Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Podatki » VAT i akcyza
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Opóźnienia w dokumentowaniu i rozliczaniu podatku VAT - skutki dla dostawcy i nabywcy

Poradnik VAT nr 20 (332) z dnia 20.10.2012
1. Faktura wystawiona po terminie

Choć co do zasady obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, to jednak zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy o VAT, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Nie w każdym przypadku podatnik VAT ma obowiązek udokumentowania dostawy towaru czy wykonanej usługi fakturą VAT. Bezwzględnie obowiązek wystawienia faktury VAT występuje zawsze, gdy nabywcą towaru czy usługi jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Jeżeli po stronie nabywcy mamy do czynienia z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, faktura VAT wystawiana jest na jej żądanie.

Uwaga

Podatnik wydając towar lub wykonując usługę ma obowiązek wystawienia faktury w ciągu siedmiu dni od dnia wykonania świadczenia. Obowiązek podatkowy powstanie wówczas w dniu wystawienia faktury.

Przykład

Spółka Alfa w dniu 14 września 2012 r. sprzedała towar firmie Beta. Faktura VAT powinna zostać wystawiona najpóźniej 21 września 2012 r., bowiem wówczas minął 7. dzień od dnia, w którym dostawa miała miejsce.

Warto zauważyć, że w sytuacji gdy zarówno transakcja, jak i dokument ją potwierdzający mają miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym, termin wystawienia faktury traci w zasadzie na znaczeniu. Jednak w niektórych przypadkach podatnik wystawiając w odpowiednim momencie fakturę VAT może przesunąć o cały miesiąc/kwartał moment powstania obowiązku podatkowego. Dzieje się tak wówczas, gdy towar wydany jest w ostatnim tygodniu miesiąca/kwartału, a faktura wystawiona jest w ustawowym siedmiodniowym terminie, który jednak przypada już w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Przykład

Jan K. rozlicza podatek VAT kwartalnie. W dniu 27 września 2012 r. dostarczył towar firmie Alfa. Fakturę potwierdzającą dokonaną transakcję wystawił dopiero 2 października 2012 r. Obowiązek podatkowy z tytułu tej transakcji powstanie dopiero w czwartym kwartale 2012 r.

Brak dokumentu potwierdzającego dokonaną transakcję, nie zwalnia podatnika z obowiązku wykazania podatku należnego od tej czynności. Jeżeli więc podatnik nie wystawi faktury VAT w ustawowym - siedmiodniowym terminie liczonym od dnia, w którym miała miejsce dostawa towaru, lub od dnia, w którym usługa została wykonana, to i tak będzie musiał wykazać obowiązek podatkowy od tej transakcji.

Przykład

W dniu 28 września Jan K. wykonał usługę na rzecz firmy Alfa i powinien wystawić fakturę VAT najpóźniej do dnia 5 października 2012 r., bowiem wówczas minął siedmiodniowy termin na udokumentowanie transakcji. Nawet jeżeli podatnik nie wystawi w tym terminie faktury VAT, obowiązek podatkowy w VAT z tytułu wykonanej usługi powstanie w październiku.

W praktyce zdarza się, że faktura zostaje wystawiona z dużym, czasem kilkumiesięcznym opóźnieniem. Warto podkreślić, że żaden z obowiązujących przepisów nie pozbawia wówczas podatnika będącego nabywcą towaru czy usługi, prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Przykład

Jan K. w październiku 2012 r. otrzymał fakturę VAT potwierdzającą transakcję, która miała miejsce w maju 2012 r. Prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury przysługuje mu w rozliczeniu za miesiąc (kwartał) jej otrzymania, czyli za październik (lub czwarty kwartał 2012 r.), bądź też w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.


2. Faktury dostarczone z opóźnieniem do biura rachunkowego - kiedy odliczyć VAT?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą często korzystają z różnych form pomocy przy rozliczaniu podatków, m.in. biur rachunkowych, które na podstawie cywilnoprawnej umowy dokonują odpowiednich rozliczeń podatkowych podatnika, na podstawie złożonych przez niego dokumentów.

