Kurs waluty stosowany do przeliczenia kosztów z tytułu podróży służbowej - interpretacja indywidualna organu podatkowego

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 lutego 2017 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.1006.2016.2.SK.

Pracownicy spółki z o.o. podczas zagranicznych podróży służbowych ponoszą wydatki z własnych środków finansowych albo z otrzymanej od pracodawcy zaliczki na poczet kosztów związanych z delegacją służbową. Po odbytej podróży służbowej spółka dokonuje odpowiednich rozliczeń z pracownikami w zakresie związanych z nią kosztów. Wynikające z podróży służbowych koszty diet, jak również inne poniesione przez pracowników uzasadnione udokumentowane bądź nieudokumentowane wydatki, zalicza do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka uważała, że w celu zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacją zagraniczną należy stosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku, tj. odpowiednio w przypadku:

• wydatków poniesionych z własnych środków finansowych pracownika bądź otrzymanej zaliczki, udokumentowanych fakturą bądź rachunkiem - średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku,
   
• rozliczenia diety służbowej pracownika - średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego każdy dzień podróży służbowej pracownika, oraz
   
• pozostałych nieudokumentowanych wydatków - średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.

Organ podatkowy wyraził odmienne od spółki stanowisko w zakresie kursu waluty, który powinien być stosowany do przeliczenia na złote kosztów z tytułu diet. Natomiast w pozostałym zakresie zgodził się ze stanowiskiem spółki. Zdaniem tego organu, w celu rozliczenia kosztów podróży służbowych spółka w stosunku do wydatków udokumentowanych fakturą bądź rachunkiem (na podstawie których wydatek ujmowany jest w kosztach uzyskania przychodu) powinna zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku. W stosunku zaś do wydatków nieudokumentowanych, tj. diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca (portu, lotniska), ryczałtów na pokrycie przejazdów miejscowych (środkami komunikacji miejscowej), kosztów używania przez pracowników pojazdów do celów służbowych niebędących własnością pracodawcy, a także innych wydatków zwracanych na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, spółka powinna zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.

Od redakcji

Pracodawca, który poniósł wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, spełniające warunki określone w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, pamiętając przy tym o limicie określonym w art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, który dotyczy wydatków związanych z używaniem przez pracowników samochodów na potrzeby pracodawcy, w celu odbycia podróży służbowej.

Jeżeli wydatki te poniesione zostały w walutach obcych, konieczne jest przeliczenie ich na złote. W tym celu należy zastosować kurs waluty, o którym mowa w omawianej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Trzeba również mieć na względzie, że przy dokonywaniu rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownika może wystąpić konieczność obliczenia podatkowych różnic kursowych. Stosownie bowiem do postanowień art. 24c ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 updof oraz art. 15a ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 updop, różnice kursowe (dodatnie albo ujemne) powstają w sytuacji gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej, po przeliczeniu na złote według kursu średniego NBP, jest odpowiednio wyższa albo niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.