Podstawą naliczenia zaliczek miesięcznych jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Wartości te oblicza się co miesiąc narastająco.

W pierwszym miesiącu roku podatkowego kwota należnej zaliczki jest równa kwocie podatku należnego. Zaliczki na podatek za pozostałe miesiące roku podatkowego powinny być wpłacane w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych za poprzednie miesiące.

Osoby fizyczne, które opłacają zryczałtowany podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych, stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. nr 144, poz. 930 ze zm.) za każdy miesiąc są zobowiązane obliczać podatek i wpłacać go na rachunek urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca, a za miesiąc grudzień - w terminie złożenia zeznania.

W przypadku podatników CIT uzyskujących w roku podatkowym przychody z działalności rolniczej oraz z innych źródeł, u których w roku poprzedzającym rok podatkowy udział przychodów z działalności rolniczej w ogólnej kwocie przychodów wynosił co najmniej 50%, uprawnieni są do dokonywania wpłat zaliczek począwszy od dnia 20 października każdego roku.

Podatek raz na trzy miesiące

Mali podatnicy i podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą mogą wybrać kwartalną metodę wpłacania zaliczek. Kwartalny sposób opłacania zaliczek na podatek dochodowy regulują przepisy art. 44 ust. 3g-3i updof i art. 25 ust. 1b-2 updop.

Zaliczki za okres od pierwszego do trzeciego kwartału roku podatkowego podatnicy powinni wpłacać do urzędu skarbowego do 20 dnia każdego miesiąca następującego po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka. W przypadku podatników PIT od 1 stycznia 2012 r. zaliczka za ostatni kwartał powinna być uiszczana do 20 stycznia następnego roku podatkowego, a nie jak było do tej pory do 20 grudnia. Analogiczna zmiana została też wprowadzona w ustawie CIT. Począwszy od roku podatkowego rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2011 r. zaliczkę za ostatni kwartał roku podatkowego podatnicy CIT będą płacić w terminie do 20 dnia pierwszego miesiąca następnego roku podatkowego. W przypadku większości podatników CIT, u których rok podatkowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, zaliczkę za ostatni kwartał 2012 r. należało będzie zapłacić do 21 stycznia 2013 r. (20 stycznia przypada w niedzielę).

U podatników CIT rok podatkowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Z tego względu trzeba pamiętać, że zaliczki kwartalne nalicza się i odprowadza za kwartał roku kalendarzowego (art. 25 ust. 1b updop). Rok podatkowy osoby prawnej płacącej zaliczki kwartalne (co kwartał kalendarzowy) może obejmować pięć okresów rozliczeniowych.

Jeżeli specyfika działalności jest taka, że udział przychodów z działalności rolniczej w ogólnej kwocie przychodów w poprzednim roku wynosił co najmniej 50%, podatnicy CIT mogą wpłacać zaliczki kwartalne począwszy od 20 października każdego roku (art. 25 ust. 2a updop).

Kto może kwartalnie rozliczać podatek?

Zaliczki kwartalne mogą wpłacać przedsiębiorcy (podatnicy PIT i podatnicy CIT), którzy są małymi podatnikami. Małym podatnikiem w 2012 r. jest podatnik, u którego w 2011 r. wartość przychodu ze sprzedaży, wraz z kwotą należnego VAT, nie przekroczyła 5.324.000 zł.

Wyjaśnienia wymaga sytuacja wspólników spółki cywilnej. Podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych jest wspólnik, a nie spółka cywilna. Zatem, osiągnięcie przez spółkę cywilną w poprzednim roku podatkowym przychodu ze sprzedaży brutto przekraczającego kwotę uprawniającą do korzystania ze statusu małego podatnika nie wpływa na objęcie statusem małego podatnika poszczególnych wspólników. To przychód poszczególnych wspólników, obliczony proporcjonalnie do udziału w zyskach spółki, nieprzekraczający równowartości 5.324.000 zł, przesądza o korzystaniu przez nich z przywileju małego podatnika i rozliczaniu zaliczki na podatek dochodowy kwartalnie.

Możliwość wpłacania zaliczek kwartalnych dotyczy także podatników rozpoczynających działalność gospodarczą. Z tego tytułu zaliczki kwartalne mogą oni opłacać tylko w pierwszym roku swojej działalności. W następnych latach mogą mieć taką możliwość, jeśli będą małymi podatnikami.

Możliwość ta nie dotyczy rozpoczynającego działalność gospodarczą podatnika PIT, który w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok rozpoczęcia, prowadził działalność samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej (lub działalność taką prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała wspólność majątkowa).

Zaliczek kwartalnych nie mogą też płacić rozpoczynający działalność podatnicy CIT, którzy zostali utworzeni:

• w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału podatników albo
   
• w wyniku przekształcenia spółki lub spółek niemających osobowości prawnej, albo
   
• przez osoby fizyczne, które wniosły na poczet kapitału nowo utworzonego podmiotu uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty co najmniej 10.000 euro.

Z możliwości kwartalnego wpłacania zaliczek nie mogą też korzystać podatnicy, którzy opłacają podatek w uproszczonej formie.