W praktyce zdarza się, że podatnicy zwlekają z dostarczeniem dokumentów zakupu i sprzedaży do biura rachunkowego, co niejednokrotnie uniemożliwia prawidłowe i terminowe rozliczenie podatku.

Pamiętać należy, że za prawidłowość rozliczeń podatku VAT oraz terminowość złożenia deklaracji i zapłaty podatku odpowiada podatnik. W przypadku błędów popełnionych przez biuro rachunkowe może on oczywiście dochodzić swoich praw przed sądem cywilnym, jednak to podatnik, a nie biuro rachunkowe odpowiada za zobowiązania podatkowe.

Opóźnienie w dostarczeniu dokumentów (faktur zakupu i sprzedaży) może spowodować, że biuro nie będzie w stanie w terminie złożyć deklaracji VAT, albo też złoży ją wpisując dane wyłącznie na podstawie posiadanych dokumentów.

W odniesieniu do rozliczenia podatku naliczonego od dokonanych zakupów towarów i usług, sytuacja nie jest z reguły trudna do rozwiązania, ze względu na ustawowy trzymiesięczny termin, w którym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykład

Spółka dopiero w dniu 3 października 2012 r. dostarczyła do biura rachunkowego dokumenty potwierdzające zakupy dokonane w sierpniu 2012 r. Faktury zakupu nie zostały ujęte w rozliczeniu za sierpień.

Podatek naliczony z przedmiotowych faktur może jednak zostać ujęty w rozliczeniu za wrzesień bądź za październik 2012 r.

Jeśli podatek nie zostanie rozliczony w terminach wymienionych powyżej, wówczas podatnik ma nadal prawo do dokonania odliczenia ale już nie wprost, w bieżąco składanej deklaracji, lecz poprzez korektę deklaracji złożonej za miesiąc, w którym prawo do odliczenia powstało nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13).

Korekta nierozliczonego w terminie podatku może być dokonana nie później niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli zatem dokumenty wpłynęłyby do biura podatkowego już po złożeniu deklaracji za sierpień, a przed złożeniem deklaracji za wrzesień, najbardziej oczywistym wydaje się ujęcie ich w deklaracji wrześniowej. Nie wymaga to korekty deklaracji za sierpień, z czym wiązałby się obowiązek składania dodatkowych wyjaśnień i duże prawdopodobieństwo ewentualnej kontroli podatkowej.

Oczywiście należy uwzględnić szczególne terminy odliczania podatku naliczonego dla niektórych czynności, o których mowa w art. 86 ust. 10, 12 i następnych ustawy o VAT.

Inaczej będzie natomiast w przypadku rozliczania podatku należnego. Niezależnie bowiem od tego, czy i kiedy podatnik dostarczy fakturę sprzedaży do biura rachunkowego, powinna być ona rozliczona w deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie podatnika. Jeżeli więc dana transakcja nie zostanie ujęta we właściwej deklaracji VAT, ze względu na niedostarczenie (bądź dostarczenie z opóźnieniem) faktury VAT do biura rachunkowego, wówczas zaistnieje konieczność odpowiedniego skorygowania deklaracji i zapłaty powstałej w ten sposób zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.

Przykład

Dostawa towaru miała miejsce w sierpniu 2012 r. Podatnik w sierpniu wystawił fakturę, jednak dostarczył ją do biura rachunkowego dopiero w dniu 3 października 2012 r.

Ponieważ obowiązek podatkowy od tej transakcji powstał w sierpniu 2012 r. podatnik musi skorygować deklarację za ten miesiąc. Jednocześnie musi pamiętać o konieczności zapłaty powstałej zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.

Do deklaracji korygującej należy również dołączyć wyjaśnienie przyczyn złożenia korekty.


