer, imiona i nazwiska osób lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy);

2) otrzymaną kwotę zapłaty;

3) kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP = ZB × SP
100 + SP

gdzie:

KP – oznacza kwotę podatku,

ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,

SP – oznacza stawkę podatku;

4) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.


Uwaga

W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty (w szczególności m.in. zaliczki, zadatku, raty) na zakup towarów, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty niezależnie od tego kiedy zostanie wystawiona faktura dokumentującą tę zaliczkę. Fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymano.


2. Faktura końcowa - czy zawsze istnieje obowiązek jej wystawienia?

Jeżeli faktura zaliczkowa (bądź kilka faktur zaliczkowych) nie obejmie całej należności, jaka ma zostać zapłacona przez nabywcę, to dostawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę końcową (zwaną też fakturą ostateczną lub rozliczeniową). Faktura ta w zasadzie jest ostatecznym rozliczeniem danej transakcji i jest wystawiana z zastosowaniem ogólnych zasad przewidzianych przepisami ustawy o VAT. Fakturę tę wystawia się – co do zasady – nie później niż 15. dnia od dnia wydania towaru czy wykonania usługi.

Przykład

W dniu 3 lutego 2014 r. podatnik wpłacił zaliczkę na poczet usługi, która miała być zgodnie z umową wykonana w marcu. Zaliczka obejmowała 30% należności. Usługa została wykonana w dniu 10 marca 2014 r. Do dnia 15 kwietnia należy zatem wystawić fakturę końcową, w której wykonawca usługi powinien uwzględnić kwotę wpłaconej wcześniej zaliczki.

Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli faktura (faktury) zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura "końcowa" powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W praktyce może się zdarzyć, że podatnik przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi wystawił kilka, czy nawet kilkanaście faktur zaliczkowych, z których ostatnia spowodowała, że całość zapłaty została już uiszczona. Pamiętać wówczas należy, żeby w ostatniej z tych faktur wpisać numery poprzednich faktur zaliczkowych. Oznacza to, że jeżeli podatnik w formie zaliczki ureguluje już całą należność za towar czy usługę, po dokonaniu transakcji faktura nie będzie już wystawiana.

Przykład

W styczniu 2014 r. firma Alfa otrzymała 50% zaliczkę na poczet usługi, którą ma wykonać w maju. Zaliczka została udokumentowana fakturą. W lutym podatnik otrzymał kolejne 20% należności, a w marcu pozostałe 30% wartości usługi. W odniesieniu do wpłaty z lutego wystawić powinien zatem kolejną fakturę zaliczkową, a faktura dokumentująca otrzymaną w marcu zaliczkę będzie zarazem ostatnią fakturą dokumentującą usługę. Należy w niej podać numery dwóch wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.


Uwaga

Faktura "końcowa" wystawiona już po dokonaniu dostawy towarów czy wykonaniu usługi – w przypadku gdy przed transakcją podatnik otrzymywał zaliczki – różni się od faktury "zwykłej" tym, że:

  • sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności;
     
  • zawiera również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (tj. faktur zaliczkowych).

Jeżeli fakturą zaliczkową (fakturami zaliczkowymi) podatnik udokumentował już całą należność, po dokonaniu dostawy towaru czy wykonaniu usługi nie wystawia się już faktury "końcowej". W ostatniej fakturze zaliczkowej należy wówczas podać numery wszystkich wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych.


VAT i akcyza - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.