Dopłaty do letniego wypoczynku pracownika i członków jego rodziny oraz byłych pracowników

Otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wypoczynku stanowi u niego przychód ze stosunku pracy. Przy czym przychodem tym jest nie tylko wartość dofinansowania do wypoczynku przypadająca na pracownika, ale również na członków jego rodziny. Podstawą tego świadczenia jest bowiem łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy (gdyby on nie istniał, to członkowie rodziny pracownika nie otrzymaliby tego rodzaju świadczenia).

Opodatkowanie tego rodzaju świadczenia zależy przede wszystkim od źródła jego finansowania oraz osób, na rzecz których jest ono przyznawane.

Jeżeli dofinansowanie zostanie przyznane do wypoczynku pracownika i pełnoletnich członków jego rodziny oraz pochodzi ze środków obrotowych pracodawcy, to zachodzi konieczność jego opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca kwotę tego świadczenia powinien doliczyć do wynagrodzenia pracownika przysługującego mu w danym miesiącu i od łącznej kwoty dochodu pobrać zaliczkę na podatek.

Korzystniejsze, pod kątem obciążeń podatkowych jest sfinansowanie dopłaty do wypoczynku pracownika i pełnoletnich członków jego rodziny ze środków ZFŚS. W tym bowiem przypadku możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia od podatku wymienionego w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Fakt, że dofinansowanie ma charakter pieniężny, spełnia już jeden z warunków zawartych w tym przepisie. Kolejnym jest pochodzenie tego dofinansowania w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Świadczenie to musi mieć także związek z finansowaniem działalności socjalnej. Istotna jest też jego wysokość. Obowiązujący w tym zakresie limit 380 zł ma zastosowanie do świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika w danym roku podatkowym (ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych). Gdyby dopłata do wypoczynku wraz z innymi świadczeniami przekroczyła wspomniany limit, nadwyżkę powyżej kwoty 380 zł należy doliczyć do przychodu osiągniętego przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty dochodu odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Do przychodów uzyskanych przez pracownika ze stosunku pracy zalicza się również dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracownika, które nie ukończyły 18 lat. Przy czym wypłacane pracownikom świadczenia w związku z wypoczynkiem tych dzieci są w określonych warunkach wolne od podatku na korzystniejszych warunkach niż świadczenia na rzecz dzieci pełnoletnich.

W przypadku gdy dzieci pracowników są w wieku do 18 lat, a ponadto wypoczynek:

• jest zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
   
  
• ma formę wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym połączonego z nauką,

zastosowanie znajduje art. 21 ust. 1 pkt 78 updof.

Na gruncie powołanego przepisu ważne jest źródło, z którego pochodzić będą pieniądze przeznaczone na dofinansowanie wypoczynku. Dopłaty z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra jest wolne od podatku - niezależnie od jego wysokości. Natomiast dofinansowanie do wymienionych form wypoczynku z innych źródeł jest wolne od podatku dochodowego - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Forma wypoczynku i jej organizator

Wskazanie przez ustawodawcę w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof czterech form wypoczynku oznacza, że nie każda dopłata do wypoczynku może korzystać ze zwolnienia od podatku, a tylko ta, która związana jest z wypoczynkiem mającym postać wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska. Przy czym spośród wymienionych form wypoczynku do letnich należą:

• wczasy, czyli wypoczynek poza miejscem zamieszkania, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, całodzienne wyżywienie, a niekiedy także rozrywki sportowe i kulturalne,
   
• kolonie, czyli zorganizowany pobyt dzieci i młodzieży poza miejscem stałego zamieszkania, dla wypoczynku w czasie wakacji,
   
• obóz, czyli zorganizowany wypoczynek grupy ludzi, często połączony z uprawianiem sportu, doskonaleniem zawodowym, nauką języków obcych.

Do celów podatkowych ważne jest również, aby wymienione formy wypoczynku były zorganizowane przez podmiot prowadzący działalność w zakresie wypoczynku. W przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest określenia, jakie podmioty należy uważać za prowadzące działalność w zakresie wypoczynku. Powszechnie przyjmuje się, że do podmiotów tych zaliczyć można zarówno te, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. biura turystyczne, biura podróży), jak również i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością. Znaczenie ma więc formalnoprawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu.

