Wydatki poniesione w związku z jubileuszem firmy - skutki w podatku dochodowym i VAT

W świetle ogólnej definicji kosztów podatkowych, poza wyjątkami enumeratywnie wymienionymi w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP i art. 23 ustawy o PDOF, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki funkcjonalnie związane z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, pod warunkiem, że są one racjonalnie i obiektywnie uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, jak również prawidłowo udokumentowane.

Warto przy tym pamiętać, że w razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi, to na podatniku ciąży obowiązek wykazania istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem określonego wydatku a powstaniem przychodu (bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów) lub zwiększeniem wysokości przychodu albo co najmniej realną możliwością jego powstania.

Koszty związane z udziałem pracowników w imprezie jubileuszowej

Kwalifikacja podatkowa wydatków poniesionych na zorganizowanie imprezy z okazji jubileuszu firmy jest inna w części dotyczącej jej pracowników, a inna w części dotyczącej gości spoza tej firmy.

Zgodnie z dotychczas ugruntowaną wykładnią, wydatki poniesione ze środków obrotowych na organizację imprezy okolicznościowej, w tej części, w której dotyczą pracowników firmy, co do zasady, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, jako tzw. koszty pracownicze, spełniające przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych, zamieszczonej w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP i w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że organy podatkowe w ostatnio wydawanych interpretacjach kładą szczególny nacisk na ustalenie celu, w jakim została zorganizowana konkretna impreza okolicznościowa.

Jako reprezentatywną można tu wskazać interpretację indywidualną z 11 kwietnia 2012 r., nr IPPB5/423-22/12-2/JC, w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wyraził pogląd, że:

"(…) przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji czy zabawie nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych, itp. W takim przypadku można przyjąć, że pomiędzy prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi, nawet w sposób pośredni, na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę, istnieją określone związki.

Wobec powyższego, jeżeli wydatki (w części przypadającej na pracowników) poniesione zostały na zorganizowanie uroczystości jubileuszowej (spotkania integracyjnego) z okazji 20-lecia działalności Spółki w Polsce, podczas której następuje integracja pracowników, w celu poprawy komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawy atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas w tej części spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych. Jeżeli jednak spotkanie nie służyło takiemu celowi, to w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki poniesione na organizację takiej uroczystości mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodu. (...)"

Mając powyższe na uwadze, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ww. interpretacji uznał, że w związku z organizacją uroczystości jubileuszowej (spotkania integracyjnego) firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki niezbędne do prawidłowego przebiegu imprezy w części dotyczącej pracowników, a więc wydatki poniesione na zapewnienie: odpowiedniej lokalizacji uroczystości (najem nieruchomości), wyżywienie dla uczestników (tzw. katering), oprawy muzycznej oraz nagłośnienia, odpowiedniego oświetlenia, wystroju (dekoracji), ochrony oraz zabezpieczenia medycznego, organizacji oraz przeprowadzenia konkursów dla uczestników, transportu uczestników na miejsce uroczystości, przygotowania druków zaproszeń na uroczystość, fotograficznej dokumentacji przebiegu uroczystości.

Natomiast wydatki poniesione na oprawę artystyczno-rozrywkową uroczystości jubileuszowej - w ocenie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie - nie są przedsięwzięciem integracyjno-motywacyjnym i w związku z tym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Przedstawiona w ww. interpretacji wykładnia świadczy o tym, iż wobec braku precyzyjnych regulacji ustawowych, kwalifikacja podatkowa omawianych wydatków ma charakter wybitnie uznaniowy i każdorazowo wymaga indywidualnej oceny.

Wskazane jest zatem, aby firma, która organizuje uroczystość jubileuszową (spotkanie integracyjne), dysponowała np. programem tej imprezy, z którego będzie wynikać, że celem imprezy nie była wyłącznie rozrywka i zabawa, ale również zacieśnienie więzi pomiędzy pracownikami oraz wywołanie u nich poczucia utożsamiania się z firmą i jej wynikami gospodarczymi.

