Pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Tak stanowi § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), obowiązującego od 1 marca 2013 r.
Pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę, pracodawca może wypłacić mu zaliczkę w walucie polskiej. Wówczas jej wysokość powinna stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.
Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Rozliczenia tego pracownik powinien dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia zagranicznej podróży służbowej.
Tak wynika z § 20 i § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia. Podobne zasady funkcjonowały na gruncie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), obowiązującego do 28 lutego 2013 r. Przy czym nowym rozwiązaniem wynikającym z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. jest wprowadzenie zapisu o kursach stosowanych do przeliczania zaliczki wypłacanej w złotówkach.
Otóż zaliczka w walucie polskiej poza tym, że powinna stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, to powinna być przeliczona według średniego kursu złotego w stosunku do waluty obcej określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Ten sam kurs (tj. średni kurs złotego określony przez NBP z dnia wypłaty zaliczki) należy przyjąć do rozliczenia z pracownikiem zaliczki wypłaconej mu na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej, jeżeli rozliczenie to dokonywane jest w walucie polskiej.
| Przykład
Pracodawca oddelegował pracownika w podróż służbową do Francji. Skalkulował, że na pokrycie kosztów tej podróży potrzebna będzie kwota 1.000 euro. Pracownik wyraził zgodę na wypłatę zaliczki w złotówkach. Kwotę 4.100 zł wypłacono mu 10 kwietnia 2013 r. 1.000 euro przeliczono według kursu średniego NBP z 10 kwietnia 2013 r., który wynosił 4,10 zł/euro (kurs przykładowy). W dniu 18 kwietnia 2013 r. pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży na kwotę 900 euro. Rozliczenia należności z tytułu podróży dokonano w walucie polskiej. Do rozliczenia tego przyjęto kurs średni NBP z dnia wypłaty zaliczki, tj. z 10 kwietnia 2013 r. Oznacza to, że łączna należność przysługująca pracownikowi z tytułu odbytej zagranicznej podróży służbowej wynosiła 3.690 zł (900 euro x 4,10 zł/euro). Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 410 zł (4.100 zł - 3.690 zł) pracownik zwrócił pracodawcy. |
| Zwróć uwagę!
Średni kurs złotego z dnia wypłaty zaliczki należy przyjmować wyłącznie na potrzeby rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Kurs ten nie ma wpływu na podatkowe rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej odbytej przez pracownika. |
Przedsiębiorca, który poniósł wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, spełniające warunki określone w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wydatki te poniesione zostały w walutach obcych, konieczne jest przeliczenie ich na złote. Przeliczenia tego należy dokonać według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop).
Przy podróżach służbowych za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. W związku z tym do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia tej podróży.
| Przykład
Przyjmijmy założenia z poprzedniego przykładu. Z tym, że pracodawca w celu uwzględnienia w kosztach podatkowych wydatków związanych z podróżą służbową poniesionych w walucie obcej, obowiązany jest dokonać ich przeliczenia na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej. Pracownik rozliczenia podróży służbowej dokonał 18 kwietnia 2013 r., co oznacza, że właściwym kursem będzie w tym przypadku średni kurs euro według NBP z 17 kwietnia 2013 r. Przyjmijmy, że kurs ten wyniósł 4,20 zł/euro. Koszty podróży służbowej wyniosły 900 euro. Zatem w kosztach uzyskania przychodów podatnik (pracodawca) może uwzględnić kwotę 3.780 zł (900 euro x 4,20 zł/euro). |
Jak widać na przedstawionych przykładach, rozliczenie z pracownikiem kosztów podróży służbowej zostało dokonane w wysokości 3.690 zł, natomiast do kosztów uzyskania przychodów pracodawca zaliczy wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika w kwocie 3.780 zł. Należy jednak wskazać, że różnica powstała pomiędzy tymi kwotami nie jest podatkową różnicą kursową.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
