Nagroda rzeczowa otrzymana przez przedsiębiorcę od kontrahenta i przeznaczona na cele firmowe - aspekt podatkowy i bilansowy

Jako osoba fizyczna prowadzę samodzielną działalność gospodarczą, od której opłacam liniowy podatek dochodowy. Moja firma otrzymała od kontrahenta nagrodę rzeczową za udział w promocji jego produktów. Do nagrody dołączono protokół odbioru, w którym wskazano jej wartość brutto. Zamierzam przeznaczyć tę nagrodę na cele związane z działalnością gospodarczą.

1) Jak powinienem w takiej sytuacji rozliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych?

Wartość nagrody rzeczowej - otrzymanej od kontrahenta w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą - przedsiębiorca powinien doliczyć do innych przychodów uzyskanych z tej działalności, w celu opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie ze stosowaną formą opodatkowania. W przypadku, gdy otrzymaną nagrodę rzeczową przedsiębiorca zaliczy do firmowych środków trwałych, to wówczas odpisy amortyzacyjne będą kosztem uzyskania przychodów. Natomiast jeżeli nagroda ta nie zostanie zaliczona do środków trwałych, jej wartość może być uwzględniona w kosztach podatkowych dopiero przy jej odpłatnym zbyciu przez przedsiębiorcę.

Powstanie przychodu z działalności gospodarczej

Z pytania wynika, że firma przedsiębiorcy otrzymała nagrodę rzeczową od kontrahenta za udział w promocji jego produktów. W takiej sytuacji, w świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z otrzymaniem nagrody od kontrahenta, przedsiębiorca uzyskał przychód ze źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 i art. 14 ustawy o PDOF. Do przychodów z tej działalności ustawodawca zaliczył bowiem m.in. wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PDOF).

Zgodnie z dyspozycją art. 11 ust. 2 ustawy o PDOF, wartość pieniężną otrzymanego przez przedsiębiorcę świadczenia w naturze (w postaci nagrody rzeczowej) należy określić na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. Można zatem przyjąć wartość nagrody figurującą w protokole odbioru - o ile nie jest ona niższa od jej wartości rynkowej.

Dla porządku należy przy tym wspomnieć, iż omawiany przychód w naturze mógłby korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, w przypadku gdyby został otrzymany przez przedsiębiorcę od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn (art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PDOF).

W rozpatrywanej sytuacji nie jest natomiast możliwe zastosowanie zwolnień od podatku określonych w art. 21 ust. 1 pkt 68 i 68a ustawy o PDOF. Przewidziane bowiem w tych przepisach zwolnienie od podatku nagród związanych ze sprzedażą premiową nie dotyczy nagród otrzymanych przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, stanowiących przychód z tej działalności.

W konsekwencji wartość nagrody rzeczowej uzyskanej od kontrahenta przedsiębiorca powinien doliczyć do swoich przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym miesiącu, w którym nagrodę tę otrzymał i opodatkować ją razem z innymi dochodami (przychodami) uzyskanymi z tego źródła, zgodnie ze stosowaną formą opodatkowania (czyli w rozpatrywanej sytuacji podatkiem liniowym).

Trzeba przy tym zauważyć, że firma kontrahenta, która wydała przedsiębiorcy omawianą nagrodę rzeczową, nie jest zobowiązana (jako płatnik) do poboru podatku dochodowego, jak również nie musi sporządzać informacji PIT-8C.

Pogląd ten znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 lutego 2013 r., nr IPPB2/415-999/12-5/MG, Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 grudnia 2012 r., nr IBPBI/1/415-1165/12/ESZ, a także Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 1 lutego 2012 r., nr IPTPB1/415-270/11-2/MD.

Koszty uzyskania przychodów

Ponieważ otrzymaną od kontrahenta nagrodę rzeczową Czytelnik zamierza wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej, to powinien ją ująć - odpowiednio - w firmowej ewidencji środków trwałych bądź w ewidencji wyposażenia.

Jeżeli zatem w świetle postanowień art. 22a-22o ustawy o PDOF, nagroda ta będzie spełniała przesłanki do zakwalifikowania jej do środków trwałych, to wówczas wartość początkową tego składnika majątku trzeba ustalić zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 3 tej ustawy, czyli jako jego wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa o nieodpłatnym przekazaniu (protokół odbioru) określa tę wartość w niższej wysokości.

Należy zauważyć, że w takiej sytuacji nie będzie miała zastosowania dyspozycja art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a) ustawy o PDOF, a tym samym podatnik będzie mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych sukcesywnie, według zasad ogólnych przewidzianych w art. 22h-22k tej ustawy albo jednorazowo - w miesiącu oddania do używania, albo w miesiącu następnym.

Do jednorazowej amortyzacji środków trwałych, których wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania jest równa lub niższa niż 3.500 zł, upoważnia norma zamieszczona w art. 22f ust. 3 powyższej ustawy. Powyższe odpisy amortyzacyjne będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Natomiast w przypadku, gdy otrzymana nagroda rzeczowa nie zostanie zaliczona do środków trwałych, to jej wartość może być uwzględniona w kosztach podatkowych dopiero przy jej odpłatnym zbyciu przez przedsiębiorcę. W takim bowiem przypadku konieczne jest posłużenie się ogólnymi regułami kwalifikacji kosztowej, określonymi w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF.

