Ewidencja odpisów na ZFŚS w jednostkach oświatowych

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) oraz zasady gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), dalej zwana ustawą o ZFŚS. Z przepisów tej ustawy wynika, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku, mają obowiązek utworzenia ZFŚS. Jednak w przypadku pracodawców będących jednostkami budżetowymi bądź samorządowymi zakładami budżetowymi obowiązek utworzenia funduszu istnieje bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (por. art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu w danym roku ustala się w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ustawy o ZFŚS).

W 2013 r. odpis podstawowy na pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi 1.093,93 zł, a na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - 1.458,57 zł.

Odrębne zasady ustalania odpisu na ZFŚS obowiązują m.in. nauczycieli. Dla tej grupy dokonuje się corocznie odpisu w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku. Tak stanowi art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 674 ze zm.).

Dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na ZFŚS w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela).

Pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zobowiązany jest przekazać równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy na wyodrębniony rachunek bankowy tego funduszu w terminie do 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Naliczenie i odprowadzenie odpisu podstawowego na ZFŚS w księgach rachunkowych jednostki oświatowej (prowadzonej w formie jednostki budżetowej) podlega ewidencji według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289).

Stosownie do przepisów tego rozporządzenia, do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych służy konto 851 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Natomiast środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia".

Wpływ środków na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu z tytułu odpisu podstawowego księguje się zapisem:

Przy czym sam odpis podstawowy, naliczony przez jednostkę na początku roku dla planowanej liczby zatrudnionych, obciąża koszty działalności jednostki, a więc odnoszony jest w ciężar kosztów rodzajowych i może podlegać ujęciu w księgach rachunkowych, zapisem:

Natomiast odprowadzenie odpisu z rachunku bieżącego jednostki budżetowej na konto ZFŚS podlega księgowaniu:

Ewidencja odpisu podstawowego na ZFŚS może także przebiegać z pominięciem konta 240. Odpis podstawowy odnoszony jest wówczas w ciężar kosztów działalności jednostki w momencie przekazania środków na wyodrębniony rachunek funduszu, zapisem:

W takiej sytuacji na konto kosztów rodzajowych odnoszona jest wartość przelanych, a nienaliczonych środków ZFŚS.

Przykład

I. Założenia:

Szkoła (jednostka budżetowa) naliczyła roczny odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na 2013 r. w wysokości: 69.000 zł. W maju 2013 r. z rachunku bieżącego jednostki przekazano na wyodrębniony rachunek funduszu 75% planowanej rocznej kwoty odpisu, czyli kwotę: 51.750 zł. Według polityki rachunkowości jednostka odnosi na konto kosztów rodzajowych wartość przelanych, a nienaliczonych środków ZFŚS.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Uwaga: Wydatek związany z przekazaniem odpisu z rachunku bieżącego jednostki na konto ZFŚS powinien zostać zakwalifikowany do paragrafu 444 "Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".