Wysokość dopłaty do wypoczynku

Z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof wynika, że aby świadczenie było objęte preferencją podatkową, konieczne jest, aby przybrało ono formę dopłaty. Tymczasem z dopłatą mamy do czynienia, gdy dochodzi do częściowego pokrycia wydatku. Mając to na uwadze, należałoby uznać, że pracodawca powinien tylko w części pokryć wydatki związane z wypoczynkiem, aby można było mówić, że mamy do czynienia z dopłatą wolną od podatku. Okazuje się jednak, że Minister Finansów ma w tej kwestii odmienne - korzystniejsze - zdanie. W jego ocenie nie ma przeszkód dla zastosowania omawianego zwolnienia, w sytuacji gdy kwota przysługującej dopłaty do zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży pokrywa w całości poniesione przez pracownika wydatki. Tak stwierdził Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2012 r., nr DD3/033/61/CRS/11/PK-27.

Dokumentowanie wydatków

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka do lat 18. Oznacza to, że za dowód poniesienia wydatku należy przyjąć każdy dokument, z którego wynikają dane organizatora, forma wypoczynku, dane dziecka korzystającego z wypoczynku, dane osoby dokonującej zapłaty, kwota i data dokonania zapłaty. Dowodami takimi mogą być np.: faktura, rachunek, dowód wpłaty KP, przelew bankowy, czy przekaz pocztowy.

Należy zaznaczyć, że zasady dokumentowania dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 mogą być określone w regulaminie ZFŚS lub w innych przepisach wewnątrzzakładowych.

Wczasy pod gruszą

Jak zostało wskazane, aby zastosować zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, konieczne jest, by dopłata dotyczyła takich form wypoczynku, jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska. Ponadto ważne jest, aby wypoczynek ten był zorganizowany przez podmiot, który prowadzi działalność w tym zakresie. Tym samym do wolnych od podatku na podstawie powołanego przepisu nie można zaliczyć dopłat do wczasów pod gruszą.

Jeżeli dofinansowanie do tej formy wypoczynku dotyczy dziecka w wieku do 18 lat, to wówczas stanowi przychód pracownika:

• do którego ma zastosowanie omówiony wcześniej art. 21 ust. 1 pkt 67 updof - jeżeli dofinansowanie pochodzi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych,
   
• podlegający opodatkowaniu - jeżeli źródłem finansowania są środki obrotowe.

Dofinansowanie wypoczynku emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami jest dla tych osób przychodem z innych źródeł. Przychód ten korzysta ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 38 updof, jeżeli:

• dofinansowanie wypoczynku otrzymał emeryt lub rencista,
   
• dofinansowanie zostało przyznane wspomnianym osobom w związku z istniejącym uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym przez związki zawodowe,
   
• wartość wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez te osoby od byłych pracodawców, w tym od związków zawodowych, nie przekracza w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

Dla zastosowania tego zwolnienia od podatku bez znaczenia jest źródło finansowania świadczeń otrzymanych przez emerytów i rencistów.

W razie otrzymania przez te osoby w danym roku świadczeń ponad limit 2.280 zł, były pracodawca (płatnik) od nadwyżki obowiązany jest pobrać 10% zryczałtowany podatek dochodowy (art. 30 ust. 1 pkt 4 updof).

Pobrany podatek płatnik powinien przekazać w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby (art. 42 ust. 1 updof).

Do tego samego urzędu skarbowego płatnik powinien także złożyć roczną deklarację PIT-8AR. Ma na to czas do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42 ust. 1a updof). Natomiast emerytowi lub renciście (byłym pracownikom) nie sporządza się żadnej informacji podatkowej. Wynika to z faktu, że w zeznaniu nie wykazuje się dochodów, od których został pobrany podatek zgodnie m.in. z art. 30 ust. 1 pkt 4 updof.

Oskładkowanie dofinansowania wypoczynku pracowników i członków ich rodzin zależy od źródła pochodzenia środków przeznaczonych na ten cel.

Otrzymane przez pracowników świadczenia sfinansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Tego typu świadczenia nie stanowią także podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Zatem dofinansowanie ze środków ZFŚS do wypoczynku pracowników oraz członków ich rodzin nie podlega oskładkowaniu.

Natomiast świadczenia sfinansowane ze środków obrotowych nie zostały wyłączone z oskładkowania. Oznacza to, że dofinansowanie wypoczynku pracownika, jak i jego małżonka oraz dzieci, sfinansowane ze środków obrotowych zakładu pracy, podlega oskładkowaniu w pełnej wysokości i na takich samych zasadach jak pozostały przychód ze stosunku pracy.

Źródło finansowania nie ma wpływu natomiast na oskładkowanie dofinansowania wypoczynku emerytów i rencistów - byłych pracowników. Świadczenia wypłacone tym osobom nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.