3. Obowiązek podatkowy wykazany z opóźnieniem

Odpowiednie wykazanie obowiązku podatkowego w związku z wykonanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi, należy do podstawowych obowiązków wszystkich czynnych podatników VAT. Należy pamiętać, że podatnik nie może dowolnie ustalić momentu powstania obowiązku podatkowego. Ustawodawca w przepisach wprost określił zarówno ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego, jak i zasady szczególne - dla konkretnie wskazanych czynności. Jeżeli zatem ustawodawca dla danego rodzaju usług przewidział szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, to podatnik nie może deklarować tego obowiązku na zasadach ogólnych.

Przykład

W sierpniu 2012 r. podatnik wykonał usługę budowlaną na rzecz firmy Alfa. Firma Alfa we wrześniu uregulowała należność za usługę. Zapłata należności spowodowała powstanie obowiązku podatkowego we wrześniu. Podatnik nie może wobec usług budowlanych zastosować ogólnych zasad powstania obowiązku podatkowego, nawet gdyby podatek należny wcześniej wpłynął do budżetu.

Uwaga

Jeżeli podatnik wykazał obowiązek podatkowy niezgodnie z obowiązującym terminem, powinien niezwłocznie skorygować deklaracje złożone za te okresy rozliczeniowe, w których nieodpowiednio deklarował podatek należny z tytułu wykonanych czynności.

Skorygowanie deklaracji polega na złożeniu deklaracji korygującej wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty. Generalnie można zauważyć, iż w sytuacji, w której podatnik dokonuje przesunięcia obowiązku podatkowego, czyli koryguje deklaracje podatkowe za dany okres rozliczeniowy, w przypadku przedwcześnie wykazanego podatku należnego (obowiązku podatkowego), nie można mówić o chęci uszczuplenia należności budżetowych. W efekcie tych korekt bowiem najpierw powstanie nadpłata podatku, która w następnym miesiącu pokryje powstałą zaległość podatkową.

Wcześniejsze wykazanie obowiązku podatkowego nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty odsetek od zaległości podatkowej powstałej w związku z przedwczesnym ujęciem podatku należnego, ponieważ nadpłata, jaka wystąpiła za miesiąc, w którym podatnik wykazał (choć nie powinien) obowiązek podatkowy, zaliczana jest na poczet zaległości podatkowej z następnego okresu rozliczeniowego. Inaczej będzie natomiast w przypadku gdy podatnik wykaże obowiązek podatkowy zbyt późno.

Przykład

Jan K. za późno o jeden miesiąc wykazał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanej transakcji. Obowiązek podatkowy powstał w lipcu 2012 r., natomiast wykazany został w sierpniu. W obu deklaracjach za te miesiące wystąpiła nadwyżka podatku naliczonego nad należnym (podatnik wykazał kwotę tej nadwyżki do zwrotu na rachunek bankowy). Podatnik otrzymał zwrot z obu deklaracji. Po dokonanych korektach w lipcu zmniejszyła się, a w sierpniu zwiększyła kwota zwrotu.

Za lipiec powstała więc u podatnika zaległość podatkowa, natomiast za sierpień wystąpiła nadpłata podatku. Od zaległości podatkowej za lipiec będą naliczone odsetki za zwłokę, jednak podatnik nie musi składać wniosku o zaliczenie kwoty nadpłaty za sierpień na poczet zaległości podatkowej za lipiec. Zaległość ta zostanie "pokryta" z urzędu, w wyniku rozliczenia korekt. Podatnik będzie musiał uregulować jedynie odsetki od tej zaległości.


VAT i akcyza - czytaj także:

Aplikacja dla Księgowych ! - ASYSTENT GOFIN - POZNAJ I POBIERZ - www.asystent.gofin.pl
www.sklep.gofin.pl
POLECAMY
www.PrzewodnikPrenumeratora.gofin.pl
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
WIĘCEJ NA TEN TEMAT W ZASOBACH PŁATNYCH
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60