Zmiany w sposobie obliczania podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych osoby na urlopie wychowawczym

Od 1 stycznia 2012 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby przebywającej na urlopie wychowawczym stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop, nie wyższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Tak wynika z art. 18 ust. 5b i 14 ustawy o sus.

Zgodnie ze stanowiskiem ZUS z dnia 24 stycznia 2012 r. nadesłanym do naszej redakcji, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby przebywającej na urlopie wychowawczym należało stosować zasady analogiczne jak przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, określone w art. 36 i nast. ustawy zasiłkowej, z wyłączeniem pomniejszania podstawy wymiaru o kwoty składek w części finansowanej przez pracownika. Pismo to publikowaliśmy w  UiPP nr 4/2012, str. 59-60.

Obecnie okazało się jednak, że nie należy stosować wszystkich przepisów ustawy zasiłkowej odnoszących się do zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków.

W dniu 27 marca 2012 r. ZUS na stronie internetowej www.zus.pl zamieścił wyjaśnienie pt.: "Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych". Z jego treści wynika, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby przebywającej na urlopie wychowawczym należy pominąć obowiązek:

• przyjmowania wyłącznie wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy (art. 40 ustawy zasiłkowej),
   
• wyłączania z podstawy składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłków oraz składników przysługujących tylko do określonego terminu (art. 41 ustawy zasiłkowej); wątpliwości co do stosowania tego przepisu sygnalizowaliśmy w UiPP nr 4/2012.

Składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby przebywającej na urlopie wychowawczym należy uwzględniać wszystkie oskładkowane przychody, bez względu na to czy wlicza się je do podstawy wymiaru zasiłków, czy też nie. W piśmie ZUS czytamy bowiem:

"(…) Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, w myśl art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (…) lub § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (…). Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać, w szczególności:

• nagród uznaniowych,
   
• dodatków stażowych,
   
• dodatków służbowych i funkcyjnych,
   
• nagród za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), jednorazowych nagród z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,
   
• kosztów wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez pracodawcę,
   
• dopłat pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
   
• bonów lub wypłat w gotówce przyznawanych w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
   
• składników wynagrodzenia, nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy. (…)

Zasiłek wyrównawczy, pomimo że nie stanowi podstawy wymiaru składek, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego należy traktować na równi z wynagrodzeniem za pracę. Zatem uwzględnia się go przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy.

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne, wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Zasady te stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy. (…)".

Pracownica od 1 września 2011 r. przebywa na urlopie wychowawczym i z tego tytułu podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tego tytułu od 1 stycznia 2012 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od 1 września 2010 r. do 31 sierpnia 2011 r. W okresie tym pracownica otrzymywała wynagrodzenie zasadnicze, dodatek służbowy oraz premie miesięczne, które (zgodnie z regulaminem premiowania) są wypłacane za okresy absencji chorobowej. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlegają uwzględnieniu wszystkie ww. składniki.

Pracownica korzysta z urlopu wychowawczego od 23 listopada 2011 r. Przed przejściem na urlop otrzymywała, obok wynagrodzenia zasadniczego, uznaniowe premie kwartalne. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 1 stycznia 2012 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie zasadnicze za okres od listopada 2010 r. do października 2011 r. oraz premie za IV kwartał 2010 r. i I, II, III kwartał 2011 r. Premia za II kwartał 2011 r. nie została pracownicy przyznana, zatem w podstawie wymiaru składek uwzględniono 1/12 część premii wypłaconych za IV kwartał 2010 r. oraz I i III kwartał 2011 r.

W piśmie ZUS wskazał też, że składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu lub których wypłaty zaprzestano, należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych osoby przebywającej na urlopie wychowawczym. Zwracamy na to szczególną uwagę bowiem w UiPP nr 4/2012, str. 62 (także w dodatku nr 7/2012, str. 19 pkt 8) napisaliśmy, posiłkując się odpowiednim stosowaniem przepisów ustawy zasiłkowej, że nie należy ich uwzględniać.

Pracownica ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 1.800 zł. Ponadto do 30 czerwca 2011 r. otrzymywała dodatek funkcyjny w wysokości 300 zł. W okresie od 20 listopada 2011 r. do 19 listopada 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym od 1 stycznia 2012 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od listopada 2010 r. do października 2011 r. (nie wyższe od kwoty granicznej). W podstawie tej należy uwzględnić dodatek funkcyjny wypłacony za okres od listopada 2010 r. do czerwca 2011 r.

Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej w podstawie oskładkowania

Jeżeli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownik uzyskiwał wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz, to należy uwzględniać je w tej podstawie w kwocie faktycznie wypłaconej. ZUS wyjaśnił, że: "(…) W przypadku umów agencyjnych, zlecenia, o świadczenie usług albo umów o dzieło zawartych z pracodawcą, z którym osoba pozostaje w stosunku pracy, lub w ramach których praca jest wykonywana na rzecz tego pracodawcy, wykonywanych w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, wynagrodzenie uzyskiwane z tych umów uwzględnia się w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, bez uzupełniania. (…)".

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym stanowi wynagrodzenie za okres od marca 2011 r. do lutego 2012 r. W tym okresie pracownica przez dwa miesiące wykonywała umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą i z tego tytułu uzyskała wynagrodzenie w wysokości 1.400 zł. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy uwzględnić, obok wynagrodzenia za pracę, wynagrodzenie z umowy zlecenia.

Zmiana wymiaru czasu pracy a podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych

Zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. W tym przypadku nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy zasiłkowej. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy. Zwracamy na to również szczególną uwagę, bowiem w UiPP nr 4/2012, str. 61-62 (także w dodatku nr 7/2012, str. 18 pkt 6) pisaliśmy stosując, zgodnie z zaleceniem ZUS, odpowiednio przepis art. 40 ustawy zasiłkowej o nieuwzględnianiu wynagrodzenia sprzed zmiany etatu.

Pracownica od 1 grudnia 2011 r. do 30 listopada 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Przed przejściem na urlop wychowawczy do 30 czerwca 2011 r. pracowała na 1/2 etatu, a od 1 lipca 2011 r. jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy przyjąć wynagrodzenie uzyskane za okres od grudnia 2010 r. do listopada 2011 r. (a więc obejmujące również wynagrodzenia sprzed zmiany wymiaru czasu pracy).

Zmiana wymiaru czasu pracy, która miała miejsce w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, nie wpływa na zmianę zasad wliczania składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc.

Pracownica do 30 czerwca 2011 r. była zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 1 lipca 2011 r. pracuje na 1/2 etatu. W dniu 10 stycznia 2012 r. przeszła na urlop wychowawczy. Przed przejściem na urlop otrzymywała, obok wynagrodzenia zasadniczego, także premie kwartalne. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym uwzględniono przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od stycznia do grudnia 2011 r. oraz 1/12 część premii wypłaconych za I, II, III i IV kwartał 2011 r.

Przerwa w korzystaniu z urlopu wychowawczego a ustalenie nowej podstawy

Podstawę wymiaru składek oblicza się na nowo, jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym wystąpiła przerwa, związana z powrotem do pracy, trwająca co najmniej 3 miesiące kalendarzowe.

Pracownica zatrudniona w spółce z o.o. od kilku lat, w okresie od 6 września 2011 r. do 5 lutego 2012 r. przebywała na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 1 stycznia 2012 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownicę za okres od września 2010 r. do sierpnia 2011 r. Załóżmy, że pracownica ponownie będzie przebywała na urlopie wychowawczym od 1 września 2012 r. do 31 sierpnia 2013 r. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownicę za okres od września 2011 r. do sierpnia 2012 r. Z tego okresu zostanie wyłączony okres od września 2011 r. do stycznia 2012 r., a wynagrodzenie za luty 2012 r. zostanie przyjęte po uzupełnieniu.

Ustalenie podstawy wymiaru gdy dany składnik nie został jeszcze wypłacony

ZUS w swoim wyjaśnieniu odniósł się również do sytuacji, gdy dany składnik wynagrodzenia, uwzględniany w podstawie wymiaru składek, przysługujący pracownikowi nie został wypłacony. Wówczas do podstawy wymiaru składek za okres 12 miesięcy kalendarzowych przed urlopem wychowawczym przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. Wypłata tego składnika wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.

Pracownica od 1 marca 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu urlopu wychowawczego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od marca 2011 r. do lutego 2012 r. Pracownica w ww. okresie otrzymywała wynagrodzenie zasadnicze oraz premie. Z uwagi na trudności finansowe pracodawcy, premia za luty 2012 r. nie została wypłacona do dnia sporządzania dokumentów rozliczeniowych za marzec 2012 r. Zatem w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić premie wypłacone za okres od marca 2011 r. do stycznia 2012 r., z tym że premię za styczeń 2012 r. należy przyjąć w podwójnej wysokości.

