Spółka w regulaminie wynagradzania zamieściła informację, że nie wypłaca diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, tylko zwraca koszty na podstawie faktur. Czy kwota zwrotu, która przekracza wysokość diety, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu?
Nadwyżka zwracanych pracownikowi kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanym dalej: rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Przy czym pracodawca spoza sektora budżetowego warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej może określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (z zastrzeżeniem wysokości diety). Obowiązujące u niego regulacje zakładowe mogą przewidywać bardziej korzystne warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów powołanego rozporządzenia. W takiej sytuacji z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na warunkach określonych w regulacjach zakładowych. Zakład pracy może m.in. zrezygnować z wypłacania diet i w ich miejsce dokonywać zwrotu kosztów wyżywienia faktycznie poniesionych przez pracownika.
Skutki podatkowe
Otrzymana przez pracownika kwota tytułem zwrotu kosztów wyżywienia stanowi jego przychód ze stosunku pracy. Przy czym rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zwrotu kosztów wyżywienia na podstawie faktur nie oznacza, że w takiej sytuacji cała należność związana z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej jest zwolniona od podatku dochodowego.
Dla celów podatkowych wypłacone pracownikowi należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, do wysokości określonej m.in. w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.
Zwróć uwagę!
Świadczenia z tytułu podróży służbowych pracownika (zarówno krajowych jak i zagranicznych) są wolne od podatku dochodowego, tylko do wysokości określonej przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W razie przekroczenia tej wysokości kwota nadwyżki podlega opodatkowaniu. |
Z § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że w czasie podróży krajowej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia przysługuje pracownikowi dieta, która obecnie wynosi 30 zł za dobę podróży. Natomiast w podróży zagranicznej dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, a jej wysokość uzależniona jest od docelowego państwa podróży (§ 13 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia).
Ze zwolnienia od podatku korzysta więc wyłącznie ta wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży - bez względu na formę tego świadczenia - która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej.
Stanowisko takie zajmują także organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 lipca 2013 r., nr IBPBII/1/415-407/13/BD wypowiedział się, że wypłacony pracownikom zwrot kosztów wyżywienia, udokumentowany fakturami lub rachunkami korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, wyłącznie do wysokości ustalonej na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Organ podatkowy dodał przy tym, że: "Dla zastosowania tegoż zwolnienia nie ma przy tym znaczenia, w jakiej formie zwrot kosztów wyżywienia wystąpi, a więc czy będzie to zwrot udokumentowanych wydatków, czy też kwota diety. Natomiast nadwyżka nad ustalone w ww. rozporządzeniu limity podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w (…) art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co w konsekwencji spowoduje, iż Wnioskodawca, jako płatnik podatku dochodowego będzie miał obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od nadwyżki zwróconych pracownikom kosztów wyżywienia poniesionych przez nich podczas podróży służbowych, ponad ustalone limity diet określonych w rozporządzeniu w sprawie delegacji krajowych jak i zagranicznych".
Podobnie wypowiedział się Minister Finansów m.in. w interpretacjach indywidualnych: z 23 listopada 2012 r., nr DD3/033/46/OBQ/12/PK-840 i z 3 grudnia 2012 r., nr DD3/033/ 96/ILG/12/PK-2154.
Rozstrzygnięcie składkowe
Podobnie omawiane zagadnienie jest rozstrzygane na gruncie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Na podstawie wymienionego przepisu, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
O interpretację tego przepisu w kontekście finansowania przez pracodawcę wyżywienia pracownika, będącego w podróży służbowej, ponad kwotę diety określonej przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowej nasze Wydawnictwo wystąpiło do ZUS. W dniu 20 czerwca 2013 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której czytamy, że: "Rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diet i zapewnianie pracownikom bezpłatnego wyżywienia w okresie podróży służbowej nie oznacza, że w takiej sytuacji należności związane z wyżywieniem są w pełnej wysokości wyłączone z podstawy wymiaru składek. Niezależnie od formy w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowej, z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia (tj. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej - przyp. red.). Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne".
Przykład
Pracownik przebywał w krajowej podróży służbowej przez dwie doby, z tytułu której przysługuje mu dieta w wysokości 60 zł (2 x 30 zł). Z regulaminu wynagradzania wynika jednak, że pracodawca nie wypłaca diet z tytułu krajowych podróży służbowych, tylko zwraca koszty wyżywienia na podstawie faktur. Po powrocie z delegacji pracownik przedstawił pracodawcy fakturę za wyżywienie podczas wyjazdu, na kwotę 220 zł. Wolna od podatku oraz składek ZUS jest kwota 60 zł. Natomiast od kwoty 160 zł (220 zł - 60 zł) pracodawca obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek oraz składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. |
|