Korzystanie z samochodów, w tym w prowadzonej działalności gospodarczej, wiąże się z obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej posiadaczy takich pojazdów, co daje ochronę na wypadek wyrządzenia szkody spowodowanej ruchem tych pojazdów. Zakres tego ubezpieczenia wyznaczają przepisy ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 392 ze zm.).
Z tytułu posiadania pojazdu, obok ubezpieczenia obowiązkowego (OC), funkcjonują ubezpieczenia dobrowolne. Do najpowszechniejszych należy zaliczyć ubezpieczenie:
Zakres i warunki ubezpieczeń dobrowolnych są określane przez towarzystwa ubezpieczeniowe w ogólnych warunkach umów dotyczących danego rodzaju ubezpieczenia.
Wykupienie przez przedsiębiorcę polisy ubezpieczeniowej w związku z posiadaniem pojazdów wykorzystywanych w firmie skutkuje obowiązkiem uiszczania z tego tytułu składek. Składki te, o ile spełniają definicję kosztu uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 updof, są kosztami w rachunku podatkowym. Przy czym sposób podatkowego rozliczenia tych składek zależy od:
Sposób rozliczenia w kosztach podatkowych składek ubezpieczeniowych z tytułu używania w firmie samochodu osobowego zależy od tego, czy stanowi on środek trwały.
Gdy w działalności gospodarczej podatnik użytkuje samochód osobowy:
do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wartość poniesionych wydatków związanych z używaniem tego pojazdu (w tym wartość składek ubezpieczeniowych), do wysokości wyliczonej zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, tj. do wysokości tzw. kilometrówki.
Stosownie do treści powołanego przepisu, za koszty uzyskania przychodów uznaje się poniesione wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Wysokość tej stawki ustala się na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, użytkująca go osoba obowiązana jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
|
Ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl |
Do kosztów podatkowych odnosi się faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, które mieszczą się w granicach limitu wynikającego z tej ewidencji. Limitem tym ograniczone są również składki z tytułu ubezpieczenia takiego samochodu.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i ograniczanie wymienionych wydatków nie jest wymagane, jeżeli samochód osobowy:
W takim przypadku podatnik może do kosztów uzyskania przychodów zaliczać koszty związane z używaniem samochodu osobowego na zasadach ogólnych, przy zachowaniu przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 updof. Także składki ubezpieczeniowe nie są ograniczone wspomnianym wcześniej limitem kilometrówki. Podlegają one jednak innemu ograniczeniu w zaliczaniu ich do kosztów podatkowych. I nie ma tu znaczenia czy samochód osobowy jest środkiem trwałym, stanowi przedmiot leasingu, czy też jest wykorzystywany w firmie na podstawie innego tytułu.
W świetle art. 23 ust. 1 pkt 47 updof, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Do przeliczenia wymienionej wartości na złote należy przyjąć kurs sprzedaży walut obcych ogłaszany przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.
Należy zaznaczyć, że przepis ten nie dotyczy obowiązkowej składki OC ani dobrowolnej składki NNW. Polisa OC obejmuje swą ochroną posiadaczy pojazdów, a nie same pojazdy. Natomiast na podstawie dobrowolnej polisy NNW ochronie ubezpieczeniowej podlegają dobra osobiste człowieka, a nie pojazd. Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z 12 czerwca 2012 r., nr DD2/033/31/PMN/12/260: "(...) wydatki związane z ubezpieczeniem samochodów osobowych zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem treści przepisu art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...) Jak wynika z brzmienia powołanego przepisu, ograniczenie dotyczy składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, których wysokość jest ustalana w oparciu o wartość samochodu przyjętą dla celów ubezpieczenia. Należy zatem przyjąć, że jeżeli w umowie ubezpieczenia samochodu osobowego określana jest wartość pojazdu, wówczas składki obliczane w oparciu o ten parametr, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (...). Odnosząc się do kwestii ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) zauważyć należy, że ubezpieczenie to jest ubezpieczeniem osobowym regulowanym przez przepisy kodeksu cywilnego - art. 829 i następne. Przedmiotem tego ubezpieczenia są określone dobra osobiste człowieka. W związku z powyższym, postanowienia art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie znajdą zastosowania w odniesieniu do składek na ubezpieczenie NNW".