Ustalanie wysokości zaliczek

Wysokość zaliczki za dany kwartał oblicza się w rachunku narastającym od początku roku podatkowego. Stanowi ją różnica pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych za poprzednie kwartały.

Natomiast podatnicy PIT opodatkowani podatkiem liniowym ustalają zaliczkę według 19% stawki za kwartał, w którym wystąpi dochód. Za kolejne kwartały zaliczkę ustala się jako różnicę pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za poprzednie kwartały.

Zarówno podatnicy opodatkowani według skali podatkowej, jak i podatnicy podatku liniowego mogą odliczać od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne zapłacone do końca kwartału, za który obliczana jest zaliczka.

Zawiadomienie o wyborze kwartalnej metody wpłacania zaliczek

Aby uzyskać prawo do kwartalnych zaliczek, trzeba o wyborze tego sposobu wpłacania zaliczek zawiadomić na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Mali podatnicy muszą złożyć zawiadomienie w tej sprawie w terminie do 20 lutego, przy czym osoby prawne, których rok podatkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym - w terminie do 20 dnia drugiego miesiąca roku podatkowego (art. 44 ust. 3i updof i art. 25 ust. 1e updop).

Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą w trakcie roku podatkowego, mają obowiązek złożyć zawiadomienie najpóźniej w dniu uzyskania pierwszego przychodu, natomiast osoby prawne - do 20 dnia drugiego miesiąca roku podatkowego.

Zawiadomienie o wyborze kwartalnej metody wpłacania zaliczek dotyczy również lat następnych. Nie trzeba więc co roku składać takiego zawiadomienia. Chcąc zrezygnować z tej formy wpłacania zaliczek, trzeba o tym fakcie zawiadomić na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego (w terminie wpłaty pierwszej zaliczki za dany rok podatkowy).

Przepisy nakładają obowiązek zachowania formy pisemnej zawiadomienia, ale nie określają jego wzoru. Nie ma również obowiązującego wzoru zawiadomienia o rezygnacji z tego sposobu wpłacania zaliczek.

Ryczałt ewidencjonowany a kwartalny podatek

Kwartalny sposób wpłacania podatku mogą wybrać nie tylko podatnicy opodatkowani według skali podatkowej i podatkiem liniowym, lecz również podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie przychodu ryczałtem ewidencjonowanym.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, podatnicy mogą obliczać ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i wpłacać go na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po upływie kwartału, za który ryczałt ma być opłacony, a za ostatni kwartał roku podatkowego - w terminie złożenia zeznania.

Zasadę tę mogą jednak stosować wyłącznie podatnicy, których otrzymane przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki - w roku poprzedzającym rok podatkowy - nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 25.000 euro.

Podatnicy, którzy wybrali opłacanie ryczałtu co kwartał, są obowiązani do dnia 20 stycznia roku podatkowego zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Jeżeli do dnia 20 stycznia roku podatkowego podatnik nie zgłosił likwidacji działalności gospodarczej, nie dokonał wyboru innej formy opodatkowania lub nie zawiadomił naczelnika urzędu skarbowego o zaprzestaniu opłacania ryczałtu co kwartał, uważa się, że nadal opłaca ryczałt w ten sposób (art. 21 ust. 1c powołanej ustawy).

Podatnicy, którzy w 2012 r. rozliczać będą ryczałt ewidencjonowany kwartalnie, zobowiązani będą dokonać wpłat ryczałtu za I, II i III kwartał odpowiednio do 20 kwietnia, 20 lipca i 22 października 2012 r., a za ostatni kwartał roku podatkowego - w terminie złożenia zeznania, czyli do 31 stycznia 2013 r.

Kto może płacić zaliczki uproszczone?

Podatnicy mają też do wyboru możliwość skorzystania z zaliczek uproszczonych, ustalonych w stałej wysokości. Zasady i warunki ustalania zaliczek uproszczonych regulują przepisy art. 44 ust. 6b-6i updof oraz art. 25 ust. 6-10 updop.

Zaliczki uproszczone są zaliczkami miesięcznymi i muszą być wpłacane w terminach omówionych w pkt 1.1 tego opracowania. Wybór tej formy wpłacania zaliczek na podatek dochodowy wyklucza możliwość ich wpłaty w okresach kwartalnych.

Z możliwości wpłacania zaliczek w tej formie mogą korzystać podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych. Takiej możliwości nie mają natomiast podatnicy, którzy po raz pierwszy podjęli działalność w roku podatkowym albo w roku poprzedzającym rok podatkowy. Również osoby fizyczne, które opłacają zryczałtowany podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych, nie mogą wpłacać zaliczek na podatek w uproszczonej formie.

Zasady ustalania wysokości zaliczki uproszczonej - podatek PIT

U podatników podatku dochodowego od osób fizycznych podstawę obliczenia zaliczek uproszczonych stanowi dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej wykazany w zeznaniu podatkowym złożonym w roku poprzedzającym dany rok podatkowy lub w roku poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata. Oznacza to, że za podstawę ustalenia zaliczek uproszczonych na 2012 r. należy przyjąć dochód wykazany w zeznaniu podatkowym złożonym w:

• 2011 r. za rok 2010 albo
   
• 2010 r. za rok 2009 pod warunkiem, że w zeznaniu za 2010 r. podatnik nie wykazał dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej albo dochód ten nie przekroczył kwoty powodującej obowiązek zapłaty podatku, wynikającej z pierwszego przedziału skali podatkowej.

