Do urzędu zakupiono program komputerowy wraz z usługami: importem słowników, konfiguracją programu, instalacją migratora itp., a także szkoleniem i wsparciem serwisowym przez okres gwarancji. Jak zaksięgować poniesiony wydatek?
Wartość początkową prawa do programu komputerowego lub licencji do tego programu stanowić będzie cena zakupu określona na fakturze, powiększona o koszty jego wdrożenia, w znaczeniu instalacji i uruchomienia, które stanowią warunek działania tego oprogramowania. Natomiast wykupiona na przyszłość usługa wsparcia serwisowego będzie podlegała bezpośredniemu zaliczeniu w ciężar kosztów działalności operacyjnej z ewentualnym podziałem na część dotyczącą poszczególnych lat obrotowych. Do kosztów działalności operacyjnej wskazane jest ponadto odnieść wydatek poniesiony na szkolenie z zasad korzystania z oprogramowania. |
W świetle przepisów ustawy o rachunkowości, do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się te programy komputerowe, których nabyciu towarzyszy przeniesienie autorskich praw majątkowych do tych programów lub udzielenie licencji na korzystanie z tych programów, oraz które:
Wartość początkową uzyskanego w drodze kupna programu komputerowego stanowi cena jego nabycia, którą jest cena zakupu, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski (por. art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Co istotne, kosztami bezpośrednio związanymi z przystosowaniem programu do stanu zdatnego do używania są w szczególności koszty jego montażu, instalacji i uruchomienia (stanowiące warunek działania tego oprogramowania). Z kolei do kosztów instalacji i uruchomienia programu komputerowego zalicza się tzw. koszty wdrożeniowe, czyli koszty poniesione na dostosowanie programu do potrzeb konkretnego użytkownika, a także czynności związane ze sprawdzeniem poprawności działania programu i wprowadzeniem ewentualnych poprawek.
Do kosztów zwiększających cenę nabycia prawa lub licencji nie zalicza się natomiast kosztów instruktażu, szkolenia czy serwisu gwarancyjnego, nawet gdyby zostały poniesione przed wprowadzeniem oprogramowania do użytkowania. Koszty te obciążają koszty bieżącej działalności jednostki. Nie mają one bowiem bezpośredniego związku z samym nabyciem, uruchomieniem i funkcjonowaniem oprogramowania – związane są jedynie z jego bieżącą obsługą. Ponadto wiedza zdobyta podczas szkolenia z zasad korzystania z oprogramowania nie zwiększa wartości tego oprogramowania, ale wiedzę użytkowników o tym programie.
Warto także podkreślić, iż w sytuacji, gdyby koszt zakupionej usługi serwisowej został poniesiony z góry i dotyczył okresu przekraczającego rok obrotowy, podlegałby zaliczeniu do kosztów proporcjonalnie do długości okresu, w którym ta usługa będzie realizowana.
W ewidencji księgowej urzędu wydatek związany z zakupem prawa autorskiego lub licencji na korzystanie z programu komputerowego – jeżeli prawo to lub licencja spełnia wymagania określone w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych – księguje się zapisem:
– Wn konto 020 "Wartości niematerialne i prawne", – Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" lub bezpośrednio na koncie zespołu 2. |
Natomiast wydatek poniesiony przez jednostkę przy okazji tego zakupu na nabycie usług szkoleniowych i serwisowych powinien być księgowany w ciężar konta 402 "Usługi obce" lub 409 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jeżeli koszt usług serwisowych dotyczyłby przyszłych okresów sprawozdawczych, można rozliczać go jako czynne rozliczenia międzyokresowe, księgując część dotyczącą przyszłych okresów na koncie 640, zapisem:
– Wn konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów", – Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów". |
|