W praktyce (przy ubezpieczeniu OC, AC i NNW) tylko koszt z tytułu składki AC opłacanej od używanych w działalności gospodarczej samochodów osobowych niezaliczonych do środków trwałych lub używanych na podstawie innej umowy niż umowa leasingu, podlega podwójnemu limitowaniu. Rozliczając ten koszt, należy w pierwszej kolejności wyliczyć wysokość wydatków podlegających zaliczeniu do kosztów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 47 updof, a następnie tak wyliczoną kwotę ująć w zestawieniu wydatków, które będą porównywane z limitem wyznaczonym przez ewidencję przebiegu pojazdu.
W przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej samochodów innych niż osobowe, ograniczenia w zaliczaniu do kosztów podatkowych składek na ubezpieczenie takich samochodów, nie mają miejsca. Dla samochodów innych niż osobowe podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu i ograniczać kosztów ponoszonych w związku z ich używaniem do wysokości tzw. kilometrówki. Nie obowiązują ich również ograniczania w zaliczaniu do kosztów podatkowych składki AC. Powołany wcześniej przepis art. 23 ust. 1 pkt 47 updof dotyczy bowiem tylko samochodów osobowych.
Na marginesie należy dodać, że z podatkowego punktu widzenia ubezpieczenie AC warto wykupić. Niezależnie bowiem od rodzaju posiadanego samochodu tylko dobrowolne ubezpieczenie samochodu daje podatnikowi prawo ujęcia w ciężar kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodu oraz kosztów jego remontu powypadkowego (art. 23 ust. 1 pkt 48 updof).
Brak dobrowolnego ubezpieczenia samochodu nie ma jednak znaczenia w przypadku remontów innych niż powypadkowe. Koszty bieżących remontów czy napraw związanych z utrzymaniem samochodu w stanie nadającym się do użytku są kosztem podatkowym na zasadach ogólnych, po spełnieniu przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 updof.
Polisy ubezpieczeniowe wykupuje się zasadniczo na okres 12 miesięcy, a więc zwykle dotyczą one dwóch lat podatkowych. Podatkowe rozliczenie kosztu wykupu takich polis uzależnione jest w szczególności od rodzaju ksiąg prowadzonych przez podatnika.
Należy też zaznaczyć, że składki z tytułu ubezpieczenia pojazdów wykorzystywanych w firmie kwalifikuje się do kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, czyli do tzw. kosztów pośrednich. A koszty pośrednie potrąca się w dacie ich poniesienia.
Jeżeli podatnik prowadzi księgi rachunkowe, to za dzień poniesienia kosztu uznaje dzień, na który ujmuje ten koszt w księgach rachunkowych (księguje) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Takie zasady potrącalności kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami wynikają z art. 22 ust. 5c i 5d updof.
Zwróć uwagę!
Koszty ubezpieczenia samochodów u podatnika prowadzącego księgi rachunkowe podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów danego roku podatkowego w kwocie dotyczącej tego roku. |
Jeżeli podatnik ustala dochód na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów i prowadzi ją w sposób uproszczony, to koszty ewidencjonuje w dacie poniesienia, niezależnie od tego jakiego okresu one dotyczą (art. 22 ust. 4 updof). Za dzień poniesienia kosztów uznaje dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). W takim przypadku kwotę składki uznaną za koszt podatkowy zaksięguje w całości w podatkowej księdze pod datą wystawienia polisy.
Natomiast jeżeli podatnik prowadzi podatkową księgę memoriałowo, to stosownie do art. 22 ust. 6 updof, koszty odnosi do roku podatkowego, którego one dotyczą. Gdy wykupiona polisa dotyczy dwóch lat podatkowych, to część składki obejmującej np. 2014 r. zaliczy do kosztów uzyskania przychodów 2014 r. w dacie wystawienia polisy, a część składki przypadającej na 2015 r. ujmie jednorazowo w kosztach w styczniu 2015 r.
