1) Pracownikowi przebywającemu w zagranicznej podróży służbowej zwróciliśmy koszty noclegu w wysokości wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel. Wypłacona kwota przekroczyła jednak limit przewidziany w rozporządzeniu dotyczącym zagranicznej podróży służbowej. Czy od kwoty nadwyżki powinniśmy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy?
Jeżeli pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów noclegu w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony dla danego państwa, to od nadwyżki ponad ten limit nie pobiera zaliczki na podatek, gdyż cały zwrot korzysta ze zwolnienia od podatku.
Wolne od podatku dochodowego są wypłacone pracownikowi diety i inne należności za czas podróży służbowej - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.). Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof.
Z § 9 powołanego rozporządzenia wynika, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do tego rozporządzenia. Pracodawca może jednak w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony dla danego państwa.
Przepisy nie wskazują jednak, jakie okoliczności stanowią uzasadnienie dla przyznania zwrotu kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit. Naszym zdaniem, takim "uzasadnionym przypadkiem" może być np. brak wolnych miejsc w tańszych hotelach w danej miejscowości.
Skoro zatem w ocenie pracodawcy towarzyszące podróży służbowej okoliczności uzasadniają poniesienie wydatków na nocleg w hotelu w kwocie przekraczającej limit określony dla danego państwa i pracodawca wyraził zgodę na zwrot tych kosztów, to otrzymany przez pracownika zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem hotelowym w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.
2) Pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową pracodawca wypłacił diety w wysokości przekraczającej kwoty diet określone w rozporządzeniu dotyczącym zagranicznej podróży służbowej. Czy nadwyżka ponad wartość diet określonych w rozporządzeniu jest u pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu?
Nadwyżka ponad wartość diet określonych w rozporządzeniu stanowi u pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.
Dieta w zagranicznej podróży służbowej jest przeznaczona nie tylko na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika, lecz również na inne drobne wydatki. Dieta ta przysługuje w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju, odpowiednio dla docelowego państwa podróży.
Wypłacone pracownikowi diety z tytułu odbytej przez niego zagranicznej podróży służbowej są u pracownika przychodem ze stosunku pracy. Diety te korzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).
Jeżeli pracodawca wypłacił pracownikowi diety w wysokości wyższej niż kwoty diet ustalonych we wspomnianym rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Wówczas płatnik powinien kwotę nadwyżki zsumować z przychodami ze stosunku pracy osiągniętymi przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
