Wyszukaj

Jak szukać?»

31 lipca 2014 r. upływa termin na złożenie oświadczenia w sprawie dalszego członkostwa w ofe
Aktualnie jesteś: Podatki » VAT i akcyza

Duplikat faktury - aspekt podatkowy i ewidencja księgowa

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 30 (821) z dnia 20.10.2013
1. Zasady wystawiania duplikatów faktur

Regulacje dotyczące wystawiania duplikatów faktur określone zostały w § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub osoba trzecia, upoważniona przez niego do wystawiania faktur, wystawia ponownie fakturę. Ta ponownie wystawiona faktura powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT", a także datę jej wystawienia.

Duplikat faktury może być wystawiony:

  • na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
     
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.


WAŻNE: Do końca 2012 r. przepisy ww. rozporządzenia przewidywały możliwość wystawiania duplikatu faktury wyłącznie na wniosek nabywcy. Od stycznia br. duplikat może być wystawiany także wtedy, gdy to sprzedawca zgubi fakturę lub ulegnie ona u niego zniszczeniu (wiadomo, że w takim przypadku nabywca nie będzie wnioskował o wystawienie duplikatu).


Prośba o wydanie duplikatu faktury może być również wystosowana w formie ustnej. Przepisy ww. rozporządzenia nie wskazują bowiem, że ww. wniosek musi być sporządzony na piśmie.

W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2013 r. nie ma już wymogu, aby duplikat był sporządzony w dwóch egzemplarzach (przypomnijmy, że do końca 2012 r. duplikat faktury należało wystawiać w dwóch egzemplarzach; oryginał otrzymywał nabywca, kopię - sprzedawca). Duplikat może zatem zostać wystawiony w jednym egzemplarzu, który "pozostaje" u strony, która nie posiada faktury pierwotnej.

Przepis § 20 ww. rozporządzenia w sprawie faktur odnosi się do wystawiania duplikatu faktury; brak w tym przepisie odesłania do faktur korygujących (jak to było w ww. przepisie w brzmieniu obowiązującym do końca 2012 r.). Nie oznacza to jednak, że w takim przypadku podatnicy nie mogą wystawiać duplikatów do faktur korygujących. Faktura korygująca jest przecież też fakturą. Zatem regulacje zawarte w § 20 ww. rozporządzenia, dotyczące duplikatów, mają również zastosowanie do faktur korygujących.


2. Prawo do odliczenia VAT z duplikatu faktury

Prawo do odliczenia VAT z duplikatu faktury zależy od tego, czy podatnik (nabywca) otrzymał wcześniej fakturę (która następnie zaginęła lub uległa zniszczeniu) i odliczył z niej VAT, czy też faktura w ogóle do niego nie dotarła.

Jeśli oryginał faktury został przez nabywcę utracony (z różnych przyczyn) już po odliczeniu VAT z tej faktury, to późniejsze otrzymanie duplikatu takiej faktury stanowi jedynie dowód potwierdzający prawo do odliczenia ww. podatku. Otrzymanie takiego duplikatu pozostanie tu bez wpływu na termin odliczenia VAT od zakupu towaru/usługi.

Również w sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę, ale faktura ta zaginęła/uległa zniszczeniu jeszcze przed odliczeniem wykazanego w niej VAT, data otrzymania duplikatu nie wpłynie na termin odliczenia tego podatku. Prawo do jego odliczenia powstało już bowiem w chwili otrzymania faktury pierwotnej (przypomnijmy, że zasadniczo prawo do odliczenia VAT przysługuje w miesiącu/kwartale otrzymania faktury albo w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych), a duplikat stanowi jedynie potwierdzenie takiego prawa. Takie stanowisko zajął również Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 8 marca 2013 r., nr PT8/033/160/311/PBD/13/RD-18729:

"(…) w sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę "pierwotną" (co może potwierdzać np. jej rejestracja w dzienniku korespondencji), ale faktura ta następnie zaginęła jeszcze przed ujęciem w ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług i w deklaracji VAT, podatnik nie może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tej faktury. Jednakże gdy podatnik otrzymał duplikat tej faktury, to obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego może dokonać po otrzymaniu duplikatu w rozliczeniu za okres, w którym odnotowano wpływ faktury "pierwotnej" (w przypadku, gdy za ten okres podatnik złożył już deklarację podatkową, obniżenia kwoty podatku należnego należy dokonać przez złożenie korekty deklaracji podatkowej) lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. (…)"

Podobnie orzekł WSA w Poznaniu w wyroku z 29 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Po 368/10 (orzeczenie prawomocne). W wyroku tym czytamy:

"(…) otrzymanie dokumentów w postaci faktur, potwierdzających fakt dokonania czynności prawnych w postaci nabycia towaru (lub usługi) rodzi nie tylko konsekwencję w postaci powstania prawa do odliczenia wskazanego w nich podatku naliczonego, ale też skutek w postaci skonkretyzowania ram czasowych, w obrębie których podatnik może z tego prawa skorzystać.

