Firmowe imprezy - jak ustalić koszty organizatora i przychody uczestników?

Ważny cel i dowody

Z brzmienia art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop wynika, że kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop. Samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, iż pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop, uznane są za koszty uzyskania przychodów.

NSA w wyroku z 11 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2253/10 (orzeczenie prawomocne), analizując definicję kosztów uzyskania przychodów, położył nacisk na warunek istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Jak czytamy w uzasadnieniu tego wyroku: "Przede wszystkim, niezbędnym jest, aby podatnik wykazał, że bez jego poniesienia przychód by nie wystąpił. W tym celu podatnik powinien dysponować dowodami, zawierającymi niezbędne informacje do stwierdzenia występowania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem. Organy podatkowe stan faktyczny w sprawie ustalają bowiem na podstawie dowodów dokumentujących zdarzenia i na tej podstawie wyprowadzają wnioski co do związku danego wydatku z przychodem. Zatem, dowody przedkładane przez podatnika muszą poddawać się ocenie podatkowej i muszą one mieć związek ze zdarzeniem, którego koszt chce podatnik uwzględnić w rachunku podatkowym".

W przypadku organizacji imprezy integracyjnej dla pracowników, by zaliczyć jej koszt do kosztów podatkowych, należy położyć szczególny akcent na motywujący charakter imprezy. Inaczej wydatki na imprezę nie będą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, jako wydatki na działalność socjalną. Podatnik organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. Tak stwierdził WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 4283/06.

Jedna impreza, wydatki o różnym charakterze

Przedmiotem sporu podatnika z fiskusem, który zakończył się powołanym wyrokiem NSA z 11 maja 2012 r., była interpretacja przepisów prawa podatkowego.

We wniosku o interpretację podatnik (spółka z o.o.) wskazał, że organizuje spotkania szkoleniowo-integracyjne dla pracowników i osób współpracujących ze spółką. W planie spotkań przewidziane są dwie części: szkoleniowa i integracyjna. Część szkoleniowa odbywa się podczas zorganizowanych specjalnie w tym celu konferencji, obejmujących szkolenia produktowe, wykłady specjalistów, prezentacje slajdów, których celem jest przybliżenie kontrahentom specyfiki działalności spółki, zapoznanie z produktami i nowymi, oferowanymi rozwiązaniami. Szkolenia wzbogacone są o elementy o charakterze integracyjnym. Część integracyjna ukierunkowana jest na utrwalenie w pamięci klientów i kontrahentów zdobytej podczas szkoleń wiedzy o produktach sprzedawanych przez spółkę. W ciągu całego spotkania klienci i kontrahenci zasypywani są informacjami o tych produktach.

Spółka zadała pytanie, czy wszystkie wydatki, w tym koszty noclegów i wyżywienia, ponoszone na organizację spotkań szkoleniowo-integracyjnych, których uczestnikami są pracownicy i osoby współpracujące, mogą być w całości ujęte w kosztach uzyskania przychodów? Jej zdaniem wydatki te spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Organ podatkowy uznał, że do kosztów uzyskania przychodów spółka może zaliczyć wydatki związane z organizacją szkoleń oraz imprez integracyjnych dla pracowników. Natomiast nie może ująć w kosztach organizacji imprez integracyjnych dla klientów i kontrahentów.

Spółka zaskarżyła decyzję, zarzucając organowi podatkowemu m.in. nieuprawnione dokonanie oceny wydatków na szkolenia i imprezy integracyjne, ponieważ spółka poniosła koszty jednej imprezy. To sprowokowało wojewódzki sąd administracyjny do sformułowania tezy: "(...) okoliczność, że organizowana jest jedna impreza, nie wyklucza poniesienia w ramach jej organizacji wydatków o różnym charakterze".

Ostatecznie Sądy obu instancji nie zmieniły interpretacji organu podatkowego.