W przypadku bowiem, gdyby doszło do kontroli podatkowej, tego rodzaju dokument może pozwolić uniknąć potencjalnych sporów co do prawidłowości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych ze środków obrotowych na organizację imprezy z okazji jubileuszu firmy, w części dotyczącej pracowników tej firmy.

Biorąc pod uwagę poglądy prezentowane przez organy podatkowe, należy również pamiętać, iż ewentualne wydatki na alkohol serwowany podczas poczęstunku nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Koszty związane z udziałem osób spoza firmy w imprezie jubileuszowej

Wydatki związane z udziałem w imprezie jubileuszowej osób, które nie są pracownikami firmy, należy rozpatrywać w kontekście postanowień zawartych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP lub art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF. W myśl tych przepisów, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia "reprezentacja". Organy podatkowe od wielu już lat stoją na stanowisku, iż wobec braku ustawowej (legalnej) definicji pojęcia reprezentacji, należy ją rozumieć zgodnie ze znaczeniem opisanym w słownikach języka polskiego.

W świetle definicji słownikowych przyjmuje się, że w praktyce życia gospodarczego "reprezentacją" jest działanie podatnika mające na celu budowanie korzystnego wizerunku firmy na zewnątrz, w szczególności wobec swoich klientów (kontrahentów) - aktualnych bądź potencjalnych.

Zaproszenie zatem na imprezę jubileuszową np. kontrahentów, przedstawicieli władz lokalnych oraz osób im towarzyszących ma charakter reprezentacji, bowiem w zamierzeniu organizatora imprezy ma spowodować wzrost prestiżu firmy i kreowanie jej korzystnego wizerunku na zewnątrz, jako podmiotu prowadzącego określoną działalność gospodarczą.

Wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy jubileuszowej firmy nie mogą zatem stanowić kosztów podatkowych w tej części, która dotyczy zaproszonych osób niebędących pracownikami tej firmy.

Oznacza to, że łączne koszty zorganizowania imprezy jubileuszowej powinny zostać podzielone na przypadające na pracowników (stanowiące koszty uzyskania przychodów) oraz na pozostałych zaproszonych gości (wyłączone z kosztów podatkowych jako wydatki na reprezentację).

Zdaniem organów podatkowych, takiego podziału można dokonać na podstawie listy obecności sporządzonej przez organizatora imprezy. Przy czym wystarczy, jeżeli koszty te zostaną podzielone w sposób statystyczny, jako iloraz łącznego kosztu imprezy i odpowiednio liczby pracowników oraz liczby pozostałych gości. Taki pogląd wyraził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 14 listopada 2011 r., nr IPTPB3/423-218/11-2/PM.

W sytuacji, gdy firma nie ma możliwości zweryfikowania faktycznej liczby pracowników i innych osób, które wzięły udział w imprezie, to organy podatkowe akceptują również podział kosztów jej organizacji dokonany na podstawie wstępnych deklaracji potencjalnych uczestników (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 grudnia 2011 r., nr IBPBI/2/423-1162/11/AK).

Wydatki na zakup gadżetów z logo firmy oraz koszty wydania książki o firmie

Wydatki poniesione na zakup różnego rodzaju gadżetów opatrzonych logo firmy (długopisów, notesów, segregatorów, toreb, itp.) należy zakwalifikować jako wydatki służące reklamie firmy.

Ustawy o podatku dochodowym nie zawierają legalnej definicji reklamy, stąd też konieczne jest posłużenie się słownikowym rozumieniem tego pojęcia.

Wynika z niego w szczególności, że reklamą jest zachęcanie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów lub usług - poprzez zachwalanie ich zalet, a także informowanie o miejscach i możliwościach zakupu.

W świetle utrwalonej linii orzecznictwa sądowego oraz poglądów prezentowanych przez organy podatkowe, reklama może mieć postać bądź zachęcania do nabywania konkretnych towarów lub usług, bądź polegać tylko na rozpowszechnianiu i promowaniu marki danej firmy poprzez umieszczanie w ogólnie dostępnych miejscach jej nazwy lub tylko logo, czyli wyrażonego graficznie symbolu firmy.