Skutek ten nie może powstać po raz drugi z chwilą otrzymania duplikatów faktur, gdyż nie dokumentują one żadnej nowej czynności obrotu, a jedynie ponownie potwierdzają czynność wcześniej dokonaną. W takiej sytuacji doręczenie duplikatu faktury VAT nie stanowi podstawy do zmiany terminu odliczenia, o jakim mowa w art. 86 ustawy o VAT. (…)"

Inaczej jest w sytuacji, gdy oryginał faktury w ogóle nie dotarł do nabywcy. Wówczas prawo do odliczenia VAT z duplikatu tej faktury przysługuje podatnikowi na takich samych zasadach jak przy "zwykłej" fakturze. Może on zatem - co do zasady - odliczyć VAT w miesiącu/kwartale otrzymania duplikatu albo w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (zob. art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11-12a ustawy o VAT).

Wspomnijmy, że w przypadku faktur za media podatnikowi przysługuje prawo od odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności (jeśli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy) albo w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jeśli więc nabywca otrzyma duplikat faktury za media (nie otrzymał on wcześniej oryginału faktury), to będzie mógł odliczyć VAT naliczony w dacie płatności (określonej na duplikacie faktury) albo w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli w chwili otrzymania duplikatu ww. terminy już upłynęły, nabywca może odliczyć VAT poprzez korektę deklaracji.


3. Koszty uzyskania przychodów a duplikat

W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że jeśli wydatek udokumentowany duplikatem został uprzednio zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktury pierwotnej (która zaginęła lub uległa zniszczeniu), to duplikat ten nie będzie już uwzględniany w kosztach podatkowych. Będzie on stanowił jedynie potwierdzenie poniesienia wydatku.

Jeśli natomiast ww. wydatek nie został jeszcze zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to duplikat faktury będzie dla celów podatku dochodowego traktowany tak samo jak "zwykła" faktura.

Przypomnijmy, że podatnicy prowadzący księgi rachunkowe dzielą koszty uzyskania przychodów na koszty bezpośrednio związane z przychodami i tzw. koszty pośrednie.

Pierwsze z tych kosztów zasadniczo są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięto przychód, którego koszty te dotyczą. Dotyczy to również kosztów poniesionych po zakończeniu roku podatkowego do dnia:

  • sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania - jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
     
  • złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania - jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego.

Koszty bezpośrednie poniesione po ww. terminach są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.

Z kolei koszty pośrednie generalnie potrącalne są w dacie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie faktury (rachunku), a w razie ich braku - innego dowodu.

Powyższe zasady wynikają z art. 15 ust. 4b-4e ustawy o PDOP i art. 22 ust. 5a-5d ustawy o PDOF.

Jeśli duplikat faktury dokumentuje koszt bezpośredni, dotyczący przychodu osiągniętego w bieżącym roku, to koszt ten potrąca się w bieżącym roku. Jeśli duplikat faktury wpłynie do firmy już po zamknięciu miesiąca, w którym wykazano ww. przychód, koszt ten można uwzględnić w rachunku podatkowym na bieżąco. Uważamy, że podatnik nie musi "cofać się" do miesiąca osiągnięcia przychodu. Zasadę tę można przyjąć również w przypadku kosztów pośrednich, poniesionych w bieżącym roku podatkowym. Przyjęcie ww. rozwiązania nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe, gdyż w ten sposób podatnik nie zaniży zobowiązania podatkowego.

Bardziej problemowa jest sytuacja, w której duplikat faktury dotyczy kosztów z poprzedniego roku. Uważamy, że nie zawsze należy czekać na fakturę, aby zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, szczególnie na przełomie lat podatkowych. Jeśli bowiem podatnik posiada inne dokumenty, z których wynika rodzaj i wysokość poniesionych kosztów, wówczas te inne dokumenty mogą być podstawą ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów. Tak też uważają niektóre organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5 października 2010 r., nr IBPBI/2/423-884/10/SD:

"(…) gdy wysokość kosztu zakupu usług bądź towarów wykorzystanych w działalności gospodarczej jest znana na podstawie umowy lub innych dokumentów, a Spółka na koniec okresu nie posiada faktury VAT lub rachunku, to powyższe wydatki zalicza do kosztów jako zobowiązanie z tytułu niefakturowanych dostaw towarów lub usług. W podobny sposób Spółka traktuje również niefakturowane dostawy towarów w sytuacji, gdy ustalenie dokładnej ilości lub ceny dostawy wymaga szacunków.