Alkoholu firma nie "wrzuci" w koszty

NSA w wyroku z 5 kwietnia 2012 r., sygn. akt II FSK 2101/10 (orzeczenie prawomocne) odniósł się do kosztów poniesionych przez podatnika związanych ze szkoleniami dla pracowników. Uznał, że kosztem podatkowym mogą być koszty wynajęcia sal, ewentualnego zakwaterowania i wyżywienia pracowników podczas szkolenia. Z tym zastrzeżeniem, że nie mogą obejmować alkoholu. W ocenie Sądu wydatki na alkohol nie są niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, ani nie służą celowi szkolenia. W konsekwencji nie służą także celowi, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie (zabezpieczenie) jego źródła w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop.

NSA zgodził się natomiast na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na konsumpcję, w tym alkoholu, w przypadku spotkań integracyjnych organizowanych dla pracowników. Jednak nie wszystkie składy sędziowskie akceptują wydatki na alkohol w kosztach firmy. WSA we Wrocławiu w wyroku z 5 lipca 2012 r., sygn. akt I SA/Wr 444/12 (orzeczenie nieprawomocne) stwierdził, że wydatki na napoje alkoholowe, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Dla oceny tego kosztu bez znaczenia pozostaje też ilość i rodzaj podawanego alkoholu. Z kolei WSA w Rzeszowie w wyroku z 10 lutego 2011 r., sygn. akt I SA/Rz 835/10 (orzeczenie prawomocne) odniósł się do wydatków ponoszonych na zakup prezentów w postaci trunków i nie zgodził się, by stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Jak rozliczyć koszty imprezy?

Przedstawiona analiza wybranych wyroków skłania do wniosku, że raczej nie powinno być problemu z rozliczeniem kosztów imprez organizowanych dla pracowników, nawet gdy mają mieszany charakter, np. szkoleniowo-integracyjny. Ważne jest, by w sposób właściwy nakreślić cel organizowanej imprezy. Przykładowo spółka kapitałowa, która złożyła wniosek o interpretację indywidualną, wskazała, że organizowane przez nią spotkania zawierają elementy szkoleniowe, informacyjne, czasem integracyjne. Spotkania te mają na celu przede wszystkim lepsze poznanie i zintegrowanie pracowników, a także zmotywowanie ich do dalszej pracy oraz podtrzymanie poczucia zadowolenia z pracy w spółce. Są elementem strategii skutecznego zarządzania personelem i spółka analizuje wpływ organizowanych spotkań zarówno z punktu widzenia zdobytej przez uczestników wiedzy, jak i z punktu widzenia poprawy zadowolenia z pracy oraz zwiększenia efektywności pracy. Oprócz elementów szkoleniowych, program organizowanych spotkań zawiera bardzo często prezentację strategii firmy lub nowych produktów, wymianę doświadczeń między pracownikami, omówienie spraw organizacyjnych, promowanie określonych wzorców zachowań oraz motywowanie pracowników. Dodatkowo, w czasie przedmiotowych spotkań odbywają się konkursy oraz gry zespołowe mające na celu zwiększenie efektywności pracy zespołowej poprzez wspólne pokonywanie trudności.

Tak sformułowane cele przekonały organ podatkowy i w interpretacji indywidualnej z 3 września 2012 r., nr IPPB5/423-495/12-4/JC Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał, że wydatki na organizację spotkań szkoleniowo-integracyjnych z elementami zabawy/gry mającej na celu wytworzenie atmosfery sprzyjającej szkoleniu lub będącej elementem szkolenia, w których uczestniczą pracownicy spółki (wynajem pomieszczeń, zakup usług gastronomicznych, noclegi, przejazdy, ubezpieczenie, koszty przygotowania materiałów szkoleniowych, koszty organizacji konkursów i zajęć przewidzianych programem, w tym drobne nagrody), sfinansowane ze środków obrotowych spółki, spółka może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku firmowych imprez radzimy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów wydatki na alkohol (pomimo jednostkowego korzystnego wyroku NSA, o którym wcześniej wspomnieliśmy), w większości wyroków i interpretacji ujęcie w kosztach wydatków na alkohol nie znajduje poparcia.

