Rozszerzenie zakresu obowiązków pracownika

We wrześniu br. pracownik szkoły, zatrudniony jako specjalista ds. kadr, przechodzi na emeryturę. Dyrektor szkoły zamierza jego obowiązki przydzielić innym pracownikom zajmującym się sprawami administracyjnymi (sekretarce) i księgowymi, bez zwiększenia wynagrodzenia za pracę. Czy jest to dopuszczalne i w jakim trybie powinno zostać przeprowadzone?

Dzieląc dotychczasowe czynności wykonywane przez specjalistę ds. kadr na poszczególne osoby można znaleźć takie, które odpowiadają rodzajowi pracy tych osób, co pozwoli narzucić im nowe zadania bez konieczności zmian umów o pracę.

Podejmując zatrudnienie pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju. Rodzaj pracy może zostać wskazany w umowie o pracę przez wymienienie konkretnego stanowiska, zawodu, funkcji, specjalności. Można również przedstawić go opisowo poprzez charakter pracy czy czynności, które mają być wykonywane przez pracownika. Rodzaj pracy zakreśla granice jednostronnego narzucania pracownikowi nowych zadań. W wyroku z dnia 14 października 2004 r. (sygn. akt I PK 663/03, OSNP 2005/19/298) Sąd Najwyższy podkreślił, iż w przypadku polecenia dotyczącego wykonywania czynności wynikających z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę, pracodawca nie musi dokonywać wypowiedzenia warunków pracy oraz nie ma obowiązku stosowania art. 42 § 4 K.p.

Jeśli obowiązki specjalisty ds. kadr zostaną w pełni przydzielone osobie zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. administracyjnych, to powierzone zostaną jej czynności nieobjęte dotychczasowym rodzajem pracy tej osoby. Nie można bowiem przyjąć, że specjalista ds. administracyjnych to osoba, która potencjalnie może być zobowiązana do wykonywania wszelkich czynności o charakterze administracyjnym. W szczególności tym pojęciem nie można obejmować prac specjalistycznych, a takimi jest obsługa kadrowa. Jednakże wiele z zadań, jakie wykonywał specjalista ds. kadr, można powiązać z rodzajem pracy świadczonej przez innych pracowników. Przykładowo, specjalista ds. księgowości, to osoba nie tylko naliczająca i rozliczająca wynagrodzenia i inne należności ze stosunku pracy, ale również analizująca podstawy ich uzyskania. Pracę tę można rodzajowo powiązać np. z rozliczaniem czasu pracy pracowników. Specjalista ds. administracyjnych może dbać o kwestie związane z planowaniem pracy, potwierdzaniem obecności w pracy, odbierać od pracowników zwolnienia lekarskie oraz wnioski urlopowe. Osoba ta "opiekuje się" sekretariatem oraz zajmuje obsługą dyrekcji, może zatem bezpośrednio przygotowywać dla dyrekcji te materiały, które wymagają jej akceptacji (np. umowy o pracę).

Ustalone dla pracowników zakresy czynności nie zamykają pracodawcy drogi do powierzenia pracownikowi innych zadań, o ile mieszczą się w ramach rodzaju pracy wynikającego z umowy o pracę. W takim przypadku dodatkowe zadania nie będą wymagały zmiany umowy czy to poprzez wypowiedzenie zmieniające, czy też porozumienie z pracownikiem, ani uzyskiwania od niego zgody. Przyjmując, że pracownicy mają pisemne zakresy obowiązków, powinni też w takiej formie zostać poinformowani o ich zmianie, z określeniem daty, od której zmiana ma obowiązywać. Inaczej jednak będzie, gdy nowe zadania co prawda mieszczą się w rodzaju pracy, ale konkretny zakres czynności jest elementem umowy o pracę. Wymienione w niej obowiązki są wówczas częścią uzgodnień stron umowy i jako takie mogą zostać zmodyfikowane tylko przez jej zmianę. W tym kontekście warto przywołać wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 października 2008 r. (sygn. akt I PK 73/08), w którym wskazano, że: "(...) Zakres czynności pracownika stanowi konkretyzację umówionego rodzaju pracy, stanowi zbiorcze polecenie pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika na jego zmianę. Natomiast, w razie poczynienia przez strony stosunku pracy szczegółowych ustaleń co do rodzaju pracy w treści umowy o pracę, ustalenia te stają się z woli stron istotnymi jej elementami, których zmiana wymaga zgody pracownika, a w razie jej braku - wypowiedzenia zmieniającego. (...)".

W przedstawionej w pytaniu sytuacji zwiększenie obowiązków ma nastąpić na stałe, należałoby więc jeszcze zwrócić uwagę na kwestie związane z czasem pracy. Przy tradycyjnych systemach czasu pracy, z wyznaczanymi godzinami pracy (od-do) zwiększenie obowiązków pracownika rodziłoby prawo do dodatkowego wynagrodzenia tylko wówczas, gdyby w rezultacie nie był w stanie ich wykonać w ramach norm czasu pracy. Niekiedy zaś pewne modyfikacje związane z planowaniem pracy, wyznaczanie priorytetów, itp. mogą wystarczyć, aby nadal, co do zasady, "mieścić" się w normie obejmującej 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

W przypadku, gdy dodatkowe obowiązki nie mieszczą się w rodzaju pracy uzgodnionej w umowie o pracę, niezbędna będzie modyfikacja umowy przeprowadzona przez:

• zawarcie z pracownikiem porozumienia zmieniającego,
   
• wypowiedzenie warunków pracy i płacy na podstawie art. 42 K.p., które przy odmowie przyjęcia nowych warunków przez pracownika prowadzi do rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia.

Powierzenie pracownikowi dodatkowej pracy wymaga albo podwyższenia wynagrodzenia stosownie do rozmiaru dodatkowych obowiązków wykraczających poza te przewidziane w umowie (art. 13, art. 78 § 1, art. 80 zdanie pierwsze K.p.), albo wypowiedzenia zmieniającego warunki zatrudnienia, w przypadku powierzenia dodatkowych obowiązków bez odpowiedniego podwyższenia wynagrodzenia (por. wyrok SN z dnia 19 czerwca 2012 r., sygn. akt II UK 282/11). Przy czym nie musi ono skutkować zwiększeniem wynagrodzenia, o ile spełnione będą łącznie dwa warunki, a mianowicie: czynności te objęte są rodzajem pracy ustalonym przez pracodawcę i pracownika w umowie o pracę, a ich wykonywanie nie prowadzi do świadczenia pracy ponad normy czasu pracy.