Od tego dochodu, przy zastosowaniu skali podatkowej obowiązującej w danym roku podatkowym albo liniowej 19% stawki, oblicza się podatek. Zgodnie z tą metodą w bieżącym roku miesięczna zaliczka wyniesie 1/12 tak obliczonej kwoty podatku. Warto dodać, że bez wpływu na wysokość zaliczki w danym roku podatkowym pozostaje forma opodatkowania, tj. skala podatkowa czy podatek liniowy, jaką podatnik stosował w roku, którego dochód zostanie przyjęty za podstawę ustalenia wysokości tej zaliczki.

Podatnicy osiągający dochody z działalności gospodarczej opodatkowane według skali podatkowej lub 19% podatkiem liniowym, ustaloną na omówionych zasadach kwotę zaliczki w formie uproszczonej, zmniejszają o kwotę zapłaconej w danym miesiącu przez podatnika składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zaliczka może być obniżona tylko o składkę opłaconą w roku podatkowym bezpośrednio przez podatnika. Kwotę zaliczki podlegającą wpłacie obniża się do wysokości 7,75% podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

Zasady ustalania wysokości zaliczki uproszczonej - podatek CIT

Podatnicy CIT mogą wpłacać zaliczki miesięczne w danym roku podatkowym w uproszczonej formie w wysokości 1/12 podatku należnego wykazanego w zeznaniu, o którym mowa w art. 27 ust. 1 updop, złożonym w roku poprzedzającym dany rok podatkowy. Jeżeli w tym zeznaniu podatnik nie wykazał podatku należnego, może wpłacać zaliczki miesięczne w wysokości 1/12 podatku należnego wynikającego z zeznania złożonego w roku poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata. Jeżeli również w tym roku podatnik nie wykazał podatku należnego, nie ma możliwości wpłaty zaliczek w uproszczonej formie.

W przypadku osób prawnych rok podatkowy może trwać krócej lub dłużej niż 12 miesięcy. Jeżeli zatem zeznanie składane w roku poprzedzającym dotyczyło roku podatkowego, który trwał krócej lub dłużej niż 12 kolejnych miesięcy, podatnicy mogą wpłacać zaliczki miesięczne za dany rok podatkowy w uproszczonej formie w wysokości podatku należnego wykazanego w tym zeznaniu, przypadającego proporcjonalnie na każdy miesiąc tego roku podatkowego, którego zeznanie dotyczy.

Zawiadomienie o wpłacie zaliczek uproszczonych

Prawo do ustalania zaliczek uproszczonych mają podatnicy PIT, którzy o wyborze tej formy wpłacania zaliczek zawiadomią na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 lutego danego roku podatkowego. Natomiast podatnicy CIT takie zawiadomienie powinni złożyć na piśmie w terminie wpłaty pierwszej zaliczki w roku podatkowym (jeśli rok podatkowy rozpoczyna się 1 stycznia, termin złożenia zawiadomienia mija 20 lutego).

Wybrana forma wpłacania zaliczek dotyczy również lat następnych, chyba że podatnik zrezygnuje z tej formy opłacania zaliczek i zawiadomi o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Przy składaniu rezygnacji podatników obowiązują takie same terminy, jak w przypadku zawiadomienia o wyborze tej formy ustalania zaliczek.

Dokonywanie korekt kwot zaliczek

Jeżeli organ podatkowy określi należny podatek w innej wysokości niż to wynikało z zeznania, wysokość zaliczki uproszczonej ulegnie zmianie jedynie w stosunku do niezapłaconych jeszcze zaliczek bez obowiązku dokonywania korekty zaliczek już wpłaconych. Ustawodawca przewidział taką sytuację w art. 44 ust. 6f updof i art. 25 ust. 9 updop (od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje nowe brzmienie tych przepisów). W aktualnie obowiązującym stanie prawnym, jeżeli podatnik złoży korektę zeznania powodującą zmianę wysokości podstawy obliczenia miesięcznych zaliczek płaconych w uproszczonej formie, kwota tych zaliczek:

• ulega zwiększeniu lub zmniejszeniu, odpowiednio do zmiany wysokości podstawy ich obliczenia - jeżeli zeznanie korygujące zostało złożone w urzędzie skarbowym do końca roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, za który zaliczki są płacone w formie uproszczonej;
   
• ulega zwiększeniu lub zmniejszeniu począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została złożona korekta, odpowiednio do zmiany wysokości podstawy ich obliczenia - jeżeli zeznanie korygujące zostało złożone w roku podatkowym, za który zaliczki są płacone w formie uproszczonej;
   
• nie zmienia się - jeżeli zeznanie korygujące zostało złożone w terminie późniejszym niż terminy wymienione wcześniej.