Zbiorcza deklaracja PIT-4R

Deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy na formularzu PIT-4R składają płatnicy wymienieni w art. 31, 33-35, 41 i 42e updof.

Deklarację PIT-4R składa się w urzędzie skarbowym właściwym według:

• miejsca zamieszkania płatnika - w przypadku gdy płatnik jest osobą fizyczną,
   
• siedziby płatnika, a gdy płatnik nie posiada siedziby w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca prowadzenia działalności - w przypadku płatnika niebędącego osobą fizyczną.

Termin złożenia deklaracji upływa z końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jedynie w razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-4R należy przekazać do dnia zaprzestania tej działalności.

Pytania i odpowiedzi

1) W 2013 r. pobraliśmy pracownikowi zaliczkę na podatek od przychodu zwolnionego od podatku. Czy w PIT-4R należy ująć nienależnie pobraną zaliczkę na podatek?

Płatnik powinien wykazać w PIT-4R także nienależnie pobraną zaliczkę.

Obowiązkiem płatnika jest wpłacanie na rachunek właściwego urzędu skarbowego wszystkich pobranych od przychodów podatników zaliczek na podatek niezależnie od tego czy zostały one pobrane należnie, czy nienależnie. Z tego względu w deklaracji PIT-4R należy wykazać wszystkie pobrane zaliczki, nawet jeżeli zostały one pobrane bezpodstawnie.

2) W trakcie roku płatnik popełnił błąd, pobierając od przychodów z umowy zlecenia zamiast zaliczki na podatek zryczałtowany podatek. Czy w PIT-4R wykazać zryczałtowany podatek jako zaliczkę?

Zryczałtowany podatek należy potraktować jako zaliczkę na podatek i ująć go w PIT-4R.

Płatnik jest obowiązany prawidłowo opodatkować należności wypłacane osobom uzyskującym przychody z działalności wykonywanej osobiście. Jeżeli pomyli się i pobierze zryczałtowany podatek zamiast zaliczki na podatek, powinien ten błąd skorygować. Pobrany podatek powinien wówczas zostać wykazany jako zaliczka w deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 - co umożliwi zleceniobiorcy w zeznaniu rocznym poprawne rozliczenie uzyskanego przychodu.

3) W prowadzonej działalności gospodarczej nie zatrudniam pracowników. W 2013 r. zatrudniałem jednak dorywczo na kilka dni w miesiącu osobę na umowę zlecenia. Od wpłaconego jej wynagrodzenia pobierałem i odprowadzałem zaliczki na podatek. Czy w związku z tym muszę złożyć deklarację PIT-4R?

Zleceniodawca, który pobierał zaliczki na podatek, ma obowiązek złożyć PIT-4R.

Płatnicy zatrudniający zleceniobiorców, od należności których obliczali i odprowadzali zaliczki na podatek dochodowy, zobowiązani są do sporządzenia i złożenia rocznych deklaracji PIT-4R. Obowiązek ten nie został uzależniony od ilości zatrudnianych w roku podatkowym zleceniobiorców ani od długości okresu, w jakim wykonywali oni czynności w ramach zawartych umów zlecenia.

Należy podkreślić, że w PIT-4R płatnik ujmuje wyłącznie kwoty pobranych zaliczek na podatek. Gdyby od przychodów z umów zleceń pobierany był zryczałtowany podatek dochodowy, należałoby go wykazać w deklaracji PIT-8AR.

4) Przez pięć miesięcy w 2013 r. zatrudniałem w firmie na umowę o pracę kilku pracowników. Z przyczyn ekonomicznych zmuszony byłem ich zwolnić. Czy w tej sytuacji deklarację PIT-4R powinienem był złożyć zaraz po zwolnieniu pracowników?

Płatnik powinien złożyć PIT-4R do 31 stycznia 2014 r.

Termin do złożenia przez płatników deklaracji PIT-4R za rok podatkowy upływa w dniu 31 stycznia następnego roku podatkowego niezależnie od tego, że obowiązek poboru przez nich zaliczek na podatek ustał w trakcie roku podatkowego.

