Dla pracowników wykupiłam kurs dokształcający, który sfinansowałam w całości ze środków firmy. Czy u pracownika powstanie z tego tytułu przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu? Jeżeli powstanie, to w wartości netto czy brutto kwoty wynikającej z faktury? Jeżeli pracownik zwróci koszty kursu, to jak zaewidencjonować tę operację w podatkowej księdze?

Przychód pracownika

Według art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy, przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

1) urlop szkoleniowy,

2) zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Otrzymane przez pracownika świadczenie w postaci sfinansowania mu przez pracodawcę kursu dokształcającego stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy. Przychód ten korzysta ze zwolnienia od podatku na zasadach przewidzianych w art. 21 ust. 1 pkt 90 updof.

Powołany przepis stanowi, że wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Jeżeli więc pracownik podnosi swoje kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, to uzyskane świadczenie w postaci sfinansowania pracownikowi kosztów szkolenia przez pracodawcę nie spowoduje powstania u pracownika przychodu do opodatkowania.

Gdyby jednak uzyskany przychód podlegał opodatkowaniu, to jego wartość należałoby ustalić według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b updof, tj. według ceny zakupu, którą jest kwota wraz z należnym VAT.

Zwrot kosztów kursu przez pracownika

Poniesiony przez pracodawcę wydatek na kurs dokształcający pracowników może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile odbycie tego kursu ma na celu zdobycie lub uzupełnienie przez pracownika wiedzy i umiejętności potrzebnych w działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Musi tu bowiem być spełniony warunek określony w art. 22 ust. 1 updof mówiący o tym, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Zakładamy, że wykupiony przez Czytelniczkę kurs dokształcający dla pracowników związany jest z podnoszeniem ich kwalifikacji pracowniczych, a więc wiedza zdobyta na tym kursie może mieć wpływ na jakość pracy świadczonej przez pracowników, a co za tym idzie także na przychody osiągane przez Czytelniczkę. W takiej sytuacji wydatki na opłacenie przedmiotowego kursu mogą stanowić koszt podatkowy.

Skoro wydatki na zakup kursu dokształcającego dla pracowników zostały uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów, to ich zwrot dokonany przez pracownika będzie stanowił przychód z działalności gospodarczej. Wynika to z art. 14 ust. 3 pkt 3a updof.

Zwrócone przez pracownika koszty kursu ewidencjonuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8 "pozostałe przychody".

Składki ZUS

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy). Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Świadczenia te nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Bowiem przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników mają także zastosowanie w przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Skoro to pracodawca sfinansował pracownikom kurs dokształcający, to można przyjąć, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez tych pracowników odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, a więc zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. przepisami art. 103¹-103⁵ K.p. W takiej sytuacji świadczenie w postaci opłacenia pracownikom kursu nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.