Nasza firma zamierza przekazywać nagrody rzeczowe pracownikom kontrahentów, którzy zamawiają nasze towary. Wartość nagród będzie uzależniona od ilości punktów zebranych za złożone zamówienia na konkretne produkty (odpowiednio do ich wartości). Czy wydatki poniesione na zakup tych nagród będziemy mogli zaliczać do kosztów uzyskania przychodów? Jakie skutki w podatku dochodowym spowoduje dołączenie do nagrody rzeczowej również nagrody pieniężnej (aby "zrekompensować" podatek dochodowy, który zapłaci pracownik kontrahenta od otrzymanej nagrody)?
Wydatki poniesione na zakup nagród rzeczowych, jak również na wypłatę nagród pieniężnych dla pracowników kontrahentów, którzy zamawiają towary oferowane przez firmę Czytelników, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane.
Z kolei nagrodzony pracownik kontrahenta uzyska przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W przypadku przyznania nagrody mieszanej, składającej się z określonej rzeczy oraz pewnej kwoty pieniędzy, wartość takiej nagrody należy ustalić jako sumę wartości poszczególnych jej części (rzeczowej i pieniężnej). Kwotę tego przychodu firma Czytelników powinna wykazać w informacji PIT-8C.
Zgodnie z ogólną definicją kosztów podatkowych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop.
Wydatki te powinny być zatem funkcjonalnie związane z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, racjonalne i obiektywnie uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, jak również prawidłowo udokumentowane. Taki pogląd prezentują nie tylko organy podatkowe, lecz również sądy administracyjne w wydanych orzeczeniach (por. wyrok WSA w Łodzi z 23 maja 2014 r., sygn. akt I SA/Łd 345/14 - orzeczenie nieprawomocne).
Warto przy tym pamiętać, że w razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi, to na podatniku ciąży obowiązek wykazania spełnienia przesłanek z przedstawionej definicji kosztów podatkowych. W tym celu podatnik powinien dysponować dowodami, zawierającymi niezbędne informacje do stwierdzenia występowania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem (tak stwierdził m.in. NSA w wyroku z 11 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2253/10).
Każdy wydatek wymaga zatem indywidualnej analizy na tle konkretnego stanu faktycznego.
W rozpatrywanej sytuacji należy zauważyć, że wydatki na nagrody dla pracowników kontrahenta (zarówno rzeczowe, jak i pieniężne) nie zostały wymienione w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop, zawierających negatywne katalogi wydatków i kosztów, które niezależnie od celu ich poniesienia, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Perspektywa otrzymania nagrody, której wysokość jest uzależniona od ilości punktów zebranych za złożone zamówienia, niewątpliwie będzie motywować pracowników kontrahenta do osiągania jak najlepszych wyników sprzedaży towarów oferowanych przez firmę Czytelników. Tym samym wydanie tych nagród przyczyni się do zwiększenia przychodów tej firmy. Wydatki poniesione na zakup nagród rzeczowych, jak również na wypłatę nagród pieniężnych dla pracowników kontrahentów, którzy zamawiają towary firmy Czytelników, będą zatem spełniać przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych. W konsekwencji mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane.
Dla celów dowodowych wskazane jest opracowanie regulaminu, w którym zostaną określone szczegółowe zasady przydzielania punktów pracownikom kontrahentów, w zależności od wielkości składanych przez nich zamówień oraz reguły przyznawania im nagród o wartości odpowiadającej liczbie zgromadzonych punktów. Ponadto warto dysponować dokumentacją potwierdzającą spełnienie warunków niezbędnych do otrzymania nagrody, dowodami stwierdzającymi odebranie nagród przez osoby uprawnione (pracowników kontrahentów) oraz wskazującymi liczbę i wartość nagród.
Pracownik kontrahenta, któremu firma Czytelników przekaże omawianą nagrodę, uzyska przychód z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 20 ust. 1 updof, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
W przypadku przyznania nagrody mieszanej, składającej się z określonej rzeczy oraz pewnej kwoty pieniędzy, wartość takiej nagrody należy ustalić jako sumę wartości poszczególnych jej części (rzeczowej oraz pieniężnej).
W rozpatrywanej sytuacji firma Czytelników nie będzie miała obowiązku pobrania podatku dochodowego od osób fizycznych (zaliczki na ten podatek), natomiast będzie obowiązana sporządzić informację PIT-8C, w której wykaże kwotę przychodu uzyskanego przez pracownika kontrahenta. Informację tę należy przekazać w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego podatnikowi (pracownikowi kontrahenta) oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika.
Kwotę przychodu wykazaną w informacji PIT-8C pracownik kontrahenta powinien wykazać w zeznaniu podatkowym i opodatkować łącznie z innymi dochodami opodatkowanymi wg skali podatkowej.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
