Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Dopłata do wczasów pracowników - ujęcie podatkowe i ewidencja ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Dopłata do wczasów pracowników - ujęcie podatkowe i ewidencja księgowa

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (811) z dnia 10.07.2013

Wczasy dla pracowników mogą być dofinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) albo ze środków obrotowych pracodawcy. Dofinansowanie może obejmować nie tylko wczasy pracownika, ale również dla członków jego rodziny. W niniejszym artykule przedstawimy skutki ww. dofinansowania, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Przedstawimy również ewidencję księgową operacji związanych z tym dofinansowaniem.

1. Przychód pracownika z tytułu otrzymanego dofinansowania

Dla pracownika otrzymanie od pracodawcy jakichkolwiek wypłat pieniężnych, bez względu na źródło ich finansowania, wiąże się z uzyskaniem przychodu ze stosunku pracy (zob. art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF). Jeśli więc pracownik otrzyma od pracodawcy dofinansowanie do wypoczynku, to uzyska przychód ze stosunku pracy, zarówno wtedy, gdy dopłata do wczasów będzie pochodzić ze środków ZFŚS, jak i ze środków obrotowych pracodawcy. Przychodem pracownika będzie również dofinansowanie do wypoczynku członków jego rodziny. Nie jest to przychód członków rodziny pracownika, gdyż gdyby pracownika nie łączyła umowa o pracę, ww. osoby nie uzyskałyby tego rodzaju świadczenia.

Powyższy przychód może w niektórych sytuacjach korzystać ze zwolnienia od podatku, w całości lub w części.


Dofinansowanie ze środków ZFŚS

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych:

  • sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,
     
  • łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Uwaga! Przez działalność socjalną rozumie się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej (zob. art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

W związku z powyższym, jeśli otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wczasów jego i członków jego rodziny będzie w całości pochodziło ze środków ZFŚS, a jego wartość łącznie z otrzymanymi wcześniej świadczeniami socjalnymi:

  • nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł - wartość tego dofinansowania będzie zwolniona od podatku dochodowego,
     
  • przekroczy w roku podatkowym kwotę 380 zł - wolna od podatku będzie jedynie kwota dofinansowania mieszcząca się w ww. limicie, natomiast nadwyżka będzie już podlegała opodatkowaniu.

Gdyby natomiast pracownik jeszcze przed otrzymaniem dofinansowania "wykorzystał" ww. limit 380 zł, wówczas cała wartość dofinansowania podlegałaby opodatkowaniu.

Przykład

Załóżmy, że w lipcu 2013 r. pracownik otrzymał od pracodawcy dofinansowanie z ZFŚS do wczasów "pod gruszą" dla siebie oraz żony, w wysokości 500 zł. W 2013 r. pracownik otrzymał z ZFŚS także inne świadczenie w wysokości 200 zł. W tym przypadku cała wartość otrzymanego dofinansowania stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, przy czym wolna od podatku będzie kwota 180 zł (380 zł - 200 zł), a pozostała kwota dofinansowania, wynosząca 320 zł (500 zł - 180 zł) będzie podlegała opodatkowaniu.

Istnieje również możliwość całkowitego zwolnienia od podatku otrzymanego dofinansowania z ZFŚS, bez względu na jego wysokość. Dotyczy to jednak wyłącznie dopłat dla dzieci pracowników, jeśli spełnione zostaną łącznie następujące warunki (zob. art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o PDOF):

  • dopłata dotyczy dzieci i młodzieży do lat 18,
     
  • wypoczynek został zorganizowany w formie: wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączony z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu,
     
  • organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 stycznia 2013 r., nr IBPBII/1/415-890/12/MK stwierdził, że przez zorganizowany wypoczynek, o którym mowa w ww. przepisach, należy rozumieć:

"(…) wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego, czyli przygotowanego przez podmiot, który zajmuje się statutowo lub w ramach działalności gospodarczej organizacją wypoczynku. (…) do zorganizowanych form wypoczynku nie można zaliczyć takich form, jak: wczasy "pod gruszą", pobyt u rodziny oraz wypoczynek organizowany "na własną rękę" przez rodziców (pracowników) i związany z tym pobyt dzieci w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych, czy wynajmowanych pokojach, gospodarstwach agroturystycznych, prywatnych kwaterach. (…)"

Organ podatkowy stwierdził ponadto, że aby można było skorzystać z ww. zwolnienia od podatku, z przedstawionych dokumentów musi wynikać, że wypoczynek dotyczył dziecka pracownika (imię i nazwisko dziecka w treści dokumentu), a nabywcą musi być pracownik (rodzic dziecka).


Dofinansowanie ze środków obrotowych pracodawcy

Jeśli źródłem dofinansowania do wypoczynku pracownika (członków jego rodziny) są środki obrotowe pracodawcy, to wartość takiego dofinansowania podlega w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku, gdy pracodawca dopłaci do wypoczynku dziecka pracownika, które nie ukończyło 18 roku życia. Takie dofinansowanie może korzystać ze zwolnienia od podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł, jeśli spełnione zostaną łącznie te same warunki jak w przypadku dofinansowania z ZFŚS (zob. art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) ustawy o PDOF).

Przykład

Załóżmy, że w lipcu 2013 r. pracownik otrzyma od pracodawcy, z jego środków obrotowych, dofinansowanie do wczasów "pod gruszą" dla siebie oraz żony w kwocie 400 zł oraz dopłatę w kwocie 500 zł do kolonii 12-letniego dziecka, zorganizowanej przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Jest to pierwsza dopłata do wypoczynku dziecka otrzymana w 2013 r.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlega dofinansowanie do wczasów pracownika oraz jego żony (w kwocie 400 zł), natomiast kwota dofinansowania do kolonii dziecka jest zwolniona z podatku, bowiem mieści się w ww. limicie 760 zł.