W konsekwencji, wydatki poniesione na zakup różnego rodzaju gadżetów opatrzonych logo firmy, które zostaną rozdysponowane pomiędzy bliżej nieokreślonych (a nie do wyselekcjonowanej grupy) aktualnych albo potencjalnych kontrahentów lub klientów firmy, należy uznać za koszty uzyskania przychodów, albowiem służą one rozpowszechnianiu i utrwalaniu marki firmy, a tym samym stanowią zachętę do nabywania oferowanych przez nią towarów i usług. W rezultacie, tego rodzaju wydatki przyczyniają się do powstania lub zwiększenia przychodów z działalności gospodarczej.

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 grudnia 2011 r., nr IPPB5/423-1041/11-2/JC.

Naszym zdaniem, znamiona reklamy będzie nosiła również książka opisująca historię firmy. Tego rodzaju publikacja, adresowana do szerokiego kręgu czytelników, może ugruntować wieloletnią pozycję firmy na określonym rynku, a tym samym przyczynić się do wzrostu jej popularności wśród klientów. W tym jednak przypadku konieczne jest dokonanie szczególnie wnikliwej analizy racjonalności poniesienia wydatków na wydanie tej książki, w oparciu o konkretny stan faktyczny.

Na gruncie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, co do zasady, każde przysporzenie majątkowe uzyskane przez podatnika, w tym również wartość nieodpłatnych świadczeń, stanowi przychód tej osoby, o którym mowa w art. 11 ust. 1 tej ustawy.

Przy czym wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się zgodnie z postanowieniami art. 11 ust. 2-2b ustawy o PDOF. Jeżeli zatem przedmiotem świadczenia są zakupione usługi, to wartość takiego świadczenia ustala się według cen ich zakupu.

W świetle ostatnich orzeczeń NSA i utrwalonej linii interpretacyjnej organów podatkowych, udział w imprezie jubileuszowej sfinansowanej ze środków obrotowych firmy stanowić będzie dla jej faktycznych uczestników (czyli dla osób, które skorzystały z zaproszenia) nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast samo otrzymanie zaproszenia na imprezę okolicznościową nie powoduje powstania przychodu podatkowego. Tak wypowiedział się m.in. Minister Finansów w odpowiedzi z 1 grudnia 2011 r. na interpelację poselską nr 49 oraz w interpretacji indywidualnej z 6 grudnia 2010 r., nr DD3/033/174/KDJ/10/PK-1143, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2012 r., nr IPPB2/415-1031/11-4/LS.

W przypadku, gdy koszty związane z zorganizowaniem imprezy zostaną ustalone ryczałtowo, a w rezultacie nie będzie możliwe przypisanie poszczególnym osobom w precyzyjny sposób wysokości przychodu, to według organów podatkowych, wartość nieodpłatnych świadczeń przypadających na uczestnika imprezy trzeba obliczyć dzieląc sumę kosztów zorganizowania imprezy przez liczbę osób zaproszonych, a następnie tak ustaloną cenę jednostkową przypisać tylko tym osobom, które faktycznie wzięły udział w imprezie.

Takie stanowisko zajął ostatnio Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach indywidualnych: z 14 lutego 2012 r., nr IBPBII/1/415-950/11/HK oraz z 24 stycznia 2012 r., nr IBPBII/1/415-907/11/HK.

Sposób opodatkowania tego przychodu zależy od jego źródła.

Przychody pracowników

Pracownik, który uczestniczy w sfinansowanej przez pracodawcę imprezie okolicznościowej (np. jubileuszowej) uzyskuje przychód ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.

Należy przy tym zauważyć, że udział w imprezie osoby towarzyszącej pracownikowi (np. małżonka) również powoduje powstanie u pracownika przychodu ze stosunku pracy - za podstawę takiego świadczenia uznaje się bowiem łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy.

Przypadającą na pracownika wartość powyższych świadczeń sfinansowanych ze środków obrotowych firmy, pracodawca będący organizatorem imprezy jubileuszowej (jako płatnik) powinien doliczyć do pozostałych przychodów uzyskanych w danym miesiącu przez pracownika ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną według zasad określonych w art. 32 ustawy o PDOF.