Gdyby oprócz pracowników w imprezie uczestniczyły również osoby z zewnątrz, np. kontrahenci, to rozliczenie kosztów może sprawić więcej trudności. Odnieśmy się do wspomnianej już wcześniej imprezy szkoleniowo-integracyjnej. Organizator nie może ująć w kosztach podatkowych wydatków dotyczących uczestnictwa kontrahentów w części imprezy poświęconej integracji. Organy podatkowe nie zaakceptują argumentacji, że jest to jedna impreza i trudno wydzielić wydatki związane z uczestnictwem osób z zewnątrz firmy (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 19 czerwca 2012 r., nr IPTPB3/423-98/12-4/GG).

Uczestnictwo pracowników w imprezach integracyjnych prowadzi do powstania u nich przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a na pracodawcy ciąży obowiązek pobrania zaliczek na ten podatek. Tak wynika z aktualnie przyjętej linii interpretacyjnej organów podatkowych.

Przychód z otrzymania nieodpłatnego świadczenia, którego wartość ustala się na podstawie art. 11 ust. 2a updof, powstanie tylko u uczestnika imprezy. Jeżeli pracownik nie weźmie w niej udziału, nie otrzyma nieodpłatnego świadczenia, a w związku z tym nie powstanie u niego przychód podatkowy. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 maja 2012 r., nr IPPB2/415-302/12-2/AS.

W interpretacji organ podatkowy odniósł się również do argumentu podatnika składającego wniosek, że z uwagi na brak możliwości rzeczywistego obliczenia wartości świadczeń, z których pracownik skorzystał, pracodawca nie ma możliwości ustalenia przychodu i odprowadzenia podatku we właściwej wysokości. W tej sprawie organ podatkowy uznał: "Świadczeniem nieodpłatnym dla pracownika jest udział w imprezie integracyjnej sfinansowanej przez pracodawcę. Wartość tego świadczenia to koszt jednostkowy udziału poszczególnych pracowników w imprezie. Poruszoną przez Wnioskodawcę kwestię trudności w ustaleniu dokładnej listy pracowników uczestniczących w niektórych imprezach integracyjnych, należy uznać za problem organizacyjny, możliwy do rozwiązania. Jeżeli odpłatności za zorganizowanie imprezy dokonano ryczałtowo, koszt całkowity należy podzielić przez liczbę wszystkich pracowników (jeśli impreza miała charakter obowiązkowy) lub przez liczbę pracowników, którzy deklarowali chęć wzięcia w niej udziału, a następnie przypisać tak obliczoną kwotę do przychodu ze stosunku pracy uczestników imprezy. (…) Podkreślić również należy, iż na wysokość przychodu pracownika powstałego w związku z jego uczestnictwem w imprezie integracyjnej nie wpływa poziom wykorzystania poszczególnych atrakcji przewidzianych dla uczestników, bowiem cena, którą uiszczał pracodawca za zorganizowanie imprezy, nie była uzależniona od stopnia »skonsumowania« tych atrakcji przez pracowników. Innymi słowy, z podatkowego punktu widzenia bez znaczenia jest, ile i jakie dania i napoje skonsumował pracownik, jak również czy brał udział i w jakim zakresie skorzystał z atrakcji przewidzianych podczas imprezy".

Przychód powstały w ten sposób po stronie pracowników, podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, jako przychód ze stosunku pracy. Obliczoną wartość świadczeń, przypadających na pracownika, należy doliczyć do wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Jeżeli w firmowej imprezie integracyjnej biorą udział również dawni pracownicy firmy (emeryci, renciści), zastosowanie znajdzie art. 21 ust. 1 pkt 38 updof. Na podstawie tego przepisu, wolne od podatku są świadczenia otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł. Jeżeli wartość świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów przekroczy wskazany limit, wówczas od nadwyżki ponad kwotę 2.280 zł płatnik powinien pobrać 10% zryczałtowany podatek dochodowy (art. 30 ust. 1 pkt 4 updof).

Gdyby w imprezie integracyjnej uczestniczyli kontrahenci firmy, wówczas przypadający na nich z tego tytułu przychód należałoby wykazać w informacji PIT-8C. Osoby te kwoty wynikające z otrzymanych informacji obowiązane byłyby wówczas wykazać w zeznaniach rocznych i opodatkować wraz z innymi dochodami podlegającymi opodatkowaniu według skali podatkowej.