Z przepisów tych wynika zaś, że warunkiem koniecznym uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów jest m.in. poniesienie kosztu przez podatnika z jego własnych środków. Tymczasem w rozpatrywanym stanie faktycznym podatnik nie poniósł żadnych wydatków na nabycie omawianej nagrody. W konsekwencji, ujęcie jej wartości w kosztach podatkowych będzie możliwe dopiero w przypadku odpłatnego zbycia tej nagrody. W myśl bowiem unormowania zawartego w art. 22 ust. 1d ustawy o PDOF, w przypadku odpłatnego zbycia nieodpłatnie nabytych rzeczy, w związku z którymi - stosownie do art. 11 ust. 2-2b tej ustawy określony został przychód - kosztem uzyskania przychodów z ich odpłatnego zbycia jest wartość przychodu określonego m.in. w art. 11 ust. 2 ustawy o PDOF.

2) Czy otrzymanie nagrody rzeczowej ma jakiekolwiek konsekwencje na gruncie przepisów ustawy o VAT?

W związku z tym, że przedsiębiorca otrzymał rzecz nieodpłatnie (w formie nagrody od kontrahenta), to nie ma możliwości odliczenia VAT od nabycia tej rzeczy. Prawo do odliczenia VAT w tym przypadku nie wystąpiło, przedsiębiorca nie dysponuje bowiem fakturą, która mogłaby być podstawą do odliczenia tego podatku.

Odnosząc się natomiast do ewentualnego obowiązku wykazania VAT należnego od otrzymanej nagrody stwierdzić należy, że w świetle art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

• odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
   
• eksport towarów,
   
• import towarów na terytorium kraju,
   
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju,
   
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Za odpłatną dostawę towarów, powodującą konieczność wykazania VAT należnego, uważa się również nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności darowizny, pod warunkiem, że podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT od nabycia tych towarów. Tak wynika z art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. Na podstawie tego przepisu, VAT należny wykazuje podmiot przekazujący nagrodę, a nie podmiot ją otrzymujący.

A zatem, z uwagi na to, iż otrzymanie nagrody rzeczowej od kontrahenta nie jest żadną z wyżej wymienionych czynności, otrzymanie takiej nagrody jest dla podatnika neutralne podatkowo, tj. nie powoduje obowiązku naliczenia i zapłaty VAT należnego.

3) Czy otrzymaną nagrodę rzeczową przedsiębiorca powinien ująć w księgach rachunkowych?

O tym, czy przedsiębiorca powinien ująć otrzymaną nagrodę rzeczową w swoich księgach rachunkowych przesądza to, czy nagrodę tę można zaliczyć do aktywów.

Przez aktywa rozumie się - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości - kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

Gdy zatem otrzymaną rzecz (jako nagrodę) przedsiębiorca wykorzysta na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej oraz użytkowanie tej rzeczy przyniesie korzyść ekonomiczną, to powyższe przesłanki zostaną spełnione.

Jeśli przedsiębiorca zamierza otrzymaną rzecz wykorzystywać na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok, wówczas taka rzecz powinna - co do zasady - zostać zakwalifikowana do środków trwałych przedsiębiorcy, o ile będzie kompletna i zdatna do użytku (zob. art. 3 ust. 1 pkt 15 ww. ustawy). Rzecz tę przedsiębiorca powinien wprowadzić do swojej ewidencji środków trwałych i amortyzować na zasadach ogólnych.

Wartość początkową ww. rzeczy ustala się w cenie sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu, czyli zasadniczo według ceny rynkowej (zob. art. 28 ust. 2 - ostatnie zdanie ustawy o rachunkowości). Jeśli - jak to ma miejsce w omawianym przypadku - jednostka posiada dokument, na którym określono cenę otrzymanej rzeczy (protokół odbioru), to tę właśnie cenę powinna przyjąć do ustalenia wartości początkowej środka trwałego.

Jednocześnie tak ustaloną wartość nagrody jednostka powinna zaewidencjonować na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 2 ustawy o rachunkowości, rozliczenia międzyokresowe przychodów obejmują m.in. wartość przyjętych nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, środków trwałych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych. Przedstawimy to na przykładzie liczbowym.

Dekretacja:

Księgowania:

Dla celów podatkowych wartość otrzymanej nagrody stanowi dla przedsiębiorcy przychód z działalności gospodarczej. Jednocześnie przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej ww. laptopa, dokonywane zgodnie z przepisami ustawy o PDOF.

W sytuacji, gdy wartość otrzymanej w nagrodę rzeczy nie jest wysoka, wówczas - w ramach dopuszczalnych uproszczeń - rzecz ta nie musi być zaliczana do środków trwałych pomimo tego, iż spełnia definicję środka trwałego. Musi to jednak wynikać z przyjętej przez jednostkę polityki (zasad) rachunkowości. W polityce tej może być przykładowo zapisane, że składniki majątku spełniające definicję środka trwałego o niskiej wartości (np. nieprzekraczające 3.500 zł) nie są zaliczane do środków trwałych, a ich wartość księgowana jest bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, na koncie 40-1 "Zużycie materiałów".

Z kolei wartość otrzymanej nieodpłatnie rzeczy ujmuje się bezpośrednio na koncie pozostałych przychodów operacyjnych.

Dekretacja:

Księgowania:

Zasadne jest również ujęcie ww. składnika majątku w ewidencji pozabilansowej, w celu sprawowania nad nim kontroli.

Na potrzeby podatku dochodowego wartość otrzymanej nagrody stanowi dla przedsiębiorcy przychód podatkowy. Wartość tej nagrody będzie mogła zostać ujęta w kosztach podatkowych dopiero z chwilą jej odpłatnego zbycia, zgodnie z przywołanym wcześniej art. 22 ust. 1d ustawy o PDOF.