Koszty zapewnienia swobodnego działania zakładowym organizacjom związkowym

Ustawa o związkach zawodowych obliguje pracodawcę do zapewnienia swobodnego działania zakładowej organizacji związkowej na terenie zakładu pracy. W wykonaniu tego obowiązku pracodawca jest obowiązany udostępnić tej organizacji pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy. Warunki, na których zapewnia te świadczenia, powinny być określone w umowie. Tak wynika z art. 33 powołanej ustawy.

Należy podkreślić, że ustawa o związkach zawodowych nie rozstrzyga czy zapewnianie przez pracodawcę wspomnianych świadczeń na rzecz zakładowej organizacji związkowej powinno mieć charakter odpłatny, czy nieodpłatny. Tę kwestię strony mogą zatem samodzielnie uregulować w ramach swobody kontraktowania.

Zgodnie z kierunkiem wykładni sądowej oraz stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe, koszty ponoszone w związku z nieodpłatnym zapewnieniem pomieszczeń i urządzeń technicznych zakładowej organizacji związkowej, stanowią u pracodawcy wyłącznie koszty ekonomiczne. Pracodawca nie może natomiast ujmować tych kosztów do kosztów uzyskania przychodów, mimo że nie dotyczą ich wyłączenia wymienione w art. 23 updof lub art. 16 ust. 1 updop.

Przy kwalifikacji kosztu poniesionego do kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof lub art. 15 ust. 1 updop istotne jest stwierdzenie, że poniesiony wydatek pozostaje w związku z osiąganymi przychodami lub służy zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Związek taki nie zachodzi w przypadku ponoszenia wspomnianych kosztów na rzecz zakładowej organizacji związkowej.

Zagadnienie to było przedmiotem analizy dokonanej przez NSA. Sąd ten w wyroku z 27 marca 2013 r., sygn. akt II FSK 1460/11 (orzeczenie prawomocne) wywiódł, że: "(…) celem związków zawodowych jest reprezentowanie i obrona praw, interesów zawodowych i socjalnych pracowników (…), a ich działanie jest niezależne od działania pracodawcy (…). Co do zasady interesy pracodawcy i pracowników, w imieniu których występować będzie związek zawodowy, nie są zbieżne. O ile pracodawca zmierza zwykle do zwiększania przychodów i zmniejszania kosztów ich uzyskania, w tym również kosztów pracy, o tyle związki zawodowe dążą zwykle do zwiększania wynagrodzeń za pracę, poprawy warunków pracy i socjalnych, co zwykle, w razie spełnienia żądań, skutkuje podniesieniem kosztów działalności pracodawcy. Wspieranie finansowe związków zawodowych nie przekłada się w związku z tym na zwiększenie przychodów pracodawcy, a co najwyżej, na poprawę warunków prowadzenia przez te związki działalności na terenie zakładu pracy".

Należy zatem uznać, że wydatki ponoszone przez pracodawcę na pomieszczenia i urządzenia techniczne, które są nieodpłatnie zapewniane zakładowej organizacji związkowej, nie kwalifikują się do kosztów podatkowych. Do kosztów podatkowych nie należy również zaliczać wydatków związanych z zakupem prasy i materiałów biurowych na rzecz tej organizacji. Wydatków tych nie można bowiem uznać za poniesione w celu uzyskania przychodów ani zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza.

Powołanie pracownika do pełnienia funkcji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej nie ma wpływu na stosunek pracy łączący pracownika z pracodawcą. Jak stanowi art. 3 ustawy o związkach zawodowych, nikt nie może ponosić ujemnych następstw z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej. W szczególności nie może to być warunkiem nawiązania stosunku pracy i pozostawania w zatrudnieniu oraz awansowania pracownika.

Tak więc osoba pozostająca w zatrudnieniu, mimo oddelegowania do pełnienia funkcji w zakładowej organizacji związkowej nadal jest podmiotem praw i obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. Podstawowym prawem pracownika jest prawo do wynagrodzenia. Przy czym, zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy, wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną, natomiast za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.

Prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej przewiduje art. 31 ustawy o związkach zawodowych. Określa on m.in. liczbę pracowników, jaka może korzystać z tego uprawnienia. Ponadto z regulacji tego przepisu wynika, że zwolnienia od pracy, w zależności od wniosku zarządu zakładowej organizacji związkowej, udzielane są z zachowaniem prawa do wynagrodzenia lub bezpłatnie. Natomiast tryb udzielania zwolnień od pracy oraz zakres uprawnień przysługujących pracownikowi w czasie tych zwolnień określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 1996 r. w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy pracownikom pełniącym z wyboru funkcje w związkach zawodowych oraz zakresu uprawnień przysługujących pracownikom w czasie urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy (Dz. U. nr 71, poz. 336).

W myśl § 4 ust. 1 tego rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany, na wniosek zarządu zakładowej organizacji związkowej, zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie tej organizacji, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wykaże we wniosku, że zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie zwolnienia, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych. Jednocześnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia wynika, że wynagrodzenie od pracodawcy, przysługujące pracownikowi w okresie zwolnienia od pracy, ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Zatem, jeżeli w sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikom oddelegowanym do pełnienia funkcji przewodniczących zakładowych organizacji związkowych na warunkach określonych w ustawie o związkach zawodowych i w wysokości ustalonej w sposób wskazany w powołanym rozporządzeniu, to koszty z tego tytułu można uznać za koszty uzyskania przychodów. Wynagrodzenia te podlegają potrąceniu na zasadach określonych w art. 22 ust. 6ba updof i art. 15 ust. 4g updop. Takie stanowisko potwierdzają przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej: w Łodzi z 8 maja 2012 r., nr IPTPB3/423-59/12-2/IR, w Poznaniu z 30 sierpnia 2011 r., nr ILPB3/423-247/11-2/KS oraz w Katowicach z 17 listopada 2010 r., nr IBPBI/2/423-1091/10/MO.

Do kosztów podatkowych należy również kwalifikować koszty szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników oddelegowanych do pełnienia funkcji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej. Zapewnienie pracownikom okresowo takich szkoleń jest obowiązkiem zakładu pracy, wynikającym z przepisów Kodeksu pracy. Nie ma natomiast podstaw, by zakład pracy zawieszał realizowanie tego obowiązku na czas oddelegowania pracowników do pełnienia wspomnianych funkcji.

Ponadto, skoro osoby pełniące określone funkcje w zakładowych organizacjach związkowych pozostają pracownikami, zakład pracy nie powinien pomijać tych pracowników, ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych na potrzeby naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W szczególności taka konieczność nie wynika z przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). To oznacza, że kwota naliczonego odpisu, w tym przypadającego na pracowników oddelegowanych do zarządów zakładowych organizacji związkowych, będzie stanowić koszt uzyskania przychodów w dacie jej zapłaty na rachunek bankowy tego funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b updof i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop).

Ujęciu do kosztów uzyskania przychodów nie będą natomiast podlegały ewentualne wydatki pracodawcy, ponoszone np. na pokrycie kosztów szkoleń czy podróży pracowników odbywanych przez nich w związku z realizowaniem zadań z tytułu funkcji pełnionych w ramach zakładowych organizacji związkowych. Wydatki te nie są ponoszone w związku z realizacją obowiązków ustawowych i nie mają na celu osiągania przychodów ani zachowania albo zabezpieczenia źródła ich uzyskiwania. Zatem nie spełniają przesłanek uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 maja 2012 r., nr IBPBI/2/423-130/12/PC.