ZUS potwierdził nasze wcześniejsze wyjaśnienia dotyczące niektórych regulacji

Nie należy zatem uzupełniać wynagrodzenia osiągniętego w miesiącu, w którym wystąpiła nieobecność nieusprawiedliwiona. W razie konieczności uzupełnienia wynagrodzenia za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w tym miesiącu (jeśli wystąpiły również dni takiej nieobecności), w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie uwzględnia się dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Wynagrodzenie za miesiąc, w trakcie którego rozpoczął się urlop wychowawczy podlega wyłączeniu. Jeżeli umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a urlop rozpoczął się w miesiącu następnym - wówczas podstawę stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym przeszedł na urlop wychowawczy (pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia).

Pracownica zatrudniona od 6 lutego 2012 r. korzysta z urlopu wychowawczego od 5 marca 2012 r. W umowie o pracę ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 1.800 zł. Podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego za marzec 2012 r. stanowi kwota 1.567,74 zł, zgodnie z wyliczeniem: 1.800 zł : 31 dni x 27 dni. Natomiast za kwiecień br. - 1.800 zł.

Gdyby w umowie o pracę określono pracownicy wynagrodzenie zmienne, to podstawę wymiaru składek za marzec br. stanowiłaby kwota uzupełnionego wynagrodzenia pomniejszona proporcjonalnie do dni urlopu wychowawczego. Za przepracowane 2 dni (robocze) marca 2012 r. pracownica uzyskała wynagrodzenie akordowe w wysokości 194 zł (bez pomniejszenia o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownicę). Wynagrodzenie to po uzupełnieniu wynosi 2.134 zł (194 zł : 2 dni x 22 dni). Podstawa wymiaru składki za marzec 2012 r. wynosi 1.858,65 zł, tj. 2.134 zł : 31 dni x 27 dni, natomiast za kwiecień br. - 2.134 zł.

Kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia oblicza się dzieląc sumę wynagrodzeń z okresu 12 miesięcy kalendarzowych przez liczbę tych miesięcy, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy - za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia. Przez "pełny miesiąc kalendarzowy" należy rozumieć także miesiąc, w którym pracownik został zatrudniony od pierwszego dnia roboczego.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu, jeśli ubezpieczenia z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym powstały lub ustały w trakcie miesiąca.

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, to wynagrodzenie za taki miesiąc podlega uzupełnieniu lub wyłączeniu - w zależności od tego, czy przepracował co najmniej połowę obowiązującego w tym miesiącu czasu pracy, czy też nie. Przy czym na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeśli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (z przyczyn usprawiedliwionych), to w podstawie wymiaru składek uwzględnia się uzupełnione wynagrodzenia za wszystkie te miesiące. Oczywiście podstawa nie może być wyższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (uwzględniając zasadę proporcjonalnego zmniejszania podstawy wymiaru składek w przypadku, gdy ubezpieczenia powstały lub ustały w trakcie miesiąca).

Minimalna podstawa wymiaru składek dla pracownika pełnoetatowego nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia (obecnie odpowiednio 1.500 zł, 1.200 zł), a dla pracownika "niepełnoetatowego" - od kwoty minimalnego wynagrodzenia proporcjonalnie zmniejszonego do wymiaru czasu pracy.

Nie ma znaczenia również, czy składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Zwracamy uwagę! Pracodawca, który ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym, w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu wypłaconym pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych (odpowiednio za krótszy okres ubezpieczenia) poprzedzających przejście na urlop wychowawczy:

• nie uwzględnił składników wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu,
   
• przyjął wynagrodzenie uzyskane wyłącznie za okres po zmianie wymiaru czasu pracy,
   
• nie uwzględnił składników wynagrodzenia, do których pracownicy zachowują prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego (np. premie, nagrody, dodatki wypłacane za okresy choroby),
   
• nie uwzględnił składników wynagrodzenia, których wysokość nie była uzależniona od indywidualnego wkładu pracy pracownika,
   
• nie uwzględnił przychodu z umowy cywilnej zawartej z własnym pracownikiem (wykonywanej na rzecz tego pracodawcy)

powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za styczeń, luty i ewentualnie marzec 2012 r.