Zwróć uwagę!
Koszty ubezpieczenia samochodu księguje się w kolumnie 13 podatkowej księgi - "pozostałe wydatki". |
Przykład W dniu 1 grudnia 2014 r. podatnik kupił samochód osobowy i w tym dniu go ubezpieczył (wykupił ubezpieczenie OC, AC, NNW na okres dwunastu miesięcy). Wartość samochodu przyjęta do celów ubezpieczenia AC wynosi 120.000 zł, a składka AC za okres od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2015 r. - 3.000 zł. Samochód jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Przypadek I Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, a samochód jest środkiem trwałym. W pierwszej kolejności podatnik ustalił kwotę z tytułu ubezpieczenia AC, jaką może zaliczyć do kosztów podatkowych, uwzględniając ograniczenia zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 47 updof. W tym celu obliczył, że równowartość 20.000 euro przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia to 84.200 zł (20.000 euro x 4,21 zł/euro - kurs przykładowy). Natomiast udział tej kwoty w wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia wynosi 70,17% (84.200 zł x 100 : 120.000 zł). Podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych składkę AC w wysokości 2.105,10 zł (3.000 zł x 70,17%), przy czym w grudniu 2014 r. 1/12 tej kwoty, tj. 175,43 zł, a w styczniu 2015 r. 11/12 tej kwoty, tj. 1.929,67 zł. Natomiast składki OC i NNW ma prawo ująć w kosztach podatkowych w pełnej wysokości z podziałem na lata podatkowe, jak w przypadku składki AC. Przypadek II Podatnik prowadzi podatkową księgę metodą uproszczoną, a koszty używania samochodu rozlicza w oparciu o tzw. kilometrówkę. Zakładając, że w grudniu na potrzeby firmy przejedzie tym samochodem tylko 200 km, limit, do wysokości którego będzie mógł rozliczyć wydatki związane z używaniem tego samochodu, wyniesie 167,16 zł (200 km x 0,8358 zł - stawka za jeden kilometr przebiegu właściwa dla tego pojazdu). Podatnik będzie miał prawo uwzględnić w kosztach podatkowych składki OC, AC i NNW maksymalnie do wysokości 167,16 zł. Pozostała część składek jako koszt podatkowy przepadnie. Przykład W dniu 1 grudnia 2014 r. podatnik objął na podstawie leasingu operacyjnego samochód osobowy i zgodnie z tą umową ponosi koszty jego ubezpieczenia. Polisę ubezpieczeniową (OC, AC, NNW) wykupił na okres od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2015 r. Wartość samochodu przyjęta do celów ubezpieczenia AC wynosi 120.000 zł, a składka AC za wskazany okres - 3.000 zł. Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, w związku z tym składki OC, AC i NNW za cały okres ubezpieczenia może zaliczyć do kosztów podatkowych jednorazowo, w dacie wystawienia polisy. Podatnik ujął więc w grudniu w kolumnie 13 księgi - "pozostałe wydatki" - składkę AC w wysokości 2.105,10 zł (po uwzględnieniu ograniczenia jak w poprzednim przykładzie - przypadek I). Natomiast składki OC i NNW zaliczył do kosztów grudnia w pełnej wysokości. Przykład W dniu 1 grudnia 2014 r. podatnik objął na podstawie leasingu operacyjnego samochód ciężarowy i zgodnie z umową leasingu ponosi koszty jego ubezpieczenia. Polisę ubezpieczeniową (OC, AC, NNW) wykupił na okres od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2015 r. Składka AC za wskazany okres wynosi 5.000 zł. Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną. W grudniu ujął w kolumnie 13 księgi - "pozostałe wydatki" - składki z tytułu OC, AC i NNW w pełnej wysokości. |
|