2. Oskładkowanie dopłat do wypoczynku pracowników

Również kwestia oskładkowania dopłat do wczasów pracowników uzależniona jest od tego, z jakiego źródła pochodzi to dofinansowanie.

Jeśli źródłem dofinansowania do wczasów pracowników (lub członków ich rodzin) są środki ZFŚS, to kwota tego dofinansowania korzysta ze zwolnienia z oskładkowania. Wynika to wprost z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdzie zapisano, że podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Gdyby natomiast dopłaty do wczasów pracowników (członków ich rodzin) sfinansowane zostały ze środków obrotowych pracodawcy, to wartość otrzymanego świadczenia podlegałaby oskładkowaniu, bez względu na jego wysokość. Ustawodawca nie zawarł bowiem żadnych regulacji, które umożliwiałyby wyłączenie ww. świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Powyższe zasady dotyczą również składki na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż do ustalania podstawy jej wymiaru stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).


3. Koszty uzyskania przychodów u pracodawcy

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP (i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (z wyjątkiem świadczeń urlopowych, wypłaconych zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Powyższym przepisem objęto nie tylko wydatki sfinansowane ze środków ZFŚS, ale również ze środków obrotowych pracodawcy, jeśli przekazane pracownikom świadczenia mają charakter socjalny. Jak wcześniej pisaliśmy, działalność socjalna obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej.

Do ww. działalności socjalnej należy dofinansowanie do wypoczynku pracownika (lub członków jego rodziny). W związku z tym, poniesione na ten cel wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów pracodawcy i to niezależnie od tego, czy źródłem tego dofinansowania są środki ZFŚS, czy też środki obrotowe pracodawcy.


4. Dopłata do wypoczynku pracownika a VAT

W sytuacji, gdy pracodawca dopłaca do wypoczynku pracownika, a źródłem tego dofinansowania są środki ZFŚS, to taka dopłata pozostanie poza zakresem ustawy o VAT, tj. nie będzie powodowała konieczności wykazania VAT należnego od przekazanych środków pieniężnych. Administrowanie środkami ZFŚS jest bowiem poza VAT, gdyż są to czynności dokonywane poza sferą prowadzonej działalności gospodarczej pracodawcy (nie są to czynności podejmowane przez pracodawcę w charakterze podatnika VAT).

Wspomnijmy, że kwestia opodatkowania przekazanych pracownikowi świadczeń sfinansowanych ze środków ZFŚS wzbudzała kontrowersje. Niedawno jednak Minister Finansów wydał interpretację ogólną (nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD50859 z 27 maja 2013 r.), w której uznał, że czynności dokonywane przez pracodawcę w ramach administrowania ZFŚS są poza VAT. Interpretację tę opisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 18 z 20 czerwca 2013 r., w artykule pt. "Administrowanie środkami ZFŚS jest poza VAT - interpretacja ogólna Ministra Finansów".

Gdy pracodawca przekaże pracownikowi dofinansowanie do wczasów ze swoich środków obrotowych (na podstawie faktury wystawionej na pracownika), to takie przekazanie będzie także poza VAT. Pracodawca nie dokonuje bowiem na rzecz pracownika dostawy towaru ani nie świadczy żadnej usługi (przekazuje jedynie pieniądze).


5. Ewidencja księgowa

Sposób zaewidencjonowania dofinansowania do wypoczynku pracowników uzależniony jest od tego, czy źródłem tego dofinansowania są środki obrotowe pracodawcy, czy środki ZFŚS.


Dofinansowanie ze środków ZFŚS

W tym przypadku dofinansowanie do wypoczynku pracownika ewidencjonuje się za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Operacje związane z udzieleniem i wypłatą tego dofinansowania mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy w następujący sposób:

1. Wartość przyznanego dofinansowania:
      - Wn konto 85-0,
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
2. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od otrzymanego przez pracownika dofinansowania, jeżeli nie korzysta ono ze zwolnienia od podatku:
      - Wn konto 23-4, Ma konto 22-4 "Rozrachunki z urzędem
        skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych".
3. Wypłata dofinansowania:
      - Wn konto 23-4,
   • jeśli wypłata została dokonana bezpośrednio z rachunku Funduszu:
      - Ma konto 13-5 "Rachunek wyodrębniony środków pieniężnych ZFŚS";
   • jeśli wypłata została dokonana z rachunku bieżącego pracodawcy lub z jego kasy:
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa" - wówczas
         dokonuje się refundacji środków z rachunku ZFŚS, księgując tę operację
         np. zapisem: Wn konto 13-0 lub konto 10, Ma konto 13-5.


Dofinansowanie ze środków obrotowych pracodawcy

W takim przypadku kwotę przyznanego pracownikowi dofinansowania ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej pracodawcy. Może to być zaksięgowane:

1. Wartość przyznanego pracownikowi dofinansowania do wypoczynku:
      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - NKUP",
      - Ma konto 23-4
      i równolegle:
      - Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
2. Potrącenia:
   a) zaliczki na podatek dochodowy od otrzymanego przez pracownika dofinansowania:
      - Wn konto 23-4, Ma konto 22-4,
   b) składki ZUS - w części obciążającej pracownika:
      - Wn konto 23-4, Ma konto 22-5 "Rozrachunki z ZUS".
3. Zaksięgowanie składek ZUS w części obciążającej pracodawcę:
      - Wn konto 40-5, Ma konto 22-5.
4. Wypłata dofinansowania, pomniejszonego o kwoty ww. potrąceń:
      - Wn konto 23-4, Ma konto 13-0 lub konto 10.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.