Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych

Pojęcie podróży służbowej w świetle przepisów prawa pracy

Zgodnie z ogólną definicją podróży służbowej sformułowaną w art. 77⁵ Kodeksu pracy, pracownik odbywa podróż służbową wówczas, gdy otrzymał od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy (odrębna definicja podróży służbowej dotyczy kierowców - art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - Dz. U. nr 92, poz. 879 ze zm.).

Za podróż służbową nie uznaje się zatem wyjazdów do i w obrębie miejscowości, w której:

• pracownik ma stałe miejsce pracy,
   
• pracodawca ma siedzibę, podczas gdy pracownik ma w umowie o pracę wyznaczoną siedzibę firmy jako miejsce pracy.

Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, które powinno określać konkretne zadanie służbowe oraz termin i miejsce jego realizacji.

Jednocześnie art. 29 § 1 K.p. wymaga, aby miejsce wykonywania pracy przez pracownika było zapisane w treści umowy o pracę.

Pod pojęciem miejsca wykonywania pracy - w świetle orzeczenia Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85 - rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić pełnienie świadczenia pracy.

W konsekwencji - jeżeli z umowy o pracę np. wynika, że miejscem wykonywania pracy przez pracownika jest siedziba firmy, to wyjazd służbowy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy (np. w celu spotkania z kontrahentem), jest podróżą służbową w rozumieniu powołanego art. 77⁵ K.p.

Natomiast jeżeli z umowy o pracę wynika, że miejscem wykonywania pracy przez pracownika jest np. obszar danego województwa, to wówczas wyjazdów na terenie tego województwa nie można uznać za podróże służbowe.

Trzeba przy tym zauważyć, że wybór miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Może on uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Pracodawca może zatem wysłać pracownika w podróż służbową do miejscowości, w której pracownik ma miejsce zamieszkania - oczywiście pod warunkiem, że miejscowość ta nie jest jednocześnie miejscem jego pracy.

W takiej sytuacji podróżą służbową będzie przejazd z miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy do miejscowości, w której pracownik ma miejsce zamieszkania - a następnie powrót z tej miejscowości do siedziby pracodawcy.

Skutki w podatku dochodowym pracownika

Jeżeli pracownik przebywał w podróży służbowej, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas tej podróży - do wysokości określonej w przepisach odpowiednio:

1) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) lub

2) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju i § 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju).

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie tzw. kilometrówki, czyli w wysokości wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów (wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

• 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
   
• 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Zatem koszty przejazdu zwrócone pracownikowi, który za zgodą pracodawcy odbył podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, są wolne od podatku dochodowego na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof - do wysokości wynikającej z "kilometrówki".

Jeżeli jednak pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z "kilometrówki", to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Świadczenie przysługujące pracownikowi

W przypadku jazd lokalnych zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu prywatnego powinien następować na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych może być dokonywany w formie:

• miesięcznego ryczałtu - obliczanego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne (ustalonego w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, z uwzględnieniem postanowień § 3 i 4 powołanego rozporządzenia) lub
   
• tzw. kilometrówki, tj. na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Podatek dochodowy pracownika

Na zasadzie wyjątku ustawodawca zwolnił od podatku dochodowego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych - jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof).

W rezultacie wspomniane zwolnienie od podatku dotyczy ryczałtów lub "kilometrówek" wypłacanych m.in. pracownikom socjalnym, listonoszom lub pracownikom służby leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im bezpośrednio przepisy odrębnych ustaw.

Natomiast w przypadku pozostałych pracowników kwota otrzymana z tytułu zwrotu kosztów za używanie prywatnego samochodu do potrzeb służbowych w jazdach lokalnych (bez względu na formę w jakiej pracownik otrzymuje zwrot omawianych wydatków), nie korzysta ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b updof, a w konsekwencji stanowi przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wypłaconą z omawianego tytułu kwotę zwrotu kosztów, pracodawca powinien zatem doliczyć do innych przychodów uzyskanych w danym miesiącu przez pracownika ze stosunku pracy i od łącznej wartości pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną według zasad określonych w art. 32 updof.