Jeżeli więc zgodnie z zasadami rachunkowości, Wnioskodawca ujmuje ponoszone koszty w prowadzonych przez siebie księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów zastępczych, wówczas dla celów podatku dochodowego od osób prawnych zasadne będzie przyjęcie, iż jest to koszt poniesiony w rozumieniu przepisów podatkowych. (…)"

Wspomnijmy, że inaczej uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 lipca 2011 r., nr ILPB3/423-188/11-2/MM. Przyznał on spółce rację, że gdy nie dysponuje ona fakturą, to nie może zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia, że koszt został ujęty w księgach rachunkowych na podstawie innych dostępnych danych/informacji.


WAŻNE: Jeśli wydatek, udokumentowany duplikatem faktury został już ujęty w kosztach uzyskania przychodów na podstawie innych dokumentów niż faktura pierwotna, to wydatek ten nie będzie zaliczany do kosztów uzyskania przychodów. Duplikat będzie stanowił jedynie potwierdzenie poniesienia wydatku.


Jeśli jednak podatnik bez faktury nie był w stanie określić wysokości kosztów z poprzedniego roku i nie uwzględnił ich w rachunku podatkowym, to wydatek ten będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie otrzymanego duplikatu, zgodnie z przywołanymi wcześniej przepisami. Jeśli np. jest to koszt bezpośrednio związany z przychodami uzyskanymi w poprzednim roku podatkowym, a duplikat wpłynął do podatnika jeszcze przed upływem ww. terminów sporządzenia sprawozdania finansowego/złożenia zeznania podatkowego, to koszt wynikający z tego duplikatu należy zaliczyć do kosztów poprzedniego roku. Jeśli jednak podatnik otrzymał duplikat faktury po upływie ww. terminów, to może wynikający z niego koszt potrącić w roku bieżącym.


4. Ewidencja księgowa otrzymanego duplikatu

Jeśli koszt wynikający z duplikatu faktury został uprzednio ujęty w księgach rachunkowych na podstawie faktury pierwotnej (która zaginęła/uległa zniszczeniu), wówczas otrzymanego duplikatu już się nie księguje. Jeśli jednak ww. faktura nigdy nie dotarła do nabywcy, wówczas duplikat księgowany jest jak "zwykła" faktura otrzymana z opóźnieniem.

Zgodnie z zasadą memoriału (określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), jednostki są zobowiązane ująć w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Z kolei w myśl art. 20 ust. 1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Może to być dokonane m.in. za pomocą zastępczego dowodu księgowego (np. PK - Polecenie księgowania), wystawionego do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu obcego (np. faktury).

Jeśli koszt wynikający z duplikatu został już ujęty w księgach rachunkowych na podstawie ww. innego dokumentu (w kwocie netto np. zapisem: Wn odpowiednie konto 4, 5 lub 7, Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"), to otrzymany duplikat może zostać zaksięgowany:

      - Wn konto 30 - kwota netto,
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" - kwota VAT naliczonego, jeśli podlega on odliczeniu,
      - Ma konto 21 "Rozrachunku z dostawcami" - kwota brutto.

Jeżeli jednak ww. koszt nie został ujęty w księgach rachunkowych, to należy tego dokonać na podstawie otrzymanego duplikatu. Jeśli koszt ten dotyczy poprzedniego roku obrotowego, to należy go ująć w księgach rachunkowych zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 54 ustawy o rachunkowości. Zapisano tam m.in., że jeśli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, albo powodują, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to powinna sprawozdanie to odpowiednio zmienić oraz dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy. Powinna również powiadomić o tym fakcie biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeśli ww. zdarzenia nie są istotne, ujmuje się je w księgach rachunkowych roku bieżącego. Na bieżąco księguje się również zdarzenia dotyczące poprzedniego roku, jeśli zostaną one ujawnione po zatwierdzeniu ww. sprawozdania finansowego. Gdy popełnione w poprzednich latach obrotowych błędy są istotne, to ich skutki odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

W świetle powyższego, jeśli przykładowo duplikat faktury roku ubiegłego wpłynie do jednostki już po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego za ów rok, wówczas koszt wynikający z tego duplikatu powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych roku bieżącego, tj. roku, w którym otrzymano duplikat (o ile oczywiście ww. koszt nie został już wcześniej zaksięgowany).


VAT i akcyza - czytaj także:
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
WIĘCEJ NA TEN TEMAT W ZASOBACH PŁATNYCH
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60