Jedynie w sytuacji zaprzestania przez płatnika działalności przed końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym, deklarację tę płatnik powinien przesłać w terminie do dnia zaprzestania działalności. Zatem zwolnienie pracowników w trakcie roku nie wpływa na zmianę terminu złożenia deklaracji PIT-4R.

5) Czy i ile razy można składać korektę deklaracji PIT-4R?

Płatnik ma możliwość korekty deklaracji PIT-4R. Może ją korygować dowolną ilość razy.

W celu skorygowania błędów w złożonej deklaracji PIT-4R płatnik powinien złożyć deklarację korygującą. Na formularzu tej deklaracji powinien zaznaczyć w części A w pozycji 6 kwadrat nr 2 "korekta deklaracji".

Przepisy Działu III rozdziału 10 Ordynacji podatkowej regulujące kwestię składania korekt przez podatników, płatników i inkasentów nie wprowadzają ograniczeń w zakresie liczby składanych przez te podmioty korekt deklaracji.

6) Czy w deklaracji PIT-4R ujmuje się kwotę zapłaconych odsetek z tytułu nieterminowego wpłacenia zaliczki na podatek za dany miesiąc?

Odsetek za nieterminowe wpłacanie zaliczek na podatek nie wykazuje się w PIT-4R.

W deklaracji PIT-4R ujmuje się wyłącznie kwoty zaliczek na podatek. Odsetki, jako zobowiązanie uboczne względem należności głównej, są w niej pomijane.

7) Firmę założyłem w innej miejscowości niż miejscowość, w której mieszkam. Podatek VAT i od dochodów z działalności gospodarczej płacę odpowiednio do urzędu skarbowego według miejsca prowadzenia działalności i miejsca zamieszkania. Ponadto zatrudniam dwóch pracowników, którzy podlegają pod jeszcze inne urzędy skarbowe. Do którego urzędu skarbowego powinienem złożyć PIT-4R?

W tym przypadku właściwym urzędem jest ten ze względu na miejsce zamieszkania płatnika.

Kwoty zaliczek na podatek pobranych od wynagrodzeń pracowników płatnicy mają obowiązek wpłacać na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika - jeżeli płatnik jest osobą fizyczną. Kwoty tych zaliczek wykazuje się w rocznej deklaracji PIT-4 R. Deklarację tę przekazuje się do tego samego urzędu skarbowego, do którego były wpłacane zaliczki na podatek od dochodów pracowników.

Zatem zarówno zaliczki na podatek pobrane od dochodów pracowników jak i deklarację PIT-4R płatnik powinien przekazać do urzędu skarbowego właściwego według swojego miejsca zamieszkania.

8) W grudniu 2013 r. pracownik przebywał przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, w związku z czym na koniec miesiąca nie otrzymał wynagrodzenia. Czy w PIT-4R pracownika tego należy uwzględnić w liczbie podatników za grudzień?

Takiego pracownika nie należy uwzględniać w deklaracji PIT-4R w liczbie podatników.

W deklaracji PIT-4R nazwa części C "Wykaz należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego" wskazuje, że w liczbie podatników należy wykazać tych pracowników, u których w danym miesiącu wystąpiły należne zaliczki na podatek dochodowy. Jak wynika z pytania, pracownik przez cały miesiąc przebywał na urlopie bezpłatnym, w związku z tym nie uzyskał za ten miesiąc wynagrodzenia i nie wystąpiła należna zaliczka na podatek. Pracownika takiego nie należy więc uwzględniać w liczbie podatników.

9) Rok podatkowy spółki z o.o. kończy się w lutym 2014 r. Czy PIT-4R należy złożyć do końca miesiąca następującego po roku podatkowym, tj. do 31 marca 2014 r., czy do końca stycznia 2014 r.?

Spółka z o.o. powinna złożyć PIT-4R do 31 stycznia 2014 r.

Co do zasady rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy, jednak podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają możliwość wyboru roku podatkowego, który nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Wybór roku podatkowego obejmującego inny okres niż rok kalendarzowy, nie wpływa na obowiązki spółki jako płatnika podatku. Oznacza to, że spółka powinna złożyć deklarację PIT-4R w terminie do 31 stycznia 2014 r.