W konsekwencji uznania omawianych świadczeń za przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, ich wartość pracodawca powinien również uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Przychody innych osób uczestniczących w imprezie

Organy podatkowe są zdania, że przychód podatkowy z tytułu nieodpłatnie otrzymanych świadczeń powstaje również u innych niż pracownicy osób uczestniczących w imprezie okolicznościowej.

Z tym że nieodpłatne świadczenia otrzymane przez kontrahenta (osobę fizyczną będącą właścicielem firmy) w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą należy kwalifikować jako jego przychody z działalności gospodarczej, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PDOF. W takim przypadku na firmie będącej organizatorem imprezy nie ciążą żadne obowiązki w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Natomiast w odniesieniu do pozostałych osób niebędących pracownikami firmy organizującej imprezę, omawiane świadczenie będzie stanowiło przychód z innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PDOF.

W takiej sytuacji firma Czytelników nie będzie zobowiązana do obliczania i poboru zaliczek na podatek dochodowy, natomiast powinna dla każdej z tych osób sporządzić imienną informację PIT-8C, którą należy przekazać w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania tej osoby.

Tak również uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 października 2011 r., nr IBPBII/1/415-652/11/AA.

Co do zasady, podatnik ma prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z działalnością opodatkowaną. Celem jubileuszu jest m.in. integracja załogi, promocja marki czy wykazanie stabilności firmy, wobec czego wydatki związane z zorganizowaniem jubileuszu firmy mają pośredni związek z działalnością gospodarczą. Tak też uznają organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 września 2011 r., nr IBPP1/443-976/11/AL. W tej sprawie organ podatkowy uznał, że zorganizowanie imprezy integracyjnej - jubileuszowej pracowników spółki, uczestniczących w niej wraz z osobą towarzyszącą, buduje obraz spółki jako firmy wiarygodnej, dbającej o swoich pracowników, dającej poczucie stabilności i gwarancję zatrudnienia, co bezsprzecznie wpływa na zwiększenie wydajności pracowników, a tym samym na uzyskiwane przez spółkę obroty. Istnieje więc związek wydatków poniesionych na zorganizowanie tej imprezy z działalnością spółki, a zatem:

"(…) Wnioskodawca ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur VAT dokumentujących zakupy ww. usług (tu: usługi transportowej, usługi wynajmu lokalu, kateringu, usługi oprawy muzycznej - przyp. red.) związanych z zorganizowaniem imprezy integracyjnej, o ile wydatki te służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym (podkreśl. red.). (…)"

Podobne stanowisko zaprezentował również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 5 marca 2012 r., nr IPTPP2/443-787/11-5/KW. W tej sprawie podatnik wskazał, że głównym celem jubileuszu była promocja marki, w szczególności poprzez odwołanie się do utrwalonej pozycji podatnika na rynku. Jubileusz został zatem wykorzystany dla celów marketingowych, aby wykazać stabilność podatnika jako partnera biznesowego w oczach jego kontrahentów. Podatnik uznał, że wydatki związane z organizacją przedmiotowej imprezy, jako wydatki o charakterze promocyjno-reklamowym, wykazują związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, a także z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. W konsekwencji, od wydatków poniesionych w związku z zorganizowaniem imprezy (tu: na oświetlenie, ochronę, nagłośnienie) podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT. Organ podatkowy zgodził się z tym stanowiskiem i uznał:

"(…) Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z organizacją przedmiotowej imprezy okolicznościowej, bowiem z treści wniosku wynika, iż wydatki te będą ponoszone na cele działalności gospodarczej i będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT oraz Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zatem zostaną spełnione przesłanki z art. 86 ust. 1 ustawy, o ile nie wystąpią przesłanki negatywne z art. 88 ustawy. (…)"

Jednocześnie przypominamy, że jeżeli w celu zorganizowania jubileuszu firmy podatnik kupuje usługę noclegową czy gastronomiczną, to nawet jeżeli zakup związany jest z czynnościami opodatkowanymi, prawo do odliczenia VAT nie przysługuje. Brak prawa do odliczenia VAT od zakupu takich usług wynika bowiem z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.