Zakup licencji na programy komputerowe oraz koszty ich przedłużenia

W październiku nabyliśmy licencję na program komputerowy oraz dokonaliśmy przedłużenia innej licencji na kolejne 12 miesięcy. Czy wydatek taki należy amortyzować, czy raczej rozliczać poprzez rozliczenia międzyokresowe?

Nabyte licencje na programy komputerowe zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych, jeśli:

• nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
   
• przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,
   
• wykorzystywane są na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (por. art. 16b ust. 1 ustawy o PDOP i art. 22b ust. 1 ustawy o PDOF).

Wartość początkową programu komputerowego stanowi cena nabycia, tj. kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania go do używania, a w szczególności o koszty instalacji i uruchomienia tych programów oraz systemów komputerowych, odsetek, prowizji i pomniejszona o podlegający odliczeniu podatek VAT. Jeżeli zakup jest rozliczany w walucie obcej, cenę nabycia koryguje się o różnice kursowe, naliczone do dnia przekazania programu (licencji) do używania.

Przez koszty instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych uznaje się tzw. koszty wdrożeniowe. Są to koszty poniesione na dostosowanie programu do własnych potrzeb, czyli indywidualnych oczekiwań i wymogów użytkownika.

Wartości początkowej programu nie zwiększają natomiast, jako koszty niezwiązane bezpośrednio z zakupem, koszty szkolenia pracowników w zakresie obsługi nabytego oprogramowania. Przyjmuje się bowiem, że celem takich wydatków jest podwyższenie zawodowych kwalifikacji pracowników.

Programy (licencje) uznane za wartości niematerialne i prawne podlegają amortyzacji. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie może być krótszy niż 24 miesiące (art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP i art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF). Oznacza to, że maksymalna stawka amortyzacyjna wynosi 50%. Należy przy tym pamiętać, że amortyzacji programów (licencji) dokonuje się wyłącznie przy zastosowaniu liniowej metody amortyzacji.

Podobnie jak w przypadku środków trwałych, jeżeli wartość początkowa nabytego programu (licencji) nie przekracza 3.500 zł, można dokonać jednorazowego odpisu lub w ogóle odstąpić od amortyzacji, zaliczając wydatek na nabycie programu (licencji) bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania (por. art. 22d ust. 1 ustawy o PDOF i art. 16d ust. 1 ustawy o PDOP).

Analogiczne zasady kwalifikacji mogą być również stosowane dla celów bilansowych (por. art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości). Wyjątek stanowią licencje oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, które dla celów rachunkowości mogą być w określonych przypadkach kwalifikowane do inwestycji.

Bilansowe odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej programu (licencji) dokonywane są na zasadach ogólnych, drogą systematycznego, planowego rozłożenia jej wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji, przy uwzględnieniu okresu jej ekonomicznej użyteczności. W przypadkach, gdy okres ekonomicznej użyteczności licencji pokrywa się z okresem amortyzacji wyznaczanym przez przepisy podatkowe, można, na zasadach uproszczenia, stosować również dla celów rachunkowych stawki podatkowe.

W księgach rachunkowych wydatki na nabycie licencji zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych, księguje się zapisem:

Natomiast licencje niespełniające definicji wartości niematerialnych i prawnych podlegają odniesieniu bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, zapisem:

Odnośnie kosztów dotyczących przedłużenia licencji na kolejne okresy należy wskazać, że o ile nie występuje w związku z tym wydanie nowej licencji, to wydatki takie mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów działalności operacyjnej stanowiących koszty uzyskania przychodów.

Jednak ponieważ są to koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodem, najczęściej dotyczące kilku lat podatkowych, zastosowanie znajdzie tutaj art. 22 ust. 5c ustawy o PDOF oraz art. 15 ust. 4d ustawy o PDOP, czyli obowiązek przyporządkowań kosztu do okresu, którego dotyczy.

Podobny obowiązek wynika z zasady memoriału określonej w art. 6 ustawy o rachunkowości oraz art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakazującego koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych rozliczać w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Dla celów bilansowych, na zasadzie uproszczenia, jednostki mogą odstąpić od rozliczania w czasie kwot nieistotnych. Wówczas jednak dla celów podatkowych wystąpi konieczność statystycznego rozliczenia takich kosztów do właściwych lat podatkowych.

Uwzględniając powyższe, bardziej zasadnym będzie rozliczanie wydatku na przedłużenie licencji w czasie zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych, co w jednostce stosującej tylko konta zespołu 4 może przebiegać następującym zapisem:

Natomiast odpisanie odpowiedniej części tego kosztu przypadającej na dany okres sprawozdawczy podlega księgowaniu: