Konsekwencje naruszenia terminu przeglądu technicznego kas rejestrujących

Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie art. 111 ust. 3a ustawy o VAT są obowiązani m.in. do:

• dokonywania niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
   
• udostępniania kas rejestrujących do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
   
• zgłaszania kas rejestrujących do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis tych kas;
   
• poddawania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, kasa rejestrująca musi być poddawana obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, co 24 miesiące, a w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika.

Przepisem regulującym terminy ponownej legalizacji taksometrów elektronicznych jest rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 7 stycznia 2008 r. w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych (Dz. U. nr 5, poz. 29 ze zm.). W załączniku nr 6 do tego rozporządzenia określono terminy, w których przyrządy pomiarowe wprowadzone do obrotu lub użytkowania po dokonaniu oceny zgodności powinny być zgłaszane do legalizacji ponownej. W przypadku taksometrów elektronicznych okres ważności legalizacji ponownej wynosi 13 miesięcy (poz. 6 tabeli nr 2).

Uwaga

Podatnicy użytkujący kasy o zastosowaniu specjalnym (czyli kasy działające w taksówkach), mają obowiązek wykonywania przeglądu technicznego tych kas nie rzadziej niż co 13 miesięcy.

Stosownie do § 15 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, serwisant w ramach obowiązkowego przeglądu powinien sprawdzić:

a) stan wszystkich plomb kasy i zgodność ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją serwisu,

b) stan obudowy kasy,

c) czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę,

d) program pracy kasy i program archiwizujący, jego wersję, zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu,

e) poprawność działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych,

f) poprawność działania wyświetlacza klienta,

g) stan płyty głównej, pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego, co do zgodności z dokumentacją konstrukcyjną kasy,

h) stan techniczny akumulatorów wewnętrznego zasilania kasy.

Po dokonaniu przeglądu serwisant powinien wpisać jego wynik wraz z ewentualnymi zaleceniami dla użytkownika do książki kasy rejestrującej. Wpis ten musi zawierać również datę dokonania przeglądu.

Zgodnie z art. 12 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 12 § 5 ustawy).

Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 19 kwietnia 2011 r., nr IBPP4/443-388/11/JP: "(…) w przypadku przeglądu dokonanego w dniu 12.05.2008 r., kolejny przegląd powinien być dokonany najpóźniej w dniu 12.05.2010 r. o ile nie jest to dzień wolny od pracy i przegląd nie dotyczy kasy o zastosowaniu specjalnym przeznaczonej do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami. (…)"

W ww. interpretacji organ podatkowy podkreślił ponadto, że przepisy o kasach rejestrujących określają maksymalny dopuszczalny okres pomiędzy przeglądami, wskazując jednocześnie, że w przepisach tych nie ma uregulowań, z których wynikałoby, iż przeglądów okresowych nie można dokonywać częściej.

Zagadnienie przedstawione powyżej rozpatrywane było przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 21 marca 2011 r., nr IPPP2/443-936/10-4/JW. Przede wszystkim organ podatkowy podkreślił, że: "(…) Dopuszczona jest wymiana modułu z pamięcią fiskalną kasy rejestrującej, pod warunkiem, że konstrukcja urządzenia umożliwia instalację nowego modułu fiskalnego. Jeśli więc zostanie dokonana wymiana pamięci fiskalnej, a upoważniony do tego serwis kas dokona czynności fiskalizacji modułu kasy, użytkowanie przedmiotowych kas rejestrujących jest możliwe. (…)"

Zdaniem organu, obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany po upływie 24 miesięcy od wymiany modułu kasy, co jest zgodne z przepisem § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych.

Obowiązek dopilnowania terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Zgodnie z tym zapisem, jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Zasady "techniczne" dokonywania zwrotu ulgi otrzymanej z tytułu nabycia kas rejestrujących określone są w § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania.

W przypadku czynnych podatników VAT, którzy rozliczają podatek za okresy miesięczne zwrotu ulgi należy dokonać w terminie do 25. dnia miesiąca (kwartału) następującego po miesiącu (kwartale), w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Niestety, przepisy nie precyzują, czy kwotę zwrotu należy wpłacić bezpośrednio na konto urzędu skarbowego, czy też zwrotu tego można dokonać pośrednio, poprzez rozliczenie w deklaracji VAT.

Zdaniem redakcji, biorąc pod uwagę, że odliczenie następuje w deklaracji poprzez zmniejszenie kwoty zobowiązania lub zwiększenie kwoty do zwrotu, również zwrot wcześniej odliczonych kwot winien co do zasady następować poprzez odpowiednie rozliczenie w deklaracji. Kwotę zwrotu można wykazać w deklaracji VAT ze znakiem minus w pozycji 56 - "Kwota wydatkowana na zakup kas rejestrujących, do odliczenia w danym okresie rozliczeniowym", w której co do zasady wpisywana jest kwota przysługującej ulgi.